Fattura elettronica e IVA: indicazioni obbligatorie e conservazione

Fattura elettronica e cartacea: stessi effetti IVA, nessun formato unico

L’Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC) definisce la fattura elettronica come un documento generato elettronicamente, con gli stessi contenuti ed effetti giuridici di una fattura cartacea. Riconosce quindi espressamente le fatture elettroniche come fatture a tutti gli effetti; si applicano le stesse regole valide per le fatture cartacee. La Legge sull’imposta sul valore aggiunto (LIVA) definisce la fattura come il documento con cui si addebita il corrispettivo per una prestazione, senza vincolare l’effetto giuridico alla denominazione formale (sostanza sulla forma). Di conseguenza, anche contratti, quietanze e scontrini fiscali sono considerati fatture ai sensi della LIVA.

In Svizzera non esiste alcun obbligo legale di utilizzare un determinato formato elettronico per le fatture. Sono affermati diversi standard con scopi differenti: la fattura QR, che dal 2020 ha gradualmente sostituito i precedenti bollettini di versamento ed è leggibile digitalmente pur non essendo un formato pienamente elettronico; il sistema svizzero di fatturazione elettronica, gestito da SIX e altri fornitori e particolarmente diffuso nel settore B2C; lo standard Swico, sviluppato dall’economia svizzera; nonché standard internazionali come XRechnung o il formato compatibile ZUGFeRD, rilevanti per le transazioni transfrontaliere. XRechnung è uno standard basato su XML, fondato sulla norma europea EN 16931 e diffuso principalmente in Germania e nell’UE.

Ai fini del trattamento IVA, non è il formato a essere decisivo, bensì la correttezza dei contenuti, la dimostrabilità e la conservazione. La scelta del formato dipende dai partner commerciali, dai processi e dai destinatari: fattura QR per i pagamenti con i clienti finali, Swico o sistemi di fatturazione elettronica per il traffico commerciale interno, XRechnung per gli affari con partner tedeschi o di altri Paesi UE.

Confronto dei formati di fattura elettronica: Svizzera vs. UE

Indicazioni obbligatorie IVA: questi elementi consentono generalmente la detrazione dell’imposta precedente

Una fattura che soddisfa i requisiti formali per l’emissione consente generalmente la detrazione dell’imposta precedente. Chiedete pertanto sempre una fattura corretta al prestatore del servizio. Di norma, deve contenere i seguenti elementi: nome e indirizzo del fornitore nonché il suo numero IVA – dal 1° gennaio 2014 il Numero d’identificazione delle imprese (UID) con l’aggiunta «IVA»; nome e indirizzo del destinatario (per gli scontrini fiscali a partire da CHF 400, stato 2012); data della consegna o della prestazione, se non identica alla data della fattura; descrizione precisa della consegna o del servizio; prezzo (corrispettivo) della consegna o del servizio; aliquota IVA applicata (ad es. «più 8,1% IVA») e importo dell’IVA, se non inclusa nel prezzo; firma (vedi spiegazioni sulla forza probante; secondo la prassi più recente dell’AFC, una firma elettronica non è obbligatoria, purché l’autenticità e l’integrità siano dimostrate in altro modo).

Mentre in Svizzera l’emissione di una fattura è obbligatoria per lo più solo su richiesta del destinatario, nell’UE sussiste un obbligo generale di emissione della fattura. Conseguenza pratica per le aziende svizzere: chi intende detrarre l’imposta precedente necessita di una fattura formalmente corretta e deve richiederla al fornitore; l’obbligo di emissione nasce qui tipicamente solo a seguito di tale richiesta.

Indicazioni obbligatorie per una fattura formalmente corretta

Forza probante delle fatture elettroniche: autenticità, integrità e tracciabilità

Le fatture elettroniche hanno fondamentalmente la stessa forza probante delle fatture cartacee, purché vengano rispettati i principi di una contabilità corretta e di una conservazione adeguata. Per i dati elettronici devono essere garantite oppure dimostrate l’autenticità e l’integrità. Come terzo criterio vale in Svizzera la non contestabilità dell’invio oppure della ricezione della fattura; nell’UE e in Germania, invece, deve essere garantita la leggibilità.

Fino al 2010 era previsto in Svizzera, come nell’UE e in Germania, che la forza probante di una fattura elettronica potesse essere garantita solo mediante firma elettronica. Secondo la prassi più recente dell’AFC, oggi non sussiste più l’obbligo di utilizzare una firma elettronica per l’emissione di fatture elettroniche. I dati firmati digitalmente offrono la migliore protezione contro modifiche non rilevabili; in assenza di firma, la prova dell’autenticità e dell’integrità può essere fornita, in base al principio della libera valutazione delle prove, tramite altri documenti giustificativi – come ordini o lettere di vettura, scritture contabili o giustificativi di pagamento. La forza probante di tali documenti va valutata caso per caso.

Un sistema di controllo interno (SCI) può servire come mezzo di prova, se le operazioni commerciali sono tracciabili in modo affidabile tra la fattura elettronica e gli altri documenti giustificativi. Devono essere rispettati i requisiti legali per la contabilità secondo l’art. 957a CO e secondo l’Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri commerciali, e i fatti nonché il sistema di riferimento devono essere verificabili. Chi elabora fatture elettroniche senza firma dovrebbe pertanto documentare procedure, competenze e struttura di archiviazione, affinché il nesso tra fattura, registrazione contabile e pagamento rimanga dimostrabile in ogni momento.

Vantaggi e rischi della firma elettronica nelle fatture elettroniche

Conservazione: dieci anni per i libri commerciali e i documenti contabili

Secondo l’art. 958f CO, i libri commerciali e i documenti contabili, nonché il rapporto di gestione e il rapporto di revisione, devono essere conservati per dieci anni. Il termine decorre dalla chiusura dell’esercizio sociale. Il rapporto di gestione e il rapporto di revisione devono essere conservati in forma scritta e firmata. I libri commerciali e i documenti contabili possono essere conservati su carta, in formato elettronico o in modo comparabile, purché sia garantita la corrispondenza con le operazioni commerciali e i fatti sottostanti e possano essere resi nuovamente leggibili in qualsiasi momento.

L’obbligo di tenere la contabilità riguarda le ditte individuali, le società di persone, le persone giuridiche, nonché le associazioni e le fondazioni (art. 957 CO). Nelle società per azioni, l’organizzazione e la configurazione della contabilità sono un compito inderogabile del consiglio di amministrazione (art. 716a cpv. 1 n. 3 CO) e non possono essere delegate. Il Consiglio federale ha emanato, con l’Ordinanza sui libri commerciali (OLCom), disposizioni sui libri commerciali da tenere, sui principi per la loro tenuta e conservazione, nonché sui supporti informativi utilizzabili. Accanto a queste, esistono altre disposizioni, tra cui nel Codice delle obbligazioni, nel diritto penale, nella Legge sull’imposta sul valore aggiunto e nell’Ordinanza sull’imposta sul valore aggiunto, nella Legge doganale, nelle leggi fiscali, nel diritto sulla protezione dei dati, nell’Ordinanza sul registro di commercio e nel diritto delle assicurazioni sociali. Si aggiungono l’Ordinanza del DFF sui dati e le informazioni elettronici (ODIE) e la Legge federale sulla firma elettronica (LSFE). Per banche, assicurazioni e casse pensioni valgono inoltre regole specifiche del settore.

Per le fatture elettroniche questo significa: il termine di dieci anni dalla chiusura dell’esercizio sociale vale indipendentemente dal fatto che il documento giustificativo sia presente su carta o in formato elettronico. Decisivo è che le registrazioni corrispondano alle operazioni commerciali sottostanti per l’intera durata del termine e possano essere rese nuovamente leggibili in qualsiasi momento. Ciò riguarda in particolare la documentazione dei cambiamenti di formato e di sistema: chi riceve dati di fatturazione in un formato strutturato deve assicurarsi che la leggibilità e il collegamento con la registrazione contabile e il pagamento rimangano intatti anche dopo un cambio di software o soluzione di archiviazione.

Termini di conservazione per i documenti aziendali in Svizzera

Transfrontaliero: quando gli obblighi UE e XRechnung riguardano anche le aziende svizzere

Nello spazio giuridico dell’UE sussiste un obbligo generale di emissione della fattura e le prescrizioni sono significativamente più dettagliate rispetto alla Svizzera: sono richiesti, tra l’altro, un numero di fattura sequenziale e l’indicazione dell’ID IVA del prestatore del servizio. Per le prestazioni intracomunitarie è spesso necessaria l’indicazione «RC» (Reverse Charge); le fatture di piccolo importo consentono una rappresentazione semplificata nel rispetto di determinate indicazioni minime.

Per gli affari con la Germania sono decisive due evoluzioni. Dal 1° gennaio 2025 tutte le aziende in Germania devono essere in grado di ricevere fatture elettroniche. Dovranno emetterle a partire dal 2025 fino al 2027, in modo graduale in base alle dimensioni dell’azienda. Negli appalti pubblici in Germania (B2G), la XRechnung è già obbligatoria. Regolamentazioni simili valgono in altri Paesi UE. La XRechnung è uno standard basato su XML, fondato sulla norma EN 16931. Consente un’elaborazione automatizzata dei dati di fatturazione senza interventi manuali.

Per le aziende svizzere che fanno affari con partner tedeschi o di altri Paesi UE, il supporto di tali formati diventa quindi praticamente rilevante – sia per poter ricevere ed elaborare le fatture dei fornitori tedeschi, sia per le proprie fatture indirizzate a clienti UE o a committenti pubblici. In Svizzera, invece, non esiste un mandato legale comparabile che imponga l’uso obbligatorio di un determinato formato di fattura elettronica.

Importanti tappe evolutive nel settore della fattura elettronica in Svizzera e nell’UE

Conclusione: punti di controllo per la pratica

Decisivi per la pratica sono una fattura formalmente corretta, una documentazione tracciabile di autenticità, integrità e non contestabilità, nonché la conservazione entro i termini previsti; per gli affari con la Germania o l’UE vanno inoltre verificati gli obblighi locali relativi ai formati e alla ricezione.