QR-Rechnung einführen: Aufbau, Prozesse und Prüfpunkte

Warum die QR-Rechnung den Einzahlungsschein abgelöst hat

Seit Juni 2020 ist die QR-Rechnung in Umlauf. Nach einer Übergangsfrist bis zum 30. September 2022 löste sie am 1. Oktober 2022 die roten und orangen Einzahlungsscheine endgültig ab.

Eingeführt wurde sie mit der Anpassung an die internationale Norm ISO 20022 und an erhöhte regulatorische Anforderungen. Für Rechnungssteller ändert sich damit vor allem der Zahlteil. Die Rechnung bleibt ein kaufmännisches Dokument; der Zahlteil folgt einem branchenweit einheitlichen, maschinenlesbaren Aufbau.

Aufbau der QR-Rechnung: Empfangsschein, Zahlteil und Perforation

Die QR-Rechnung besteht aus zwei Teilen: dem Empfangsschein und dem Zahlteil. Der Empfangsschein bescheinigt die Zahlung bei einer Bargeldeinzahlung und bleibt bei der einzahlenden Person. Der Zahlteil trägt den Swiss QR Code und führt die notwendigen Zahlungsdaten zusätzlich in Klarschrift auf.

Dank der Perforation lässt sich der Zahlteil mit dem Empfangsschein bequem von der Rechnung abtrennen. Das erleichtert die Zahlung am Postschalter oder den Versand eines Zahlungsauftrags per Post an die Bank.

Der Swiss QR Code als Datenkern des Zahlteils

Erkennungsmerkmal des Swiss QR Code ist das Schweizer Kreuz. Er enthält alle für die Zahlung notwendigen Informationen in digitaler Form: Angaben zum Zahlungsempfänger und zum Zahler, Betrag und Währung sowie Zusatzinformationen, die für die Buchhaltung hilfreich sind. Die vollständige Auflistung der Inhalte steht in den Implementation Guidelines.

Dieselben Zahlungsinformationen stehen zusätzlich in Klarschrift auf dem Zahlteil. So kann die Empfängerin die Korrektheit der Zahlungsdaten nach dem Scannen und vor der Zahlungsfreigabe kontrollieren und Zahlungen bei Bedarf manuell erfassen. Der Ablauf lautet: scannen, prüfen, freigeben.

Ablauf bei der Zahlung per QR-Rechnung

QR-IBAN, QR-Referenz und Mitteilung korrekt einsetzen

Für die Erstellung einer QR-Rechnung benötigen Sie eine QR-IBAN sowie Ihre Kundenidentifikationsnummer. Beides erhalten Sie kostenlos von Ihrer Hausbank – automatisch oder auf Anfrage. Zwingend erforderlich ist die QR-IBAN; die Kundenidentifikationsnummer wird nicht in jedem Fall benötigt.

Die QR-Referenz besteht aus 26 Zahlen und endet mit einer Prüfziffer, die nach dem Modulo-10-Verfahren berechnet wird. Sie funktioniert nur zusammen mit einer QR-IBAN: Diese Kombination sorgt dafür, dass bei jeder Zahlung zwingend eine QR-Referenz erfasst wird. Die Variante «QR-Rechnung mit QR-IBAN» ist für Zahlungen in Schweizer Franken mit strukturierter Referenz vorgesehen.

Neben der Referenz lassen sich bis zu 140 Zeichen als unstrukturierte Mitteilung ergänzen, etwa für interne Hinweise oder ergänzende Angaben zur Zahlung.

Rechnungen erstellen: Gestaltungsspielraum und verbindliche Vorgaben

Rechnungen lassen sich weiterhin frei gestalten. Der Zahlteil muss aber den Vorgaben des Style Guides für QR-Rechnungen entsprechen. Bei der Erstellung sind zusätzlich die Anforderungen der Implementation Guidelines einzuhalten.

Die Guidelines für die QR-Rechnung richten sich primär an Rechnungssteller. Sie gelten auch für Finanzinstitute und deren Dienstleister, die Zahlungsverkehrsangebote mit QR-Rechnung anbieten, für Entwickler von Rechnungssteller-, Rechnungsempfänger- und Banken-Software sowie für alle anderen relevanten Marktteilnehmer. Eine Reihe von Merkblättern bietet den einzelnen Anspruchsgruppen spezifische Informationen und Hilfestellungen für die Umstellung und die Verarbeitung.

Für die technische Erzeugung stehen Softwareangebote zur Verfügung, mit denen sich QR-Rechnungen erstellen lassen; bei Payment Standards.ch liegt eine Liste geeigneter Softwareprodukte vor. Banken bieten zudem eigene Rechnungs-Generatoren an.

Aktuelle Anpassungen: strukturierte Adresse und erweiterter Zeichensatz

Seit dem 22. November 2025 gelten neue Vorgaben: An diesem Datum trat die Version 2.3 der Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung in Kraft. Eine der wichtigsten Anpassungen dieser Version ist die Einführung von zusätzlichen Umlauten und Sonderzeichen.

Die Einführung der strukturierten Adresse (Adresstyp «S») – also die Aufteilung der Adresse im Swiss QR Code in einzelne Elemente – bleibt für November 2026 vorgesehen. Die Version 2.4 der Implementation Guidelines gilt ab dem 14. November 2026. Für Unternehmen heisst das: Software und Prozesse müssen rechtzeitig auf den erweiterten Zeichensatz und die Adressaufteilung vorbereitet werden. So lassen sich ab dem Gültigkeitsdatum abgewiesene oder falsch verarbeitete Rechnungen vermeiden.

Zahlungswege und Daueraufträge nach der Umstellung

QR-Rechnungen lassen sich über alle gängigen Kanäle begleichen: im E-Banking, per Mobile Banking, mit einem Vergütungsauftrag oder direkt am Bank- bzw. Postschalter. Im E-Banking und in der App wird der integrierte Swiss QR Code gescannt, die Angaben geprüft und die Zahlung freigegeben.

Bei Daueraufträgen ist ein Punkt zu prüfen: Seit dem 1. Oktober 2022 sind Daueraufträge auf Basis der orangen Einzahlungsscheine nicht mehr gültig. Bestehende Daueraufträge müssen überprüft und auf die QR-Rechnung umgestellt werden. Dabei werden die herkömmlichen Kontodaten durch die Angaben aus der QR-Rechnung ersetzt. Neue Daueraufträge lassen sich wie gewohnt mit einer QR-Rechnung erfassen und ausführen.

Einbindung in Buchhaltung und Zahlungsabgleich

In Buchhaltungs- und ERP-Systemen lassen sich Zahlungsvorlagen direkt aus der QR-Rechnung einrichten; bezahlt wird anschliessend wie gewohnt über das System. Voraussetzung ist, dass die Software die QR-Rechnung als Datengrundlage verarbeiten kann.

Für den Abgleich mit der Bank werden Kontobewegungen über camt- und pain-Dateien nach der aktuellen ISO-Norm ein- und ausgelesen. Auf dieser Basis lassen sich die Umsätze der Bankkonti automatisch aus einer camt-Datei übernehmen und den offenen Debitoren zuordnen.

Der Nutzen liegt in der automatisierten Erfassung der Zahlungseingänge, der transparenten Zuordnung der Debitoren und einem entsprechend tieferen manuellen Aufwand in der Buchhaltung. Ob diese Automatisierung greift, hängt davon ab, ob die Schnittstellen des eingesetzten Systems die Formate tatsächlich unterstützen – dies ist vor der Umstellung zu testen.

Prüfpunkte vor der Einführung

QR-IBAN und, falls nötig, die Kundenidentifikationsnummer bei der Hausbank beziehen und die Nummern in der Rechnungssoftware hinterlegen.

Zahlteil nach Style Guide und Implementation Guidelines gestalten; bei Fremdsoftware prüfen, ob der erzeugte Zahlteil den Vorgaben entspricht.

Erweiterten Zeichensatz und strukturierte Adresse in der Roadmap einplanen und die Rechnungssoftware rechtzeitig darauf vorbereiten.

Bestehende Daueraufträge prüfen und auf die QR-Rechnung umstellen.

Die Schnittstellen für den Zahlungsabgleich testen und die Zuordnung der Zahlungseingänge zu den Debitoren anhand echter Fälle kontrollieren.

Prüfpunkte vor der Einführung der QR-Rechnung