Introduire la facture QR : structure, processus et points de contrôle

Pourquoi la facture QR a remplacé le bulletin de versement

Depuis juin 2020, la facture QR est en circulation. Après une période transitoire jusqu'au 30 septembre 2022, elle a définitivement remplacé les bulletins de versement rouges et oranges le 1er octobre 2022.

Son introduction s'inscrit dans l'adaptation à la norme internationale ISO 20022 et à des exigences réglementaires accrues. Pour les émetteurs de factures, c'est principalement la partie paiement qui change. La facture reste un document commercial ; la partie paiement suit une structure uniforme à l'échelle du secteur, lisible par machine.

Structure de la facture QR : récépissé, partie paiement et perforation

La facture QR se compose de deux parties : le récépissé et la partie paiement. Le récépissé atteste le paiement lors d'un versement en espèces et reste entre les mains de la personne qui effectue le versement. La partie paiement porte le Swiss QR Code et indique également les données de paiement nécessaires en clair.

Grâce à la perforation, la partie paiement peut être détachée facilement du récépissé et de la facture. Cela facilite le paiement au guichet postal ou l'envoi d'un ordre de paiement par la poste à la banque.

Le Swiss QR Code, cœur des données de la partie paiement

Le signe distinctif du Swiss QR Code est la croix suisse. Il contient toutes les informations nécessaires au paiement sous forme numérique : indications sur le bénéficiaire et le payeur, montant et devise, ainsi que des informations complémentaires utiles à la comptabilité. La liste complète du contenu figure dans les Directives de mise en œuvre (Implementation Guidelines).

Les mêmes informations de paiement figurent également en clair sur la partie paiement. Ainsi, le destinataire peut vérifier l'exactitude des données de paiement après le scan et avant la libération du paiement, et saisir manuellement les paiements si nécessaire. La procédure est la suivante : scanner, vérifier, libérer.

Déroulement du paiement par facture QR

Utiliser correctement l'IBAN QR, la référence QR et le message

Pour créer une facture QR, vous avez besoin d'un IBAN QR ainsi que de votre numéro d'identification client. Vous obtenez ces deux éléments gratuitement auprès de votre banque domestique, automatiquement ou sur demande. L'IBAN QR est obligatoire ; le numéro d'identification client n'est pas toujours nécessaire.

La référence QR se compose de 26 chiffres et se termine par un chiffre de contrôle calculé selon la méthode modulo 10. Elle ne fonctionne qu'avec un IBAN QR : cette combinaison garantit qu'une référence QR est systématiquement enregistrée pour chaque paiement. La variante « Facture QR avec IBAN QR » est prévue pour les paiements en francs suisses avec référence structurée.

Outre la référence, il est possible d'ajouter jusqu'à 140 caractères sous forme de message non structuré, par exemple pour des indications internes ou des informations complémentaires relatives au paiement.

Créer des factures : marge de manœuvre et prescriptions contraignantes

Les factures peuvent continuer à être conçues librement. Toutefois, la partie paiement doit respecter les prescriptions du Guide de style pour les factures QR. Lors de la création, il convient également de respecter les exigences des Directives de mise en œuvre.

Les directives pour la facture QR s'adressent principalement aux émetteurs de factures. Elles s'appliquent aussi aux institutions financières et à leurs prestataires de services qui proposent des offres de trafic des paiements avec facture QR, aux développeurs de logiciels pour émetteurs, destinataires et banques, ainsi qu'à tous les autres acteurs pertinents du marché. Une série de fiches d'information offre aux différents groupes concernés des informations spécifiques et une aide pour la migration et le traitement.

Des solutions logicielles permettent de générer techniquement des factures QR ; Payment Standards.ch propose une liste de produits logiciels appropriés. Les banques proposent également leurs propres générateurs de factures.

Adaptations actuelles : adresse structurée et jeu de caractères étendu

Depuis le 22 novembre 2025, de nouvelles prescriptions sont en vigueur : à cette date, la version 2.3 des Directives de mise en œuvre suisses pour la facture QR est entrée en vigueur. L'une des adaptations majeures de cette version est l'introduction d'accents supplémentaires et de caractères spéciaux.

L'introduction de l'adresse structurée (type d'adresse « S »), c'est-à-dire la division de l'adresse dans le Swiss QR Code en éléments individuels, reste prévue pour novembre 2026. La version 2.4 des Directives de mise en œuvre s'applique à partir du 14 novembre 2026. Pour les entreprises, cela signifie que les logiciels et les processus doivent être préparés à temps au jeu de caractères étendu et à la division de l'adresse. Cela permet d'éviter, dès la date d'entrée en vigueur, les factures rejetées ou traitées incorrectement.

Voies de paiement et ordres permanents après la migration

Les factures QR peuvent être réglées via tous les canaux courants : dans l'e-banking, par mobile banking, avec un ordre de paiement ou directement au guichet de la banque ou de la Poste. Dans l'e-banking et l'application, le Swiss QR Code intégré est scanné, les indications sont vérifiées et le paiement est libéré.

Pour les ordres permanents, un point doit être vérifié : depuis le 1er octobre 2022, les ordres permanents basés sur les bulletins de versement oranges ne sont plus valables. Les ordres permanents existants doivent être vérifiés et convertis vers la facture QR. Les données de compte traditionnelles sont alors remplacées par les indications issues de la facture QR. Les nouveaux ordres permanents peuvent être saisis et exécutés comme d'habitude avec une facture QR.

Intégration dans la comptabilité et le rapprochement des paiements

Dans les systèmes de comptabilité et ERP, des modèles de paiement peuvent être créés directement à partir de la facture QR ; le paiement s'effectue ensuite comme d'habitude via le système. La condition préalable est que le logiciel puisse traiter la facture QR comme base de données.

Pour le rapprochement avec la banque, les mouvements de compte sont lus et écrits via des fichiers camt et pain selon la norme ISO actuelle. Sur cette base, les transactions des comptes bancaires peuvent être reprises automatiquement à partir d'un fichier camt et attribuées aux débiteurs ouverts.

L'avantage réside dans la saisie automatisée des entrées de paiements, l'attribution transparente des débiteurs et une charge manuelle réduite en comptabilité. Que cette automatisation fonctionne dépend du fait que les interfaces du système utilisé prennent réellement en charge les formats – cela doit être testé avant la migration.

Points de contrôle avant l'introduction

Obtenir l'IBAN QR et, si nécessaire, le numéro d'identification client auprès de votre banque domestique et enregistrer les numéros dans le logiciel de facturation.

Concevoir la partie paiement selon le Guide de style et les Directives de mise en œuvre ; en cas de logiciel tiers, vérifier si la partie paiement générée respecte les prescriptions.

Planifier le jeu de caractères étendu et l'adresse structurée dans la feuille de route et préparer le logiciel de facturation à temps.

Vérifier les ordres permanents existants et les convertir vers la facture QR.

Tester les interfaces pour le rapprochement des paiements et contrôler l'attribution des entrées de paiements aux débiteurs sur la base de cas réels.

Points de contrôle avant l'introduction de la facture QR