Eingangsrechnungen digital verarbeiten: Workflow, Freigaben und Archiv

Was ein digitaler Eingangsrechnungs-Workflow umfasst

Ein digitaler Rechnungsworkflow deckt den gesamten Weg einer Eingangsrechnung ab: Empfang, Auslesen, Prüfung, Genehmigung und rechtskonforme Archivierung. Die Arbeitsschritte bleiben dieselben – der Unterschied liegt darin, dass der ganze Ablauf in einer speziellen Lösung und damit durchgängig softwarebasiert stattfindet.

Auf Papier verteilen sich dieselben Schritte: Die Rechnung kommt per Post oder als E-Mail-Anhang, wird ausgedruckt oder weitergereicht, liegt physisch auf einem Pult, wird handschriftlich abgezeichnet und am Schluss in einen Ordner abgelegt. Wo eine Rechnung gerade liegt und wer als Nächstes handeln muss, klärt sich nur über Nachfragen. Papier, physische Archive, Versand und Suchzeit verursachen laufende Kosten.

Wie breit der Wechsel bereits stattfindet, zeigt eine Zahl, die TA Triumph-Adler mit Verweis auf den Digital Office Index des Branchenverbands Bitkom nennt. In Deutschland stieg der Anteil der befragten Unternehmen, die in der Finanz- und Rechnungsabteilung auf digitalisierte Prozesse setzen, zwischen 2020 und 2022 von 45 auf 60 Prozent. Stefan Halupka, Business Unit Director ECM & ICT DACH bei TA Triumph-Adler, hält fest: «An digitalisierten Rechnungsprozessen kommt kein Unternehmen mehr vorbei.»

Die Verantwortlichkeiten sind im Workflow klar verteilt: Die Buchhaltung kontrolliert die Vorkontierung, die zuständigen Personen geben die Rechnung frei, und die Archivierung erfolgt nach der Freigabe automatisch.

Die Organisation des Rechnungswesens ist in der Schweiz nicht delegierbar. Gemäss Art. 716a OR ist sie eine unentziehbare Aufgabe des Verwaltungsrats.

Papierbasiert vs. digitaler Rechnungsprozess

Erkennen, auslesen, vorkontieren

Der erste Automatisierungsschritt betrifft die Erfassung. Allix beschreibt den Ablauf so: Das System erkennt das PDF als Rechnung, liest die Informationen aus, erstellt eine Vorkontierung und sendet die Rechnung zur Prüfung an die richtige Person oder an mehrere Personen. Die Buchhaltung tippt damit keine Rechnungsdaten mehr ab, sondern kontrolliert einen Vorschlag.

Ausgelesen werden die Angaben, die für Buchung und Zahlung nötig sind: Lieferant, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, Betrag und Währung, Mehrwertsteuer, Referenz auf Bestellung oder Vertrag sowie die Zahlungsfrist. Die Kontrolle konzentriert sich auf wenige Punkte: Stimmt der Lieferant mit dem Stammdatensatz überein, handelt es sich nicht um eine Dublette, passt der Betrag zur Bestellung oder zum Vertrag, und ist die Mehrwertsteuer korrekt ausgewiesen?

Die Vorkontierung stützt sich auf hinterlegte Regeln – Lieferantenstammdaten, Sachkonten, Kostenstellen und Projekte. Greift keine Regel, bleibt eine Position zur manuellen Ergänzung. Easy Software beschreibt die Automatisierung als Kette von der strukturierten Erfassung über die Weiterleitung an definierte Prüfprozesse mit Übergabe der Daten an das ERP-System bis zur Ablage im Archiv; manuelle Eingriffe bleiben auf wenige Punkte im Prozess beschränkt.

Prüfen und freigeben: die richtige Person zur richtigen Zeit

Nach der Erfassung wird die Rechnung nach Regeln zugewiesen: nach Betragsgrenze, Kostenstelle, Projekt, Gesellschaft oder Funktion. Wer freigeben darf, ist über Rollen und Kompetenzgrenzen definiert. Prüfmechanismen wie das Vier-Augen-Prinzip sind fest im Workflow verankert statt als nachträgliche Kontrolle ausserhalb des Systems.

Entscheidend ist, dass die Freigabe nicht an einen Ort gebunden ist. Easy Software nennt als Effekt des digitalen, auch mobilen Abzeichnens, dass manuelle Eingriffe minimiert und die Durchlaufzeiten von Rechnungen drastisch verkürzt werden. Eine Rechnung blockiert damit nicht mehr, bis jemand wieder im Büro ist, sondern wird dort abgezeichnet, wo die zuständige Person gerade arbeitet.

In die Konfiguration gehören Stellvertretungen und Eskalationen: Wer übernimmt bei Abwesenheit, nach wie vielen Tagen wird eine liegen gebliebene Rechnung gemeldet, und wer darf eine Freigabe zurückziehen? Rückfragen, Kommentare und Belege bleiben als Anhang am Dokument, statt sich über E-Mail-Verläufe zu verteilen.

Status im Blick behalten und Zahlungen steuern

Weil jeder Schritt im System stattfindet, lässt sich der Bearbeitungsstand zentral ablesen: Easy Software verweist auf zentrale Dashboards, die Echtzeit-Einblicke in Finanzdaten geben und eine lückenlose Nachverfolgung des Status jeder einzelnen Rechnung ermöglichen. In der Praxis heisst das eine Liste offener Rechnungen mit Status, Alter und nächstem Schritt, filterbar nach Gesellschaft, Kreditor oder Fälligkeit.

Aus den Zahlungsbedingungen entstehen anschliessend automatisch Zahlungstermine. Easy Software hält fest, dass ein verbessertes Cashflow-Management Skontofristen durch automatisierte Zahlungstermine sichert. Rechnungen, die vor Ablauf einer Frist beglichen werden müssen, lassen sich gezielt durch den Workflow schleusen, statt im Stapel unterzugehen.

Der Nutzen liegt in der Planbarkeit: Wer weiss, welche Beträge wann fällig werden, kann Zahlungsläufe bündeln, Skonti nutzen und vermeiden, dass Rechnungen liegen bleiben und Mahnungen oder Verzugszinsen auslösen. Die Fälligkeiten sind dabei das Ergebnis des Freigabeprozesses, nicht eine separate Liste, die von Hand nachgeführt wird.

Ablegen und wiederfinden statt Papierberge

Die Ablage ist der Schlusspunkt des Workflows und kein separater Vorgang: Nach der Freigabe landet das Dokument strukturiert im digitalen Archiv, mit den Daten, die im Prozess erfasst und geprüft wurden. Easy Software weist darauf hin, dass eine revisionssichere Archivierung die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien gewährleistet – und dass der Verzicht auf Papier und physische Archive die Kosten senkt.

Konkret entfallen Aufwand und Kosten für Papier, Ordner, Archivraum und den Transport von Belegen zwischen Standorten und Buchhaltung. Statt in einem Ordner liegt die Rechnung mit allen Anhängen und dem Freigabeverlauf an einem Ort, der von berechtigten Personen durchsucht werden kann.

Der eigentliche Gewinn zeigt sich beim Wiederfinden: Die Rechnung ist über Kreditor, Rechnungsnummer, Betrag oder Zeitraum auffindbar, zusammen mit der Information, wer wann freigegeben hat. Genau das macht einen Vorgang rekonstruierbar, wenn eine Prüfung, eine Reklamation oder eine Anfrage der Revision ansteht. Bei der Auswahl des Systems ist zu prüfen, ob das Archiv die im jeweiligen Rechtsraum geltenden Aufbewahrungsfristen abbildet und ob die gewählten Formate langfristig lesbar bleiben.

Der Buchführungspflicht unterliegen Einzelfirmen, Personengesellschaften, juristische Personen, Vereine und Stiftungen (Art. 957 OR). Gemäss Art. 958f OR sind die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht während zehn Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren.

Die Aufbewahrung kann auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise erfolgen, sofern die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und die Daten jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Der Bundesrat regelt die Einzelheiten in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV).

Neben dem OR enthalten das Mehrwertsteuergesetz, die Mehrwertsteuerverordnung, das Zollgesetz, die Steuergesetze, das Datenschutzgesetz, die Handelsregisterverordnung und die Sozialversicherungsvorschriften weitere Aufbewahrungspflichten. Für elektronische Daten sind zudem die EIDI-V und das ZertES zu beachten.

Bei liquidierten Gesellschaften sind die Geschäftsbücher während zehn Jahren an einem sicheren Ort aufzubewahren. Der Ort wird von den Liquidatoren bezeichnet oder, wenn sie sich nicht einigen können, vom Handelsregisteramt (Art. 747 OR).

Bei den Formaten sind ZUGFeRD und XRechnung gebräuchlich. XRechnung wird in Deutschland für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet. Für die Langzeitarchivierung ist sicherzustellen, dass die Daten jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.

Rechtliche Aufbewahrungsfristen in der Schweiz

Einführen, ohne den Betrieb anzuhalten

Der Einstieg muss nicht das ganze Unternehmen umfassen. Stefan Halupka von TA Triumph-Adler empfiehlt: «Für das Pilotprojekt sollte man den Bereich und den Prozess mit der grössten Wertschöpfung identifizieren und damit anfangen.» In der Regel sind das Bereiche mit vielen wiederkehrenden Abläufen. Eine Buchhaltung verarbeitet regelmässig grosse Mengen ähnlich aufgebauter Rechnungen.

Für den Piloten gehört ein klarer Zuschnitt festgelegt: welche Gesellschaft, welche Lieferantengruppe, welche Freigabekette und welche Kennzahl gemessen wird – etwa die Durchlaufzeit vom Eingang bis zur Freigabe oder der Anteil der Rechnungen, die ohne manuelle Korrektur erkannt werden. TA Triumph-Adler weist darauf hin, dass ECM-Systeme modular aufgebaut sind und es deshalb möglich und sinnvoll ist, das Dokumentenmanagement beginnend mit einem Pilotprojekt schrittweise zu digitalisieren.

Zur Ausweitung gehört die Verbindung mit der bestehenden Finanz- oder ERP-Lösung. Im beschriebenen Ablauf werden die erfassten Daten an das ERP-System weitergegeben, sodass die Kontierung nicht doppelt erfasst wird.

Easy Software nennt als weiteren Effekt der Digitalisierung, dass sie auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet und die technologische Basis für den Einsatz von KI schafft. Die SEEBURGER AG verweist darauf, dass nach Inkrafttreten der Richtlinie 2014/55/EU die elektronische Rechnung ab dem 27. November 2018 auch für die öffentlichen Verwaltungen Pflicht wurde.

Diese E-Rechnungspflicht betrifft die EU. In Deutschland müssen Rechnungsdokumente an staatliche Behörden und öffentliche Einrichtungen seit Ende 2020 ausschliesslich digital als XRechnung versendet werden. Für Schweizer Unternehmen sind die Vorgaben des OR und der GeBüV massgebend.