Introdurre la fattura QR: struttura, processi e punti di controllo

Perché la fattura QR ha sostituito il bollettino di versamento

Dal giugno 2020 la fattura QR è in circolazione. Dopo un periodo transitorio fino al 30 settembre 2022, dal 1° ottobre 2022 ha sostituito definitivamente i bollettini di versamento rossi e arancioni.

La sua introduzione è avvenuta nell’ambito dell’adattamento alla norma internazionale ISO 20022 e a requisiti normativi più stringenti. Per gli emittenti di fatture cambia principalmente la sezione pagamento. La fattura rimane un documento commerciale; la sezione pagamento segue invece una struttura standardizzata a livello settoriale e leggibile automaticamente.

Struttura della fattura QR: ricevuta, sezione pagamento e perforazione

La fattura QR si compone di due parti: la ricevuta e la sezione pagamento. La ricevuta attesta il versamento in contanti e resta in possesso della persona che effettua il pagamento. La sezione pagamento riporta lo Swiss QR Code e indica i dati di pagamento necessari anche in caratteri leggibili.

Grazie alla perforazione, la sezione pagamento con la ricevuta può essere staccata comodamente dalla fattura. Ciò facilita il pagamento allo sportello postale o l’invio di un ordine di pagamento per posta alla banca.

Lo Swiss QR Code come nucleo dati della sezione pagamento

Elemento distintivo dello Swiss QR Code è la croce svizzera. Esso contiene tutte le informazioni necessarie per il pagamento in formato digitale: dati del beneficiario e del pagatore, importo e valuta, nonché informazioni aggiuntive utili per la contabilità. L’elenco completo dei contenuti è riportato nelle Implementation Guidelines.

Le stesse informazioni di pagamento sono riportate anche in caratteri leggibili nella sezione pagamento. In questo modo il beneficiario può verificare la correttezza dei dati dopo la scansione e prima dell’autorizzazione al pagamento ed eventualmente registrare manualmente i pagamenti. La procedura è: scansionare, verificare, autorizzare.

Procedura di pagamento con fattura QR

Utilizzare correttamente QR-IBAN, riferimento QR e messaggio

Per creare una fattura QR sono necessari una QR-IBAN e il vostro numero di identificazione del cliente. Entrambi vi vengono forniti gratuitamente dalla vostra banca domestica, automaticamente o su richiesta. La QR-IBAN è obbligatoria; il numero di identificazione del cliente non è sempre necessario.

Il riferimento QR è composto da 26 cifre e termina con una cifra di controllo calcolata secondo il procedimento modulo 10. Funziona solo insieme a una QR-IBAN: questa combinazione garantisce che per ogni pagamento venga registrato obbligatoriamente un riferimento QR. La variante «fattura QR con QR-IBAN» è prevista per i pagamenti in franchi svizzeri con riferimento strutturato.

Oltre al riferimento, è possibile aggiungere fino a 140 caratteri come messaggio non strutturato, ad esempio per note interne o indicazioni supplementari sul pagamento.

Creare le fatture: margine di progettazione e prescrizioni vincolanti

Le fatture possono continuare a essere impostate liberamente. La sezione pagamento deve tuttavia conformarsi alle prescrizioni della Style Guide per le fatture QR. Nella creazione vanno inoltre rispettati i requisiti delle Implementation Guidelines.

Le linee guida per la fattura QR si rivolgono principalmente agli emittenti di fatture. Si applicano anche agli istituti finanziari e ai loro prestatori di servizi che offrono servizi di traffico dei pagamenti con fattura QR, agli sviluppatori di software per emittenti, destinatari e banche, nonché a tutti gli altri partecipanti rilevanti al mercato. Una serie di promemoria offre ai singoli gruppi di interesse informazioni specifiche e assistenza per la migrazione e l’elaborazione.

Per la generazione tecnica sono disponibili soluzioni software che consentono di creare fatture QR; su Payment Standards.ch è disponibile un elenco di prodotti software idonei. Le banche offrono inoltre generatori di fatture proprietari.

Adeguamenti attuali: indirizzo strutturato e set di caratteri ampliato

Dal 22 novembre 2025 valgono nuove prescrizioni: in questa data è entrata in vigore la versione 2.3 delle Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung. Uno degli adeguamenti più importanti di questa versione è l’introduzione di ulteriori vocali con dieresi e caratteri speciali.

L’introduzione dell’indirizzo strutturato (tipo di indirizzo «S»), ovvero la suddivisione dell’indirizzo nello Swiss QR Code in singoli elementi, è prevista per novembre 2026. La versione 2.4 delle Implementation Guidelines sarà valida dal 14 novembre 2026. Per le aziende ciò significa che software e processi devono essere preparati tempestivamente al set di caratteri ampliato e alla suddivisione degli indirizzi. In questo modo, dalla data di entrata in vigore si possono evitare fatture rifiutate o elaborate erroneamente.

Canali di pagamento e ordini permanenti dopo la migrazione

Le fatture QR possono essere saldate tramite tutti i canali comuni: nell’e-banking, tramite mobile banking, con un ordine di pagamento o direttamente allo sportello bancario o postale. Nell’e-banking e nell’app si scansiona lo Swiss QR Code integrato, si verificano i dati e si autorizza il pagamento.

Per gli ordini permanenti c’è un punto da verificare: dal 1° ottobre 2022 gli ordini permanenti basati sui bollettini di versamento arancioni non sono più validi. Gli ordini permanenti esistenti devono essere verificati e convertiti alla fattura QR. I dati di conto tradizionali vengono sostituiti dalle indicazioni della fattura QR. I nuovi ordini permanenti possono essere registrati ed eseguiti come di consueto con una fattura QR.

Integrazione nella contabilità e riconciliazione dei pagamenti

Nei sistemi di contabilità ed ERP è possibile impostare direttamente i modelli di pagamento a partire dalla fattura QR; il pagamento avviene poi come di consueto tramite il sistema. Presupposto è che il software possa elaborare la fattura QR come base dati.

Per la riconciliazione con la banca, i movimenti di conto vengono letti e scritti tramite file camt e pain secondo l’attuale norma ISO. Su questa base, i movimenti dei conti bancari possono essere acquisiti automaticamente da un file camt e assegnati ai debitori aperti.

Il vantaggio risiede nella registrazione automatizzata degli incassi, nell’assegnazione trasparente dei debitori e in un conseguente minore sforzo manuale nella contabilità. Se questa automazione funzioni dipende dal fatto che le interfacce del sistema utilizzato supportino effettivamente i formati: ciò va testato prima della migrazione.

Punti di controllo prima dell’introduzione

Ottenere la QR-IBAN e, se necessario, il numero di identificazione del cliente presso la banca domestica e registrare i numeri nel software di fatturazione.

Impostare la sezione pagamento secondo la Style Guide e le Implementation Guidelines; con software di terzi verificare se la sezione pagamento generata rispetta le prescrizioni.

Pianificare il set di caratteri ampliato e l’indirizzo strutturato nella roadmap e preparare tempestivamente il software di fatturazione.

Verificare gli ordini permanenti esistenti e convertirli alla fattura QR.

Testare le interfacce per la riconciliazione dei pagamenti e controllare l’assegnazione degli incassi ai debitori sulla base di casi reali.

Punti di controllo prima dell’introduzione della fattura QR