Kantonale Vorgaben für digitale Geschäftsprozesse: Pflichten, Nachweise und Fristen

Warum kantonale Vorgaben die digitalen Geschäftsprozesse prägen

Der Überblick ordnet kantonale Vorgaben für digitale Geschäftsprozesse nach drei Fragen: Pflichten, Nachweise und Fristen. Pflichten betreffen den digitalen Verkehr mit Behörden. Nachweise betreffen Versand, Zustellung und Empfang. Fristen betreffen Übergangsfristen, Aufbewahrung und Schutzfristen.

Unternehmen und Verwaltungsstellen, die digital mit Behörden verkehren, bewegen sich in einem von Bund und Kantonen gemeinsam gesetzten Rahmen. Konkrete kantonale Pflichten, Nachweise und Fristen ergeben sich aus der jeweiligen kantonalen Gesetzgebung über die digitale Verwaltung (DVG/DVV); sie sind von Kanton zu Kanton unterschiedlich. Massgeblich sind damit zwei Ebenen: das Bundesrecht und das kantonale Recht über die digitale Verwaltung.

Für den Kanton Bern gelten DVG und DVV. Andere Kantone regeln Pflichten, Nachweise und Fristen in ihrer jeweiligen DVG/DVV; deren konkrete Vorgaben sind dort zu prüfen.

Der Grosse Rat des Kantons Bern verabschiedete das Gesetz über die digitale Verwaltung (DVG) am 8. März 2022 einstimmig. Der Gesetzestext ist auf den 7. März 2022 datiert (DVG, BSG 109.1); die Verordnung vom 11. Januar 2023 (DVV, BSG 109.111) und das DVG traten am 1. März 2023 in Kraft.

Die Unterlagen zum Gesetzgebungsprozess sind öffentlich zugänglich: der Gesetzestext des DVG, der Vortrag mit den Erläuterungen des Regierungsrates, die Beratungen im Grossen Rat sowie der Verordnungstext der DVV. Bereitgestellt werden sie auf der Seite «Digitale Verwaltung» von KAIO (Kanton Bern).

Die Inkraftsetzung begleiteten Online-Informationsveranstaltungen im Februar und März 2023 für Kader, ICT-Fachleute sowie Juristinnen und Juristen der öffentlichen Verwaltung. Hinzu kommen eine Medienmitteilung vom 23. Januar 2023 und eine Information an die Gemeinden vom 27. Januar 2023 (BSIG 1/109/1.1).

Im Kanton Bern gilt der Grundsatz des digitalen Primats: Kanton und Gemeinden handeln und kommunizieren grundsätzlich digital. Behörden, Unternehmen und professionelle Benutzende sind zum digitalen Verkehr mit dem Staat verpflichtet. Andere Menschen können weiterhin auf Papier verkehren, erhalten aber Anreize zur Nutzung des digitalen Verkehrs.

Die Berner Verwaltungen können digital eingereichte Anträge prioritär behandeln. Bei kostenpflichtigen Dienstleistungen können sie höhere Gebühren für nicht digital erbrachte Leistungen verrechnen. Die DVV sieht Übergangsfristen für die Umsetzung der Grundsätze des DVG vor.

Das Berner DVG enthält Leitplanken für digitale Leistungen: digitale Inklusion, Zweisprachigkeit sowie die Zulässigkeit von Open-Source-Software- und Open-Data-Angeboten des Staates. Der Kanton kann Gemeinden bei Digitalisierungsprojekten unterstützen und ihnen die Mitbenutzung kantonaler Informatiksysteme ermöglichen.

Kantonale Nachweise: Wo der Kanton den digitalen Verkehr vorschreibt, sind Versand, Zustellung und Empfang zu belegen. Im Kanton Bern wickeln Unternehmen und professionelle Benutzende den Verkehr über behördliche Applikationen oder Webformulare ab.

Bundesrat und Kantonsregierungen schufen per 1. Januar 2022 die Zusammenarbeitsorganisation Digitale Verwaltung Schweiz (DVS), um die Digitalisierung der Verwaltung zu beschleunigen. Die öffentlich-rechtliche Rahmenvereinbarung über die Digitale Verwaltung Schweiz trat am 1. Januar 2022 in Kraft (BBl 2021 3030) und regelt die Zusammenarbeit von Bund und Kantonen im Bereich der digitalen Transformation ihrer Verwaltungen.

Kantonale Fristen: Die DVV enthält Übergangsfristen. Im Kanton Bern müssen alle Gemeinden bis zum 1. März 2027 eine GEVER-Software einführen und ihre Geschäfte und Dokumente darin bewirtschaften.

Die DVS steuert und koordiniert die Digitalisierungsaktivitäten von Bund, Kantonen und Gemeinden strategisch; sie ist im Eidgenössischen Finanzdepartement (EFD) angesiedelt. Beauftragter von Bund und Kantonen für die Digitale Verwaltung Schweiz ist Peppino Giarritta. Er leitet das operative Führungsgremium, die Delegiertenversammlung sowie die Geschäftsstelle, die administrativ beim Generalsekretariat des EFD angesiedelt ist.

Die gemeinsame Strategie «Digitale Verwaltung Schweiz 2024–2027» von Bund, Kantonen, Städten und Gemeinden ist per 1. Januar 2024 in Kraft getreten. Koordiniert wird sie durch die DVS; umgesetzt wird sie durch Bund, Kantone, Städte und Gemeinden innerhalb der bestehenden Organisationen und geltenden Zuständigkeiten.

Die DVS erfüllt ihre Aufgaben im Rahmen eines vierjährigen Strategiezyklus. Für die operative Tätigkeit dient ein rollender Umsetzungsplan, der jährlich aktualisiert wird.

Die Zusammenarbeit von Bund, Kantonen und Gemeinden reicht bis ins Jahr 2008 zurück. Bis Ende 2021 koordinierte die tripartite Organisation E-Government Schweiz die Umsetzung der damaligen gemeinsamen E-Government-Strategie.

Abzugrenzen ist die DVS-Strategie von der Strategie «Digitale Bundesverwaltung», mit der der Bundesrat die Ziele der digitalen Transformation in der Bundesverwaltung definiert, und von der Strategie Digitale Schweiz, die allen öffentlichen und privaten Akteuren als Orientierung dient. Alle drei Strategien sind aufeinander abgestimmt und ergänzen sich.

Zu den neuen Anforderungen an die Verwaltungstätigkeit gehört das Prinzip Once-Only bei der Datenverwaltung. Für Prozessverantwortliche heisst das, den Geltungsbereich dieser Vorgaben für die eigene Rolle zu klären.

Zustellnachweise: Was ein digitaler Versand belegen muss

Der Bundesrat hat entschieden, den Grundversorgungsauftrag der Post zu erweitern: Neu transportiert die Post Briefe auch digital und stellt eine sichere Infrastruktur bereit, über die Kundinnen und Kunden Briefe digital aufgeben und empfangen können. Privatkundinnen nutzen dafür die Post-App; Geschäftskunden können Briefe direkt über ihre Geschäftssoftware verschicken und empfangen.

Unternehmen und Behörden erstellen ihre Schreiben digital, laden sie in die ePost-Kommunikationsplattform hoch und geben die Sendung digital auf. Die Post stellt den Brief je nach Wunsch der Empfängerin oder des Empfängers direkt digital zu oder übernimmt Druck, Verpackung und postalischen Versand.

Kantonale Nachweispflichten knüpfen an den digitalen Verkehr an. Im Kanton Bern sollen Behörden, Unternehmen und professionelle Benutzende den Kontakt über die von den Behörden angebotenen Applikationen oder Webformulare abwickeln.

Für einen belastbaren digitalen Geschäftsprozess sind mehrere Beweiselemente zentral. Zustellnachweise belegen den Versand, die Zustellung und den Empfang digitaler Schreiben.

Beim Digitalen Brief sind Absender und Empfänger verifiziert – also jene Personen an der angegebenen Postadresse –, was anonyme Betrugsversuche wie «Phishing» verunmöglicht. Ein geregeltes elektronisches Siegel garantiert, dass der Digitale Brief echt und unverändert angekommen ist; der qualifizierte Zeitstempel belegt den Annahmezeitpunkt.

Über die ePost-Kommunikationsplattform werden alle Daten bei Übertragung und Speicherung verschlüsselt und in zertifizierten Schweizer Rechenzentren aufbewahrt. Eine temporäre Verarbeitung im Klartext erfolgt nur zweckgebunden – etwa für den Druck – in kontrollierten, isolierten Verarbeitungszonen und ohne persistente Klartextspeicherung. Strenge Zugangskontrollen und die ISO-27001-Zertifizierung ergänzen diese Massnahmen.

Der Digitale Brief ist ausdrücklich keine E-Mail: Er weist Sicherheitsmerkmale auf, die ihn von einer E-Mail unterscheiden. Eine gewöhnliche E-Mail bietet weder verifizierte Absender und Empfänger noch ein geregeltes elektronisches Siegel für Echtheit und Unverändertheit noch einen qualifizierten Zeitstempel für den Annahmezeitpunkt. Wo ein Prozess Zugang, Inhalt und Zeitpunkt einer Zustellung belegen muss, reicht der Versand per E-Mail regelmässig nicht aus.

Für die Nachweisführung sind damit vier Elemente ausschlaggebend: der verifizierte Absender, der verifizierte Empfänger, das elektronische Siegel für die Unverändertheit und der qualifizierte Zeitstempel für den Annahmezeitpunkt. Diese Nachweise sind über die ganze Aufbewahrungsdauer hinweg abzulegen.

Im Kanton Bern sollen Behörden, Unternehmen und professionelle Benutzende den digitalen Verkehr über die von den Behörden angebotenen Applikationen oder Webformulare abwickeln. Wer beruflich oder als Vereinsmitglied mit Behörden zu tun hat, soll den Kontakt künftig digital abwickeln.

Für kantonale digitale Geschäftsprozesse sind Versand, Zustellung und Empfang zu belegen. Die Nachweise sind über die ganze Aufbewahrungsdauer abzulegen.

Für den Zugang zu den kantonalen Online-Verfahren stellt der Kanton Bern den Identifikationsdienst BE-Login bereit. Die Gemeinden können BE-Login mitbenutzen, ebenso das kantonale Netzwerk BE-Net und den virtuellen Arbeitsplatz des Kantons.

Digitale Briefe vs. E-Mail – Unterschiede im Nachweisstandard

Aufbewahrungsfristen: zehn Jahre ab Schluss des Geschäftsjahres

Gemäss Art. 958f OR sind Geschäftsbücher und Buchungsbelege sowie Geschäftsbericht und Revisionsbericht zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind zusätzlich schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren.

Kantonale Fristen treten neben die bundesrechtliche Zehnjahresfrist. Im Kanton Bern müssen alle Gemeinden bis zum 1. März 2027 eine GEVER-Software einführen und ihre Geschäfte und Dokumente darin bewirtschaften.

Die Buchführungspflicht trifft Einzelfirmen, Personengesellschaften und juristische Personen, ebenso Vereine und Stiftungen (Art. 957 OR). Nach Art. 716a Abs. 1 Ziff. 3 OR ist die Organisation und Ausgestaltung des Rechnungswesens eine unentziehbare Aufgabe des Verwaltungsrats; diese Verantwortung lässt sich nicht delegieren.

Die Zehnjahresfrist ist nicht in allen Konstellationen das Ende der Aufbewahrung. Tritt zur ordentlichen Frist die absolute Verjährungsfrist von zehn Jahren hinzu, ergibt sich eine Aufbewahrungsdauer von 30 Jahren.

Neben dem Obligationenrecht bestehen zahlreiche weitere Bestimmungen, unter anderem im Strafrecht, im Mehrwertsteuergesetz, in der Mehrwertsteuerverordnung, im Zollgesetz, in den Steuergesetzen, im Bundesgesetz über den Datenschutz und der entsprechenden Verordnung, in der Handelsregisterverordnung, in der Arbeitgeberverordnung (AGVR) und bei den Sozialversicherungen.

Hinzu kommen Vorschriften in der Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen (EIDI-V) und im Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) sowie spezielle Vorschriften für einzelne Branchen, beispielsweise für Versicherungen, Banken und Pensionskassen.

Auch bei liquidierten Gesellschaften sind die Geschäftsbücher der gelöschten Gesellschaft zehn Jahre an einem sicheren Ort aufzubewahren. Diesen Ort bezeichnen die Liquidatoren oder, wenn sie sich nicht einigen können, das Handelsregisteramt (Art. 747 OR).

Für Gemeinden im Kanton Bern setzt die DVV eine konkrete Frist: Bis zum 1. März 2027 müssen sie eine Software zur digitalen Geschäftsverwaltung (GEVER-Software) einführen und ihre Geschäfte und Dokumente darin bewirtschaften. Diese Pflicht betrifft die digitale Geschäftsverwaltung; die allgemeine Aufbewahrungsfrist nach Art. 958f OR bleibt davon unberührt.

Die Aufbewahrungspflicht trifft alle buchführungspflichtigen Unternehmen, Organisationen und Privatpersonen. Sie gilt unabhängig davon, ob die Unterlagen auf Papier oder elektronisch geführt werden.

Aufbewahrungsfristen und Schutzfristen in der Schweiz

Elektronisch ablegen, aber jederzeit lesbar machen

Geschäftsbücher und Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden – unter zwei Bedingungen: Die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten muss gewährleistet sein, und die Unterlagen müssen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Die elektronische Ablage ersetzt Papier nicht unbedingt, muss den Inhalt aber über die ganze Aufbewahrungsdauer abbilden und zugänglich halten.

Kantonale Ablagepflicht: Im Kanton Bern müssen alle Gemeinden bis zum 1. März 2027 eine GEVER-Software einführen und ihre Geschäfte und Dokumente darin bewirtschaften. Der Kanton Bern kann den Gemeinden Basisdienste anbieten, etwa das kantonale Netzwerk BE-Net, den Identifikationsdienst BE-Login und den virtuellen Arbeitsplatz des Kantons.

Der Bundesrat erliess mit der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) Vorschriften über die zu führenden Geschäftsbücher, die Grundsätze zu deren Führung und Aufbewahrung sowie über die verwendbaren Informationsträger. Wer ein Ablagesystem einführt oder ablöst, klärt zuerst, wie die Geschäftsbücher geführt und aufbewahrt werden und welche Informationsträger zulässig sind.

Zusätzlich bestehen branchenspezifische Zusatzvorgaben, etwa für Versicherungen, Banken und Pensionskassen. Sie sind vor der Wahl eines Ablagesystems zu prüfen; sie gehen über die allgemeinen Regeln des Obligationenrechts hinaus und können Format, Nachweis oder Aufbewahrungsort näher festlegen.

Signatur und Formvorschriften richtig auslegen

Wo ein digitaler Geschäftsprozess eine bestimmte Form verlangt, sind die bundesrechtlichen Grundlagen massgeblich. Zu beachten sind unter anderem das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) und die Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen (EIDI-V) – neben zahlreichen weiteren Bestimmungen.

Im Kanton Bern verpflichtet das DVG Behörden, Unternehmen und professionelle Benutzende zum digitalen Verkehr. Für Signatur- und Formvorgaben bleiben ZertES und EIDI-V massgeblich.

Digitale Signaturen und Prüfmechanismen sind Teil der Nachweisführung. Wo ein Prozess Echtheit, Unverändertheit und den Zeitpunkt einer Zustellung belegen muss, ist die Formfrage vor der Einführung des Prozesses zu klären; massgeblich bleiben die bundesrechtlichen Vorgaben. Verlangt ein Geschäft eine bestimmte Form, sind die daraus folgenden Signatur- und Nachweisvorgaben vorab zu prüfen.

Datenschutz als Teil des Prozessdesigns

Personenbezogene Daten, die in digitaler Form gespeichert werden, verlangen besonderen Schutz. Zu beachten sind insbesondere die Grundsätze der Datensparsamkeit, der Zweckbindung und der Datenminimierung.

Kantonale Vorgabe: Im Kanton Bern haben Datenschutz und Informationssicherheit im DVG einen hohen Stellenwert. Ziel ist das Vertrauen der Bevölkerung in die digitalen Leistungen des Staates.

Diese Grundsätze sind Gestaltungsvorgaben für den Prozess: Welche Daten werden erhoben, wofür verwendet und wie lange abrufbar? Ergänzend sind Vorkehrungen zu treffen, um eine unberechtigte Datenverarbeitung oder -weitergabe zu verhindern.

Digitale Archivierungs- und Ablagesysteme sollten deshalb über entsprechende Sicherheits- und Datenschutzfunktionen und ein intelligentes Berechtigungsmanagement verfügen.

Kantonale und kommunale Ebene: Aufgaben, Archive, Schutzfristen

Im Kanton tätige Stellen sind an die kantonale Gesetzgebung über die digitale Verwaltung (DVG/DVV) gebunden. Alle, die im Kanton staatliche Aufgaben wahrnehmen, müssen diese Vorgaben beachten; bestimmte Regeln gelten nur für einzelne Adressatengruppen. Die Pflichten sind daher nicht für alle Beteiligten deckungsgleich, sondern richten sich nach der jeweiligen Rolle. Konkrete Pflichten, Nachweise und Fristen ergeben sich aus dem jeweiligen kantonalen Recht und sind von Kanton zu Kanton unterschiedlich.

Kantonale Pflichten, Nachweise und Fristen: Im Kanton Bern sind Behörden, Unternehmen und professionelle Benutzende zum digitalen Verkehr verpflichtet. Versand, Zustellung und Empfang digitaler Schreiben sind zu belegen. Alle Gemeinden müssen bis zum 1. März 2027 eine GEVER-Software einführen.

Der Kanton Bern hat das Gesetz über die digitale Verwaltung (DVG, BSG 109.1) und die Verordnung über die digitale Verwaltung (DVV, BSG 109.111) erlassen. Beide traten am 1. März 2023 in Kraft. Die DVV enthält Übergangsfristen für die Umsetzung der Grundsätze des DVG.

Die Berner Vorgaben richten sich nach Adressatengruppen: Behörden müssen digital arbeiten und kommunizieren, ausser sie können ihre Aufgabe so nicht wirksam erfüllen. Behörden, Unternehmen und professionelle Benutzende sind zum digitalen Verkehr mit dem Staat verpflichtet. Für Privatpersonen bleibt die Nutzung digitaler Mittel freiwillig.

Der Kanton Bern kann allen Behörden im Kanton Basisdienste anbieten. Dazu gehören das kantonale Netzwerk BE-Net, der Identifikationsdienst BE-Login und der virtuelle Arbeitsplatz des Kantons. Die Gemeinden können diese Basisdienste mitbenutzen.

Für Fragen zu DVG und DVV steht im Kanton Bern der Projektleiter Thomas Fischer zur Verfügung (+41 31 633 40 94 / [email protected]). Als kantonaler Records Manager (Kanton Bern) am Staatsarchiv Kanton Bern ist Fabio Collalti genannt.

Alle Gemeinden des Kantons Bern müssen bis zum 1. März 2027 eine GEVER-Software einführen und ihre Geschäfte und Dokumente darin bewirtschaften. Diese Frist ist eine konkrete kantonale Vorgabe für digitale Geschäftsprozesse.

Für die GEVER-Einführung bietet bwd Bern den Halbtageskurs «Einführung von GEVER – Mehr als eine rein technische Frage!» an. Er findet am Freitag, 16. Oktober 2026, am Vormittag statt; Anmeldeschluss ist der 13. September 2026. Die Kosten betragen CHF 160, die Teilnehmendenzahl ist auf 24 begrenzt. Auskünfte erteilt das Team Weiterbildung (031 330 20 19 / [email protected]).

Der Kurs richtet sich an Personal von Gemeinden, die noch keine GEVER-Software eingeführt haben. Inhalte sind der Lifecycle von Unterlagen, die Rolle des Ordnungssystems (Registraturplans), der Einfluss auf etablierte Geschäftsabläufe und die Meilensteine der Einführung. Zu den Dozierenden gehört Fabio Collalti, Kantonaler Records Manager (Kanton Bern) am Staatsarchiv Kanton Bern.

Auf kommunaler Ebene kommen wichtige und archivwürdige, dauerhaft aufzubewahrende Dokumente ins Gemeindearchiv. Digitale Unterlagen werden in «digitalen Archivpaketen» verpackt, in einem System verzeichnet und auf einer speziellen Speicherinfrastruktur abgelegt; von dort können sie bei Bedarf hervorgeholt werden. Der einzige Unterschied zur analogen Ablage: Ein digitales Langzeitarchiv kann an einem beliebigen Standort statt vor Ort in der Gemeinde liegen.

Bei digitalen Unterlagen wird unterschieden, ob sie «born digital» – digital entstanden und nur digital vorhanden – sind oder Digitalisate bestehender physischer Unterlagen. Bei Digitalisaten existieren eine analoge und eine digitale Ausprägung desselben Dokuments; die Digitalisierung kann dem einfacheren Gebrauch, der Sicherung oder einer Ersatzdigitalisierung dienen, bei der am Ende nur die digitale Kopie behalten wird.

Die Archivierung der digitalen Objekte erfolgt in beiden Fällen gleich. Anders als in Papierarchiven wird bei grossen Datenmengen oft keine Auswahl mehr getroffen.

Ein weiterer Unterschied betrifft die Einsicht: Für Sachakten gilt oft eine allgemeine Schutzfrist von 15, 25, 30 oder sogar 50 Jahren; während dieser Zeit sind diese Akten nur auf Gesuch hin einsehbar. Diese Praxis erläutern Florian Fischer vom Stadtarchiv Luzern und Nicole Meystre-Schaeren vom Archiv von Montreux, Co-Präsidium der Arbeitsgruppe Stadt- und Gemeindearchive des Vereins Schweizerischer Archivar:innen.

Digitaler Verkehr mit Behörden: Pflichten und Spielräume

Im Kanton Bern gilt für die Behörden der Grundsatz des digitalen Primats. Sie müssen digital arbeiten und kommunizieren, ausser sie können ihre Aufgabe so nicht wirksam erfüllen. Behörden, Unternehmen und professionelle Benutzende sind zum digitalen Verkehr mit dem Staat verpflichtet. Wer beruflich oder als Vereinsmitglied mit Behörden zu tun hat, soll den Kontakt über die von den Behörden angebotenen Applikationen oder Webformulare abwickeln.

Kantonale Pflichten: Im Kanton Bern gilt der digitale Primat; Behörden, Unternehmen und professionelle Benutzende sind zum digitalen Verkehr verpflichtet. Verwaltungen können digital eingereichte Anträge prioritär behandeln und für nicht digital erbrachte Leistungen höhere Gebühren verrechnen.

Der Regierungsrat des Kantons Bern genehmigte die Inkraftsetzung von DVG und DVV. Ab dem 1. März 2023 gilt für die öffentliche Verwaltung des Kantons der Grundsatz «Digital First».

Prozessverantwortliche sollten prüfen, über welche Kanäle Eingaben zugelassen sind, wie Fristen dokumentiert werden, welche Form- und Signaturvorgaben gelten und wie die eigenen Zustell- und Empfangsnachweise über die Aufbewahrungsdauer hinweg gesichert werden. Für Form- und Signaturvorgaben sind unter anderem das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) und die Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen (EIDI-V) zu beachten.

Kantonale Nachweise: Die eigenen Zustell- und Empfangsnachweise sind über die Aufbewahrungsdauer hinweg zu sichern. Für Form- und Signaturvorgaben sind ZertES und EIDI-V zu beachten.

Prüfpunkte für die Umsetzung im eigenen Betrieb

Der Überblick führt Pflichten, Nachweise und Fristen getrennt. Pflichten: digitaler Verkehr, GEVER. Nachweise: Versand, Zustellung, Empfang, Signatur, Zeitstempel. Fristen: 1. März 2027, zehn Jahre, 30 Jahre, Schutzfristen 15/25/30/50 Jahre.

Kantonale Pflichten, Nachweise und Fristen sind je Kanton aus der DVG/DVV zu klären. Für den Kanton Bern gelten DVG und DVV.

Die Prüfpunkte sind nicht abschliessend.

Für die kantonale Ebene ist die Gesetzgebung über die digitale Verwaltung (DVG/DVV) des jeweiligen Kantons massgeblich. Auf Bundesebene gelten für die Aufbewahrung Art. 957 OR, Art. 958f OR und Art. 716a Abs. 1 Ziff. 3 OR; für liquidierte Gesellschaften nennt Art. 747 OR die Aufbewahrung während zehn Jahren und die Zuständigkeit des Handelsregisteramts für den Aufbewahrungsort.

Kanton Bern: Ist geklärt, ob die eigene Rolle unter die Pflicht zum digitalen Verkehr nach DVG/DVV fällt? Gilt für die eigene Organisation die GEVER-Einführung bis 1. März 2027?

Zuständigkeit im Kanton Bern: Sind der Projektleiter Thomas Fischer für DVG/DVV und der kantonale Records Manager am Staatsarchiv Kanton Bern als Ansprechstellen bekannt?

Kantonale Anlaufstellen: Ist bekannt, dass der Kanton Bern die Unterlagen zu DVG und DVV über die Seite «Digitale Verwaltung» von KAIO bereitstellt, BE-Login als Identifikationsdienst anbietet und mit BE-Net sowie dem virtuellen Arbeitsplatz des Kantons Basisdienste für die Gemeinden führt?

Schulung zur GEVER-Einführung: Ist für die betroffenen Gemeinden die Teilnahme am Halbtageskurs «Einführung von GEVER – Mehr als eine rein technische Frage!» (bwd Bern, 16. Oktober 2026, Anmeldeschluss 13. September 2026, CHF 160) eingeplant?

Gebühren im Kanton Bern: Ist bekannt, dass Verwaltungen digital eingereichte Anträge prioritär behandeln und für nicht digital erbrachte Leistungen höhere Gebühren verrechnen können?

Kantonales Recht: Ist geklärt, ob die kantonale Gesetzgebung über die digitale Verwaltung (DVG/DVV) auf die eigene Rolle anwendbar ist und welche Regeln nur für einzelne Adressatengruppen gelten?

Once-Only: Ist geklärt, welche Daten nach dem Prinzip Once-Only nur einmal erhoben und verwaltet werden?

Fristen: Ist für jeden Dokumententyp hinterlegt, wie lange und ab welchem Zeitpunkt er aufzubewahren ist – einschliesslich der Unterscheidung zwischen der ordentlichen Zehnjahresfrist und längeren Fristen bei Verjährung?

Archivierung und Einsicht: Ist geklärt, ob für Sachakten eine allgemeine Schutzfrist von 15, 25, 30 oder 50 Jahren gilt, während der die Akten nur auf Gesuch hin einsehbar sind?

Verfahren: Sind die zugelassenen Eingabekanäle an Behörden und Gerichte, die Fristdokumentation sowie die geltenden Form- und Signaturvorgaben je Verfahren festgehalten?

Lesbarkeit: Ist sichergestellt, dass aufbewahrte Unterlagen über die ganze Frist hinweg mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen übereinstimmen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können?

Nachweise: Sind Versand, Zustellung und Empfang digitaler Schreiben belegt und die entsprechenden Nachweise abgelegt?

Signaturen und Zeitstempel: Sind qualifizierte elektronische Signaturen und qualifizierte Zeitstempel dort gesetzt, wo die Formvorschriften es verlangen?

Zugriff und Löschung: Sind Berechtigungen nach dem Prinzip des geringsten Zugriffs geregelt und besteht ein Löschkonzept, das Zweckbindung, Datensparsamkeit und Datenminimierung umsetzt?

Zuständigkeit und Ort: Ist bestimmt, wer für die Archivierung verantwortlich ist und an welchem Ort die Unterlagen aufbewahrt werden – auch bei einer Liquidation?

Prüfpunkte für die Umsetzung im eigenen Betrieb