Facture électronique et TVA : mentions obligatoires et conservation

Facture électronique et facture papier : mêmes conséquences en matière de TVA, pas de format unique

L’Administration fédérale des contributions (AFC) définit la facture électronique comme un document généré électroniquement, présentant le même contenu et les mêmes effets juridiques qu’une facture papier. Elle reconnaît ainsi explicitement les factures électroniques en tant que factures ; les mêmes règles s’appliquent que pour les factures papier. La loi sur la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA) définit la facture comme le document servant à facturer la contrepartie d’une prestation et n’associe pas l’effet juridique à la dénomination (substance over form). Par conséquent, les contrats, les reçus et les tickets de caisse sont également considérés comme des factures au sens de la LTVA.

En Suisse, aucune obligation légale n’impose un format électronique spécifique pour les factures. Plusieurs standards aux objectifs variés sont établis : la facture QR, qui remplace progressivement les bulletins de versement depuis 2020 et est lisible numériquement sans être un format entièrement électronique ; le système suisse de facturation électronique, exploité par SIX et d’autres prestataires, particulièrement répandu dans le domaine B2C ; le standard Swico, développé par l’économie suisse ; ainsi que des standards internationaux comme XRechnung ou le format compatible ZUGFeRD, pertinents pour les transactions transfrontalières. XRechnung est un standard basé sur XML, fondé sur la norme européenne EN 16931, principalement utilisé en Allemagne et dans l’UE.

Pour le traitement de la TVA, ce n’est pas le format qui décide, mais bien la conformité du contenu, la traçabilité et la conservation. Le choix du format dépend des partenaires commerciaux, des processus et des destinataires : facture QR pour les paiements avec les clients finaux, Swico ou systèmes de facturation électronique pour les transactions nationales, XRechnung pour les affaires avec des partenaires allemands ou d’autres pays de l’UE.

Comparaison des formats de facturation électronique : Suisse vs UE

Mentions obligatoires pour la TVA : ces éléments permettent généralement la déduction de la taxe préalable

Une facture qui satisfait aux exigences formelles de facturation permet généralement la déduction de la taxe préalable. Exigez donc toujours une facture correcte auprès du prestataire. En règle générale, elle doit contenir les éléments suivants : nom et adresse du fournisseur ainsi que son numéro de TVA – depuis le 1er janvier 2014, le numéro d’identification des entreprises (IDE) avec la mention « TVA » ; nom et adresse du destinataire (pour les tickets de caisse dès CHF 400, état 2012) ; date de la livraison ou de la prestation, si elle ne correspond pas à la date de la facture ; désignation précise de la livraison ou de la prestation ; prix (contrepartie) de la livraison ou de la prestation ; taux de TVA appliqué (par ex. « plus 8,1 % de TVA ») et montant de la TVA, s’il n’est pas inclus dans le prix ; signature (voir explications sur la force probante ; selon la pratique récente de l’AFC, une signature électronique n’est pas obligatoire si l’authenticité et l’intégrité sont prouvées par d’autres moyens).

Alors qu’en Suisse l’émission d’une facture n’est généralement obligatoire que sur demande du destinataire, il existe dans l’UE une obligation générale de facturation. Conséquence pratique pour les entreprises suisses : celui qui souhaite déduire la taxe préalable a besoin d’une facture formellement correcte et doit la réclamer au fournisseur – l’obligation d’émettre naît ici typiquement seulement suite à cette demande.

Mentions obligatoires pour une facture formellement correcte

Force probante des factures électroniques : authenticité, intégrité et traçabilité

Les factures électroniques ont fondamentalement la même force probante que les factures papier, à condition que les principes d’une comptabilité régulière et d’une conservation correcte soient respectés. Pour les données électroniques, l’authenticité et l’intégrité doivent être assurées ou prouvées. En Suisse, un troisième critère est l’incontestabilité de l’envoi ou de la réception de la facture – dans l’UE et en Allemagne, c’est la lisibilité qui doit être assurée.

Jusqu’en 2010, il était prévu en Suisse, comme dans l’UE et en Allemagne, que la force probante d’une facture électronique ne pouvait être assurée que par une signature électronique. Selon la pratique actuelle de l’AFC, il n’y a plus d’obligation d’utiliser une signature électronique pour la facturation électronique. Les données signées numériquement offrent la meilleure protection contre les modifications indétectables ; en l’absence de signature, la preuve de l’authenticité et de l’intégrité peut être apportée par d’autres pièces justificatives selon le principe de la libre appréciation des preuves – par exemple des bons de commande ou de livraison, des écritures comptables ou des preuves de paiement. La force probante de ces documents doit être évaluée au cas par cas.

Un système de contrôle interne (SCI) peut servir de moyen de preuve si les opérations commerciales peuvent être retracées de manière fiable entre la facture électronique et les autres pièces justificatives. Les exigences légales en matière de comptabilité selon l’art. 957a CO et selon l’ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de commerce doivent être respectées, et les faits ainsi que le système de référence doivent être vérifiables. Ceux qui traitent des factures électroniques sans signature devraient donc documenter les procédures, les responsabilités et la structure d’archivage, afin que le lien entre la facture, l’écriture comptable et le paiement reste prouvable à tout moment.

Avantages et risques de la signature électronique pour les factures électroniques

Conservation : dix ans pour les livres de commerce et les pièces comptables

Selon l’art. 958f CO, les livres de commerce et les pièces comptables, ainsi que le rapport annuel et le rapport de révision, doivent être conservés pendant dix ans. Le délai commence à l’expiration de l’exercice commercial. Le rapport annuel et le rapport de révision doivent être conservés sous forme écrite et signée. Les livres de commerce et les pièces comptables peuvent être conservés sur papier, électroniquement ou de manière comparable, pour autant que la concordance avec les opérations commerciales et les faits sous-jacents soit garantie et qu’ils puissent être rendus lisibles à tout moment.

L’obligation de tenir une comptabilité incombe aux entreprises individuelles, aux sociétés de personnes, aux personnes morales ainsi qu’aux associations et fondations (art. 957 CO). Dans la société anonyme, l’organisation et la conception de la comptabilité sont une tâche inaliénable du conseil d’administration (art. 716a al. 1 ch. 3 CO) et ne peuvent pas être déléguées. Le Conseil fédéral a édicté, avec l’Ordonnance sur les livres de commerce (OLC), des prescriptions concernant les livres de commerce à tenir, les principes régissant leur tenue et leur conservation, ainsi que les supports d’information utilisables. Il existe en outre d’autres prescriptions, notamment dans le Code des obligations, le droit pénal, la loi sur la taxe sur la valeur ajoutée et l’ordonnance sur la taxe sur la valeur ajoutée, la loi sur les douanes, les lois fiscales, le droit de la protection des données, l’ordonnance sur le registre du commerce et le droit des assurances sociales. S’y ajoutent l’ordonnance du DFF sur les données et informations électroniques (ODIE) et la loi fédérale sur les signatures électroniques (ZertES). Des règles spécifiques au secteur s’appliquent en outre aux banques, aux assurances et aux caisses de pension.

Pour les factures électroniques, cela signifie : le délai de dix ans à compter de la fin de l’exercice commercial s’applique indépendamment du fait que la pièce justificative soit sur papier ou électronique. L’essentiel est que les enregistrements correspondent aux opérations commerciales sous-jacentes pendant toute la durée du délai et qu’ils puissent être rendus lisibles à tout moment. Cela concerne notamment la documentation des changements de format et de système : celui qui reçoit des données de facturation dans un format structuré doit s’assurer que la lisibilité et le lien avec l’écriture comptable et le paiement restent préservés même après un changement de logiciel ou de solution d’archivage.

Délais de conservation des documents commerciaux en Suisse

Transfrontalier : quand les obligations de l’UE et XRechnung concernent aussi les entreprises suisses

Dans l’espace juridique de l’UE, il existe une obligation générale de facturation, et les prescriptions sont nettement plus détaillées qu’en Suisse : un numéro de facture séquentiel et l’indication de l’ID TVA du prestataire sont notamment exigés. Pour les prestations intracommunautaires, la mention « RC » (Reverse Charge) est souvent requise ; les factures de petits montants permettent une présentation simplifiée dans le respect de certaines mentions minimales.

Deux évolutions sont déterminantes pour les affaires avec l’Allemagne. Dès le 1er janvier 2025, toutes les entreprises en Allemagne doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. Elles devront les émettre de manière échelonnée de 2025 à 2027 selon la taille de l’entreprise. Pour les marchés publics en Allemagne (B2G), la XRechnung est déjà obligatoire. Des réglementations similaires s’appliquent dans d’autres pays de l’UE. La XRechnung est un standard basé sur XML, fondé sur la norme EN 16931. Elle permet un traitement automatisé des données de facturation sans intervention manuelle.

Pour les entreprises suisses qui font des affaires avec des partenaires allemands ou d’autres pays de l’UE, le support de tels formats devient ainsi pratiquement pertinent – que ce soit pour pouvoir recevoir et traiter les factures des fournisseurs allemands, ou pour leurs propres factures adressées à des clients de l’UE ou à des donneurs d’ordre publics. En Suisse, en revanche, il n’existe pas de mandat légal comparable imposant l’utilisation obligatoire d’un format spécifique de facture électronique.

Étapes importantes dans le domaine de la facturation électronique en Suisse et dans l’UE

Conclusion : points de contrôle pour la pratique

Pour la pratique, les éléments décisifs sont une facture formellement correcte, une documentation traçable de l’authenticité, de l’intégrité et de l’incontestabilité, ainsi que la conservation dans les délais ; pour les affaires avec l’Allemagne ou l’UE, il convient en outre de vérifier les obligations locales en matière de format et de réception.