E-Rechnung und Mehrwertsteuer: Pflichtangaben und Aufbewahrung

E-Rechnung und Papierrechnung: gleiche MWST-Folgen, kein Einheitsformat

Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) definiert die elektronische Rechnung als elektronisch generiertes Dokument mit denselben Inhalten und Rechtsfolgen wie eine Papierrechnung. Sie anerkennt E-Rechnungen damit ausdrücklich als Rechnungen; es gelten dieselben Regeln wie für Papierrechnungen. Das MWSTG definiert die Rechnung als Dokument, mit dem über das Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird, und knüpft die Rechtsfolge nicht an die Bezeichnung (Substance over Form). Deshalb gelten auch Verträge, Quittungen und Kassenzettel als Rechnung im Sinne des MWSTG.

In der Schweiz besteht keine gesetzliche Pflicht zu einem bestimmten elektronischen Rechnungsformat. Etabliert sind verschiedene Standards mit unterschiedlichem Zweck: die QR-Rechnung, die seit 2020 schrittweise die bisherigen Einzahlungsscheine abgelöst hat und digital lesbar, aber kein vollelektronisches Format ist; das Schweizer E-Rechnungssystem, das SIX und andere Anbieter betreiben und das besonders im B2C-Bereich verbreitet ist; der Swico-Standard, von der Schweizer Wirtschaft entwickelt; sowie internationale Standards wie XRechnung oder das kompatible ZUGFeRD-Format, die für grenzüberschreitende Transaktionen relevant werden. XRechnung ist ein XML-basierter Standard auf Basis der europäischen Norm EN 16931 und primär in Deutschland und der EU verbreitet.

Für die MWST-Behandlung entscheidet nicht das Format, sondern dass Inhalt, Nachweisbarkeit und Aufbewahrung stimmen. Die Formatwahl richtet sich nach Geschäftspartner, Prozess und Empfängerkreis: QR-Rechnung für den Zahlungsverkehr mit Endkunden, Swico oder E-Rechnungssysteme im inländischen Geschäftsverkehr, XRechnung bei Geschäften mit deutschen oder anderen EU-Partnern.

E-Rechnungsformate im Vergleich: Schweiz vs. EU

MWST-Pflichtangaben: Diese Angaben ermöglichen in der Regel den Vorsteuerabzug

Eine Rechnung, welche die formellen Anforderungen an die Rechnungsstellung erfüllt, ermöglicht in der Regel den Vorsteuerabzug. Verlangen Sie deshalb beim Leistungserbringenden immer eine korrekte Rechnung. In der Regel muss sie folgende Elemente enthalten: Name und Adresse des Lieferanten sowie seine MWST-Nummer – seit 1. Januar 2014 die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) mit dem Zusatz MWST; Name und Adresse des Empfängers (bei Kassenzetteln ab CHF 400, Stand 2012); Datum der Lieferung oder Leistungserbringung, sofern nicht identisch mit dem Rechnungsdatum; genaue Bezeichnung der Lieferung oder Dienstleistung; Preis (Entgelt) der Lieferung oder Dienstleistung; angewandter Mehrwertsteuersatz (z.B. «zuzüglich 8,1% MWST») und MWST-Betrag, sofern nicht im Preis enthalten; Signatur (siehe Erläuterungen zur Beweiskraft; nach neuerer ESTV-Praxis ist eine elektronische Signatur nicht zwingend, sofern Echtheit und Integrität anderweitig nachgewiesen werden).

Während in der Schweiz die Ausstellung einer Rechnung meist nur auf Verlangen des Empfängers zwingend ist, besteht in der EU eine generelle Pflicht zur Rechnungsstellung. Praktische Folge für Schweizer Unternehmen: Wer den Vorsteuerabzug geltend machen will, braucht eine formell korrekte Rechnung und muss sie beim Lieferanten einfordern – die Pflicht zur Ausstellung entsteht hierzulande typischerweise erst durch dieses Verlangen.

Pflichtangaben für eine formell korrekte Rechnung

Beweiskraft elektronischer Rechnungen: Authentizität, Integrität und Nachvollziehbarkeit

Elektronische Rechnungen haben grundsätzlich dieselbe Beweiskraft wie Papierrechnungen, sofern die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung und korrekter Aufbewahrung eingehalten werden. Bei elektronischen Daten müssen Authentizität und Integrität sichergestellt beziehungsweise nachgewiesen werden. Als drittes Kriterium gilt in der Schweiz die Nichtabstreitbarkeit des Versands beziehungsweise des Empfangs der Rechnung – in der EU und in Deutschland muss dagegen die Lesbarkeit sichergestellt werden.

Bis 2010 war in der Schweiz wie in der EU und in Deutschland vorgesehen, dass die Beweiskraft einer elektronischen Rechnung nur mittels elektronischer Signatur sichergestellt werden kann. Nach neuerer ESTV-Praxis besteht heute keine Pflicht mehr, eine elektronische Signatur für die elektronische Rechnungsstellung einzusetzen. Digital signierte Daten bieten den besten Schutz vor nicht feststellbaren Veränderungen; fehlt die Signatur, kann der Nachweis für Echtheit und Integrität nach dem Grundsatz der freien Beweismittelwürdigung durch andere Belege erbracht werden – etwa Auftrags- oder Lieferscheine, Buchungssätze oder Zahlungsbelege. Die Beweiskraft dieser Unterlagen ist für jeden Einzelfall zu bewerten.

Ein internes Kontrollsystem (IKS) kann als Beweismittel dienen, wenn die Geschäftsvorfälle zuverlässig zwischen elektronischer Rechnung und übrigen Belegen rückverfolgbar sind. Die gesetzlichen Anforderungen an die Buchführung nach Art. 957a OR und nach der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher müssen eingehalten und die Sachverhalte sowie das Referenzsystem überprüfbar sein. Wer E-Rechnungen ohne Signatur verarbeitet, sollte deshalb Verfahren, Zuständigkeiten und Ablagestruktur dokumentieren, damit der Zusammenhang zwischen Rechnung, Buchung und Zahlung jederzeit nachweisbar bleibt.

Vorteile und Risiken der elektronischen Signatur bei E-Rechnungen

Aufbewahrung: Zehn Jahre für Geschäftsbücher und Buchungsbelege

Gemäss Art. 958f OR sind Geschäftsbücher und Buchungsbelege sowie Geschäftsbericht und Revisionsbericht zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Geschäftsjahres. Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Geschäftsbücher und Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.

Die Buchführungspflicht trifft Einzelfirmen, Personengesellschaften, juristische Personen sowie Vereine und Stiftungen (Art. 957 OR). Bei der Aktiengesellschaft ist die Organisation und Ausgestaltung des Rechnungswesens eine unentziehbare Aufgabe des Verwaltungsrats (Art. 716a Abs. 1 Ziff. 3 OR) und lässt sich nicht delegieren. Der Bundesrat hat mit der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) Vorschriften über die zu führenden Geschäftsbücher, die Grundsätze zu deren Führung und Aufbewahrung sowie über die verwendbaren Informationsträger erlassen. Daneben bestehen weitere Vorschriften, unter anderem im Obligationenrecht, im Strafrecht, im Mehrwertsteuergesetz und in der Mehrwertsteuerverordnung, im Zollgesetz, in den Steuergesetzen, im Datenschutzrecht, in der Handelsregisterverordnung und im Sozialversicherungsrecht. Hinzu kommen die Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen (EIDI-V) und das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES). Für Banken, Versicherungen und Pensionskassen gelten zusätzlich branchenspezifische Regeln.

Für elektronische Rechnungen heisst das: Die Zehnjahresfrist ab Ablauf des Geschäftsjahres gilt unabhängig davon, ob der Beleg auf Papier oder elektronisch vorliegt. Entscheidend ist, dass die Aufzeichnungen während der gesamten Frist mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen übereinstimmen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Das betrifft insbesondere die Dokumentation von Format- und Systemwechseln: Wer Rechnungsdaten in einem strukturierten Format erhält, muss sicherstellen, dass Lesbarkeit und Verknüpfung zu Buchung und Zahlung auch nach einem Wechsel von Software oder Archivlösung erhalten bleiben.

Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente in der Schweiz

Grenzüberschreitend: Wann EU-Pflichten und XRechnung auch Schweizer Unternehmen treffen

Im EU-Rechtsraum besteht eine generelle Pflicht zur Rechnungsstellung, und die Vorschriften sind deutlich detaillierter als in der Schweiz: Verlangt werden unter anderem eine fortlaufende Rechnungsnummer und die Angabe der MWST-ID des Leistungserbringers. Bei innergemeinschaftlichen Leistungen ist oft die Angabe «RC» (Reverse Charge) erforderlich; Kleinbetragsrechnungen erlauben eine vereinfachte Darstellung unter Einhaltung bestimmter Mindestangaben.

Für Geschäfte mit Deutschland sind zwei Entwicklungen massgebend. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie diese ab 2025 bis 2027 gestaffelt nach Unternehmensgrösse. Bei öffentlichen Aufträgen in Deutschland (B2G) ist die XRechnung bereits verpflichtend. Ähnliche Regelungen gelten in anderen EU-Ländern. Die XRechnung ist ein XML-basierter Standard auf Basis der Norm EN 16931. Sie erlaubt eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten ohne manuelle Eingriffe.

Für Schweizer Unternehmen, die mit deutschen oder anderen EU-Partnern Geschäfte machen, wird die Unterstützung solcher Formate damit praktisch relevant – sei es, um Rechnungen deutscher Lieferanten empfangen und verarbeiten zu können, sei es bei eigenen Rechnungen an EU-Kunden oder an öffentliche Auftraggeber. In der Schweiz gibt es dagegen kein vergleichbares gesetzliches Mandat zur verpflichtenden Nutzung eines bestimmten E-Rechnungsformats.

Wichtige Entwicklungsschritte im Bereich E-Rechnung in der Schweiz und der EU

Fazit: Prüfpunkte für die Praxis

Für die Praxis entscheidend sind eine formell korrekte Rechnung, eine nachvollziehbare Dokumentation von Authentizität, Integrität und Nichtabstreitbarkeit sowie die fristgerechte Aufbewahrung; bei Geschäften mit Deutschland oder der EU sind zusätzlich die dortigen Format- und Empfangspflichten zu prüfen.