E-Rechnung
E-Rechnungen in der Schweiz einführen: Formate, Prozesse und Aufbewahrung
Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt im Alltag oft schon als E-Rechnung.
E-Rechnung, PDF-Rechnung und «digitale Rechnung»: die Unterschiede klären
Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt im Alltag oft schon als E-Rechnung. Fachlich genügt das nicht: Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat wie XML, das Finanzsysteme automatisch auslesen, validieren und weiterverarbeiten. Ein PDF mit eingebetteten Bildern erfüllt das nicht; auch die QR-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung.
Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) definiert elektronische Rechnungen in ihrer aktuell gültigen Praxis als elektronisch generierte Dokumente mit den gleichen Inhalten und Rechtsfolgen wie Papierrechnungen. Sie anerkennt E-Rechnungen ausdrücklich als Rechnungen; es gelten dieselben Regeln.
Das Schweizer Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) versteht die Rechnung als Dokument, mit dem über das Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird. Der Name spielt keine Rolle; auch Verträge, Quittungen und Kassenzettel gelten als Rechnung im Sinne des MWSTG. Zur Trägerart – Papier oder elektronisch – schweigt das Gesetz.
Der Entwurf der überarbeiteten MWST-Info 16 «Buchführung und Rechnungsstellung» vom 3. Mai 2023 führt neben Papierrechnung und E-Rechnung eine dritte Kategorie ein: die «digitale Rechnung». Das ist ein Entwurf, nicht geltende Praxis; wer über Formate, Prozesse und Archivierung entscheidet, hält die drei Kategorien dennoch auseinander.
Für die Einordnung gilt der Grundsatz «Substance over Form»: Entscheidend sind Inhalt und Rechtsfolge, nicht die Bezeichnung.
EN 16931 als gemeinsamer Nenner – und was daraus für die Formatwahl folgt
Die europäische Norm EN 16931 beschreibt ein semantisches Datenmodell: alle Inhaltselemente, die in einer Rechnung vorkommen dürfen. Nationale oder branchenspezifische Formate setzen sie als CIUS (Core Invoice User Specification) landestypisch um. Basis der strukturierten Rechnungsstellung ist damit kein einzelnes Dateiformat, sondern ein gemeinsames inhaltliches Modell.
Darauf setzen mehrere Formate auf: swissDIGIN XML gilt in der Schweiz als empfohlener Standard für die elektronische Rechnungsstellung, besonders im B2G-Kontext. Daneben stehen ZUGFeRD (hybrides PDF mit eingebettetem XML), XRechnung (reines XML) und Peppol BIS. Ein einheitliches Format schreibt die Schweiz nicht vor; das lässt Unternehmen Flexibilität.
Die XRechnung entstand 2017 als Format für den Austausch von Rechnungsdaten mit der öffentlichen Verwaltung. Sie hat sich im B2G-Verkehr bewährt und eignet sich auch für B2B-Rechnungen; ihre Spezifikation ist offen.
XRechnung und ZUGFeRD haben sich als Formate in Deutschland etabliert. Beide entsprechen der E-Rechnungspflicht im B2B und eignen sich auch für B2G. Akzeptierte Formate sind XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS 3.0 und andere konforme XML-Strukturen.
ZUGFeRD kennt verschiedene Profile; auf das verwendete Profil ist zu achten. Im öffentlichen Bereich wird die elektronische Rechnungsstellung in der Schweiz hauptsächlich von der Eidgenössischen Finanzverwaltung (EFV) geregelt und durch Standards ergänzt, die von eCH, swissDIGIN und der Schweizer Peppol-Behörde gefördert werden.
Nach Erwägung Nr. 8 der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 wirkt sich das Erfordernis der vollständigen Interoperabilität auf drei Ebenen aus: auf den Inhalt der Rechnung (Semantik), auf das verwendete Format beziehungsweise die verwendete Sprache (Syntax) und auf die Methode der Datenübermittlung. Ein Format taugt daher nur, wenn Inhalt, Syntax und Übermittlungsweg zusammenpassen. Ein beliebiges elektronisches Datenformat wie PDF genügt diesen Anforderungen nicht.
Auswahlkriterien für Schweizer B2B- und B2G-Formate sind Empfängerunterstützung, EN 16931-Konformität, Profil und Übermittlungskanal. Im B2G-Kontext kommt swissDIGIN XML als empfohlener Standard hinzu. Im B2B-Kontext bleibt die Schweiz flexibel, weil kein Einheitsformat vorgeschrieben ist. Wer B2B-Rechnungen ausstellt, stimmt Format, Version und Profil mit der Gegenpartei ab. Als Übertragungskanäle dienen E-Mail, Peppol, EDI, Portale und ERP-Schnittstellen.
Pflicht oder Freiwilligkeit: die heutige Ausgangslage in der Schweiz
Eine generelle E-Rechnungspflicht für Unternehmen kennt die Schweiz nicht. Verpflichtend ist die elektronische Rechnung gegenüber der Bundesverwaltung für Lieferanten, sofern der Vertragswert 5'000 Franken übersteigt.
Diese Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2016; Papierrechnungen oder einfache PDF-Dateien sind in diesen Fällen nicht gültig. Zuständig ist die Eidgenössische Finanzverwaltung (EFV); weitere Informationen stehen auf e-rechnung.admin.ch. Die EFV betreibt eine Hotline unter +41 58 462 93 00 und ist per E-Mail an [email protected] erreichbar.
Strukturierte Rechnungen werden über genehmigte elektronische Kanäle übermittelt, die von der empfangenden Bundesbehörde definiert werden. Es gibt keine einzige landesweite Clearing-Plattform.
Die Schweiz ist nicht Mitglied der Europäischen Union und wendet die EU-Vorschriften nicht direkt an. Sie hat einen eigenen Rahmen entwickelt, um Effizienz und Transparenz im Steuerwesen zu fördern, insbesondere gegenüber staatlichen Lieferanten.
Die Kantone handhaben es unterschiedlich: Je nach Kanton besteht eine Pflicht zur E-Rechnung in unterschiedlichem Umfang oder gar nicht. Wer öffentliche Auftraggeber bedient, klärt die Anforderungen pro Auftraggeber.
Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) bleibt die E-Rechnung freiwillig, gewinnt aber stark an Bedeutung. Ein angekündigtes Schweizer Mandat für strukturierte B2B-E-Rechnungen besteht nicht.
Für Rechnungen an Privatkundinnen und Privatkunden (B2C) bleibt die QR-Rechnung der massgebende Standard; das gilt auch für die meisten KMU-Geschäftsbeziehungen in der Schweiz. Handlungsbedarf ergibt sich primär aus der Rolle als Lieferant der Bundesverwaltung, aus kantonalen Vorgaben und aus den Anforderungen der Geschäftspartner.
Warum die EU-Entwicklung Schweizer Unternehmen direkt betrifft
Die elektronische Rechnung in der EU geht auf die Initiative «VAT in the Digital Age» (VIDA) der EU-Kommission vom 8. Dezember 2022 zurück. Sie soll die Rahmenbedingungen des Mehrwertsteuersystems an die digitale Realität anpassen und besonders die Anfälligkeit für Steuerbetrug im grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU reduzieren.
VIDA fusst auf drei Säulen: Digital Reporting Requirements, aktualisierte Mehrwertsteuerregeln für die Plattformwirtschaft sowie Single VAT Registration. Die E-Rechnung gehört zur ersten Säule und gilt als angestrebte Lösung für den Datenaustausch mit den Steuerbehörden. Die zentrale Datenerfassung wird allerdings erst zwischen 2028 und 2032 konkret.
Gemäss dem Impact Assessment der EU-Kommission aus dem Jahr 2022 erwies sich die E-Rechnung gegenüber anderen Massnahmen wie SAF-T oder Real Time Reporting als die vorteilhafteste. Vorgesehen ist, mehrwertsteuerrelevante Daten künftig in einem elektronischen Meldesystem zu erfassen.
In vielen EU-Staaten ist die E-Rechnung im B2G-Verhältnis seit Jahren obligatorisch. In B2B-Verhältnissen ist sie teils freiwillig, teils wird die Einführung noch diskutiert.
Für Schweizer Unternehmen heisst das: Wer Rechnungen an EU-Kunden stellt oder von EU-Lieferanten erhält, muss E-Rechnungen auf formelle Korrektheit überprüfen, sicher archivieren und weiterverarbeiten können. Die Anforderungen entstehen nicht aus einer Schweizer Pflicht, sondern aus der Geschäftsbeziehung.
Verstärkt wird der Druck durch die deutsche Regelung: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen B2B-Unternehmen in Deutschland strukturierte, maschinenlesbare Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht folgt gestaffelt: für grosse Unternehmen ab 2027, vollständig für alle Unternehmen ab 2028. Der Empfang ist für Schweizer Unternehmen mit deutschen Kunden damit gelebte Praxis, die Ausstellung rückt näher.
In Deutschland stützt sich die E-Rechnungspflicht auf das Wachstumschancengesetz 2023/2024 und auf § 14 UStG, der die elektronische Rechnung definiert. Ein BMF-Schreiben zur E-Rechnung und die GoBD-Regelungen zur elektronischen Aufbewahrung ergänzen den Rahmen. Für Schweizer Unternehmen mit deutscher Geschäftsbeziehung sind diese Grundlagen massgebend.
Empfang, Validierung und Einbindung in den Rechnungsworkflow
Der Empfang einer E-Rechnung folgt einem technischen Ablauf: Zuerst ist die strukturierte Datendatei unverändert anzunehmen – etwa XML, ein ZUGFeRD-Hybrid-PDF oder eine Datei nach Peppol BIS. Danach wird technisch validiert: Die Datei muss der Norm EN 16931 und den anwendbaren nationalen Anforderungen entsprechen. Erst anschliessend wird die Rechnung in den internen Workflow importiert.
Für Schweizer Unternehmen gehören Empfang, Validierung, Workflowintegration und langfristige Archivierung zum Rechnungsprozess. Importziele sind typischerweise ERP-, AP-Automatisierungs- oder Buchhaltungssysteme. Dort werden die strukturierten Daten weiterverarbeitet. Vor der Verbuchung sind Syntax und Steuerdaten zu validieren; die Validierung richtet sich nach EN 16931 und den anwendbaren nationalen Anforderungen.
Validierungswerkzeuge wie KOSIT und Mustang prüfen eingehende XML-Daten automatisch gegen EN 16931 und die anwendbaren X-Rechnungs-Vorgaben. Ungültige E-Rechnungen lassen sich am Prozessstart abweisen, bevor sie ERP- oder Buchhaltungssysteme erreichen.
Als Übertragungskanäle kommen E-Mail, Peppol, EDI, Portale und ERP-Schnittstellen in Frage. Welcher Kanal sinnvoll ist, hängt von Grösse und Digitalisierungsreife der Gegenpartei ab; in der Praxis laufen mehrere Kanäle parallel.
Eine Checkliste für den Empfang lautet: strukturierte Datendatei unverändert annehmen, technisch nach EN 16931 und nationalen Anforderungen validieren, Syntax und Steuerdaten prüfen, in das ERP-, Kreditoren- oder Rechnungsverarbeitungssystem importieren und das Original archivieren. Diese Reihenfolge verhindert, dass manuelle Erfassung den Nutzen der E-Rechnung aufhebt.
Vor dem ersten E-Rechnungseingang sind die offenen Punkte zu klären: Welche Systeme können strukturierte Daten überhaupt einlesen? Wer ist für die technische Validierung zuständig, wer für die inhaltliche Prüfung?
Ebenso zu regeln sind Fehlerfälle, wenn eine Datei die Validierung nicht besteht, und der Abgleich von Stammdaten wie Lieferanten- und Bestellreferenzen über Schnittstellen. Wer diese Rollen und Schnittstellen vorab definiert, vermeidet manuelle Nachbearbeitung der ersten E-Rechnung.
Für die Ausstellung gilt die gleiche Struktur in umgekehrter Richtung: Die Rechnung wird in einem EN 16931-konformen Format erzeugt und über den vereinbarten Kanal versendet. Als Kanäle kommen E-Mail, Peppol, EDI, Portale und ERP-Schnittstellen in Frage. Das Original ist zu archivieren.
Für Schweizer Aussteller beginnt der Versandprozess mit der Formatwahl: swissDIGIN XML ist im B2G-Kontext der empfohlene Standard, im B2B-Bereich entscheidet die Gegenpartei mit. Danach folgen Erzeugung, Versand und Ablage des Originals.
Eine Ausstellungs-Checkliste lautet: Format, Version und Profil klären, strukturierte Rechnung erzeugen, über den vereinbarten Kanal versenden und das Original unverändert archivieren. Im B2G-Kontext sind die Vorgaben der EFV massgebend; im B2B-Kontext die Anforderungen der Geschäftspartner.
Schweizer Aufbewahrung: Grundsätze und Beweiskraft
Die Aufbewahrungspflichten in der Schweiz sind hauptsächlich im Obligationenrecht (OR) und im Steuerrecht geregelt. Art. 958f OR legt fest, welche Unterlagen aufzubewahren sind und wie lange. Ergänzend gilt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), welche die Anforderungen an elektronisch geführte, erfasste und aufbewahrte Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz festlegt.
Die grundlegenden Aufbewahrungsfristen in der Schweiz betragen 10 Jahre für Geschäftsbücher und Buchungsbelege, Geschäftsberichte, Jahresrechnungen, Bilanzen, Kassenbücher, Inventare, Lohnlisten sowie Korrespondenz und Verträge. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem das Dokument erstellt wurde.
Zu den aufzubewahrenden Dokumenten gehören alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen und sonstigen Zahlungsbelege. Rechnungen in elektronischer Form haben grundsätzlich die gleiche Beweiskraft wie Papierrechnungen, sofern die Grundsätze einer ordnungsgemässen Buchführung eingehalten sind. Massgebend ist die Praxis der ESTV; sie anerkennt E-Rechnungen ausdrücklich als Rechnungen und hält fest, dass die gleichen Regeln gelten.
Das OR erlaubt in den Artikeln 957 und 962, die Bücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise zu führen und aufzubewahren, soweit die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist. Das Rechnungslegungsrecht wird durch die GeBüV ergänzt.
Die mehrwertsteuerrechtlichen Anforderungen an die elektronische Rechnung werden durch das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), die Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV) und die Verordnung des Eidgenössischen Finanzdepartements über elektronische Daten und Informationen (ElDI-V) definiert. Die ElDI-V regelt die technischen, organisatorischen und verfahrenstechnischen Voraussetzungen, damit elektronische Rechnungsdaten von der ESTV als eindeutiges Beweismittel akzeptiert werden.
Gemäss Art. 122 Abs. 1 MWSTV wird einer elektronischen Rechnung nur dann die gleiche Beweiskraft wie einer Papierrechnung zuerkannt, wenn die Anforderungen erfüllt sind.
In der Praxis heisst das: Zu sichern ist die strukturierte Originaldatei – unverändert und nachvollziehbar. Eine abgeleitete PDF-Version oder ein Ausdruck erleichtert die Lesbarkeit, ersetzt das Original aber nicht; dabei gehen maschinenlesbare Daten verloren.
Unterlagen können physisch oder elektronisch aufbewahrt werden. Wichtig ist, dass die Dokumente lesbar, vollständig und unverändert bleiben. Elektronische Aufbewahrungssysteme müssen die Daten vor Verlust, Zerstörung und unberechtigtem Zugriff schützen.
Die Aufbewahrung ist über die gesamte geltende Frist hinweg sicherzustellen. Organisatorisch ist der Umgang mit Formatwechseln zu regeln: Wird ein Format aufgegeben, muss die Lesbarkeit der archivierten Rechnungen gewährleistet bleiben. Klare Zuständigkeiten für Archivierung und Lesbarmachung gehören ebenso zur Lösung wie das Verarbeitungssystem.
Gemäss den GoBD ist in Deutschland das Original-XML beziehungsweise PDF-XML zehn Jahre lang zu archivieren. Diese Frist gilt für Schweizer Unternehmen, wenn sie deutsche Umsatzsteuerpflichten treffen.
Schrittweiser Einstieg: was Unternehmen zuerst klären sollten
Ein pragmatischer Einstieg beginnt nicht mit der Softwareauswahl, sondern mit einer Bestandsaufnahme. Zuerst sind betroffene Geschäftsbeziehungen und Länder zu identifizieren: Wer liefert mir Rechnungen, an wen stelle ich Rechnungen, und welche davon sind bereits strukturiert?
In einem zweiten Schritt werden Format und Übermittlungskanal mit den wichtigsten Partnern abgestimmt. Weil die Schweiz kein einheitliches Format vorschreibt, lässt sich diese Abstimmung nicht delegieren; sie entscheidet, ob die empfangenen Dateien später tatsächlich automatisiert verarbeitet werden können.
Danach folgt ein Test des Empfangs- und Validierungsprozesses mit ausgewählten Partnern, bevor der Prozess breit ausgerollt wird. Parallel ist die Archivierung zu regeln, einschliesslich Zuständigkeiten und Verfahren für die Lesbarmachung. Eine schrittweise Ausweitung ist realistischer als eine einmalige Umstellung des gesamten Rechnungsverkehrs.
Eine Einführungscheckliste lautet: Geschäftsbeziehungen und Länder erfassen, Formate und Kanäle mit Partnern abstimmen, Empfang und Validierung testen, Archivierung und Lesbarmachung regeln sowie Rollen und Schnittstellen festlegen. So werden technische Validierung, inhaltliche Prüfung und Import in das Rechnungssystem vorab geklärt.
Für Rechnungen an die Bundesverwaltung sind die Vorgaben der EFV massgebend: Bei einem Vertragswert über 5'000 Franken ist die elektronische Einreichung seit dem 1. Januar 2016 Pflicht. Informationen, Hotline und E-Mail stehen auf e-rechnung.admin.ch bereit. Bei kantonalen Auftraggebern sind die Anforderungen pro Kanton zu klären.
Wer deutsche Kunden oder Lieferanten hat, richtet den Empfang nach der deutschen Regelung aus: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen B2B-Unternehmen strukturierte, maschinenlesbare Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht folgt gestaffelt ab 2027 und vollständig ab 2028.
Für die Ausstellung ergänzt ein weiterer Schritt die Einführungscheckliste: Formate und Kanäle auch für eigene Rechnungen festlegen, Erzeugung und Versand testen sowie die Archivierung sichern. Im B2G-Verkehr gelten die Vorgaben der EFV; swissDIGIN XML ist der empfohlene Standard. Im B2B-Verkehr bleibt die Abstimmung mit den Partnern entscheidend.
Ein Pilot sollte beide Richtungen prüfen: den Empfang und die Ausstellung von E-Rechnungen. So werden technische Validierung, Versand und Import vor dem breiten Rollout geklärt.
Im Pilot ist separat zu prüfen, ob die ausgewählte Lösung die verwendeten strukturierten Formate einliest und die Originaldateien unverändert und lesbar hält.
Zum Weiterlesen: E-Rechnung Schweiz: Was du 2026 wissen musst (pfeffersack.ch).
