Budgetizzare i costi IT nelle PMI svizzere: blocchi, durate e ammortamenti

Suddividere i costi IT in blocchi – e budgetizzare ogni blocco diversamente

Il conto IT viene suddiviso in cinque blocchi per la budgetizzazione: Hardware, licenze, abbonamenti cloud, manutenzione e supporto nonché progetti. Ogni blocco segue una propria logica temporale: l’hardware e le licenze iniziali sono spese una tantum, gli abbonamenti e il supporto hanno cadenza periodica, i progetti si estendono su mesi o anni.

Se un bene viene attivato, il suo valore viene ammortizzato nel conto economico lungo la durata utile economica; senza attivazione, l’intero importo viene registrato una tantum nel conto economico. Lo stesso esborso di cassa grava sul risultato annuale in modo diverso a seconda del blocco: una tantum oppure distribuito su più anni.

Per ogni blocco, il budget deve includere quattro indicazioni: importo, momento o periodicità, durata contrattuale con relativo preavviso di disdetta e durata utile prevista. Per gli abbonamenti, la manutenzione e il supporto, il ritmo dei pagamenti corrisponde al ritmo dei costi; determinante è il preavviso di disdetta, poiché definisce la prima data possibile per l’uscita dal contratto.

Per l’hardware e le licenze, è la durata utile stimata a decidere come l’importo si distribuisce negli anni. Chi utilizza un bene senza possederlo non detiene generalmente il potere di disposizione ai sensi dei criteri di attivazione; tali rate rimangono costi periodici e non compaiono come ammortamenti.

Blocchi di costo IT secondo la logica di budgetizzazione e la natura dei costi

Quando una spesa IT diventa un’attività?

L’art. 959 cpv. 2 CO descrive l’obbligo di attivazione come segue: «Le attività devono essere iscritte nello stato patrimoniale se, in seguito a eventi passati, è possibile disporne, è probabile un afflusso di mezzi e il loro valore può essere stimato in modo affidabile. Altre attività non devono essere iscritte nello stato patrimoniale.»

La dottrina ne deduce cinque caratteristiche da soddisfare cumulativamente: bene patrimoniale, potere di disposizione, eventi passati, probabile afflusso di mezzi e valore stimabile in modo affidabile (Chiusura contabile secondo il diritto contabile svizzero, Dr. Marco Gehrig).

Tre caratteristiche sono decisive nella pratica. Il potere di disposizione non si riferisce alla proprietà giuridica, bensì a quella economica, ovvero al controllo fattuale.

Per il probabile afflusso di mezzi vale il principio di prudenza: l’afflusso deve essere praticamente certo. Come valore stimabile in modo affidabile valgono in particolare i costi di acquisto o di produzione.

Se manca anche solo una di queste caratteristiche per un acquisto IT, questo non può essere iscritto nello stato patrimoniale e transita interamente attraverso il conto economico.

Il CO non prevede una soglia minima fissa per l’attivazione; la decisione su a partire da quale importo attivare è lasciata alla discrezionalità. Questa lacuna deve essere colmata dalla PMI con una soglia interna di importo, applicata uniformemente a tutti gli acquisti comparabili. Senza di essa, è di fatto il caso a decidere se una spesa appesantisce il risultato in un solo anno o viene distribuita su più anni.

Passaggi per l’attivazione delle attività IT secondo il diritto contabile svizzero

Software, licenze e abbonamenti cloud: tre casi, tre voci di budget

Il software acquistato deve essere attivato fondamentalmente come attività immateriale secondo il CO, gli Swiss GAAP FER e gli IFRS, e ammortizzato sistematicamente lungo la durata utile. Il prezzo di acquisto e i costi accessori di acquisizione di una licenza rientrano nel calcolo degli investimenti, non nella voce di costo corrente.

Il software sviluppato internamente viene trattato in modo differenziato. Secondo il CO esiste una facoltà di scelta per l’attivazione; gli Swiss GAAP FER e gli IFRS richiedono l’attivazione se vengono soddisfatti criteri rigorosi.

I costi di sviluppo possono essere attivati se sono dimostrabili la fattibilità tecnica e l’utilità futura. I costi di ricerca devono essere registrati coerentemente come costi in base a tutti gli standard e non possono essere attivati.

Chi sviluppa internamente deve stabilire internamente a partire da quale fase del progetto i costi sono considerati costi di sviluppo e come viene fornita la prova.

Gli abbonamenti cloud correnti, le licenze in abbonamento nonché i contratti di manutenzione e supporto generano costi periodicamente. Devono essere pianificati nel conto economico lungo la durata contrattuale e gestiti nella pianificazione della liquidità come pagamenti ricorrenti. Il budget necessita di tre linee separate: software attivato con piano di ammortamento, software sviluppato internamente con eventuale attivazione, nonché abbonamenti e manutenzione come costo ricorrente.

Contabilizzazione del software: acquisto vs. sviluppo interno

Armonizzare durata contrattuale e durata utile

L’ammortamento si basa sulla durata utile stimata, non sulla durata contrattuale. Un abbonamento di lunga durata non crea un motivo per l’attivazione, poiché all’azienda manca generalmente il potere di disposizione su di esso; un vincolo contrattuale lungo aumenta soltanto gli importi di costo vincolati su più anni. Viceversa, un acquisto non diventa attivabile semplicemente perché un contratto ha una lunga durata.

Se la durata utile viene stimata troppo breve, l’ammortamento aumenta nei primi anni e il conto economico viene alleggerito negli anni successivi. Questo alleggerimento è ingannevole: nasconde il fatto che alla fine della durata utile sarà necessario un investimento di sostituzione, per il quale non sono stati budgetizzati costi. Chi definisce la durata utile di un blocco deve quindi inserire contestualmente la data prevista per l’investimento di sostituzione nella pianificazione pluriennale e considerare l’ammortamento annuale come un flusso di ritorno per tale investimento.

Piano temporale per le spese IT: dall’acquisto all’investimento di sostituzione

Aliquote di ammortamento come base per la budgetizzazione

La tabella degli ammortamenti dell’Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC) indica aliquote di ammortamento in percentuale del valore contabile. Essa include, tra l’altro, gli impianti di elaborazione dati (hardware e software) con il 40 percento, nonché una voce per i valori immateriali che servono all’attività lucrativa. Per la propria pianificazione, queste aliquote costituiscono un termine di confronto: mostrano quale impatto annuale si genera con l’ammortamento degressivo su un valore contabile residuo.

L’ammortamento lineare e quello degressivo gravano sul risultato annuale in modo diverso: il metodo degressivo sottrae la parte maggiore del valore nel primo anno e decresce successivamente, mentre quello lineare distribuisce l’importo uniformemente sulla durata utile. Il diritto fiscale riconosce senza contraddizioni le aliquote normali lineari e degressive.

L’art. 62 della Legge federale sull’imposta federale diretta (LIFD) si ricollega agli ammortamenti giustificati commercialmente. Il CO e gli Swiss GAAP FER richiedono invece coerenza metodologica e disclosure nell’allegato.

Le riserve silenti sono ammesse dal CO, ma limitate dal diritto fiscale. Una PMI deve quindi decidere se sfruttare le aliquote fiscalmente ammissibili o utilizzare una durata utile giustificata economicamente – e mantenere questa scelta negli anni.

Confronto dei metodi di ammortamento: lineare vs. degressivo

Dalla lista dei blocchi al conto IT pluriennale

La panoramica pluriennale riunisce i blocchi e separa due grandezze spesso confuse: la spesa di investimento, che grava completamente sulla liquidità nell’anno di pagamento, e il costo periodizzato, che si genera nel conto economico tramite l’ammortamento. Un acquisto nell’anno 1 grava immediatamente sulla liquidità, ma sul conto economico solo con l’ammortamento annuale.

Colonne sensate sono: anno, spese di investimento per blocco, ammortamenti per blocco, costi operativi ricorrenti derivanti da abbonamenti, manutenzione e supporto, nonché il costo totale del conto economico. Gli importi ricorrenti vengono inseriti lungo la durata contrattuale, i progetti nell’anno in cui vengono realizzati e pagati, gli investimenti di sostituzione nell’anno in cui termina la durata utile del predecessore. Solo questo confronto mostra in quale anno un investimento IT colpisce il risultato e in quale anno vincola la liquidità.

Direttiva di attivazione: regole invece di decisioni caso per caso

Poiché il CO lascia spazio discrezionale e non conosce una soglia minima di attivazione, è necessaria una direttiva scritta che preveda almeno una soglia interna di importo, a partire dalla quale una spesa IT viene attivata. A ciò si aggiungono le durate utili per blocco, la regola per gli investimenti di sostituzione – attivare o registrare immediatamente come costo – e il trattamento degli abbonamenti e dei contratti di manutenzione, che rimangono costi periodici indipendentemente dalla loro durata.

Gli Swiss GAAP FER richiedono coerenza metodologica e disclosure nell’allegato; i principi scelti devono essere applicati uniformemente negli anni e descritti nell’allegato. Attraverso il principio di rilevanza, il diritto fiscale si ricollega al bilancio commerciale, motivo per cui una pratica di attivazione definita una volta influenza anche il calcolo fiscale.

Le piccole e medie imprese devono rispettare almeno le disposizioni del Codice delle obbligazioni e possono inoltre applicare gli Swiss GAAP FER. La scelta dello standard appartiene alla direttiva, poiché modifica gli obblighi di attivazione per il software sviluppato internamente.

La direttiva è quindi anche uno strumento di gestione: sostituisce le decisioni caso per caso, rende comparabile il conto pluriennale e può essere documentata entro termini utili in caso di revisione o cambio di sistema.