Introdurre la fattura elettronica in Svizzera: formati, processi e conservazione

Fattura elettronica, fattura PDF e «fattura digitale»: chiarire le differenze

Una fattura PDF inviata via e-mail viene spesso considerata una fattura elettronica nella pratica quotidiana. Dal punto di vista tecnico, tuttavia, questo non è sufficiente: una vera fattura elettronica è un formato di dati strutturato e leggibile da macchina, come l'XML, che i sistemi finanziari possono leggere, convalidare ed elaborare automaticamente. Un PDF con immagini incorporate non soddisfa questi requisiti; anche la fattura QR non è considerata una fattura elettronica.

L'Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC) definisce le fatture elettroniche nella sua prassi attualmente vigente come documenti generati elettronicamente con gli stessi contenuti e effetti giuridici delle fatture cartacee. L'AFC riconosce espressamente le fatture elettroniche come fatture valide; si applicano le stesse regole.

La Legge sull'imposta sul valore aggiunto (LIVA) intende la fattura come il documento con cui si rende conto del corrispettivo per una prestazione. La denominazione non ha importanza; anche contratti, ricevute e scontrini fiscali sono considerati fatture ai sensi della LIVA. La legge non si pronuncia sul supporto, sia esso cartaceo o elettronico.

La bozza della LIVA Info n. 16 rivista «Contabilità e fatturazione» del 3 maggio 2023 introduce, accanto alla fattura cartacea e alla fattura elettronica, una terza categoria: la «fattura digitale». Si tratta di una bozza, non di una prassi vigente; chi decide su formati, processi e archiviazione dovrebbe comunque distinguere tra queste tre categorie.

Per la classificazione vale il principio della «sostanza sulla forma»: decisivi sono il contenuto e l'effetto giuridico, non la denominazione.

EN 16931 come denominatore comune – e le conseguenze per la scelta del formato

La norma europea EN 16931 descrive un modello di dati semantico: tutti gli elementi di contenuto che possono figurare in una fattura. I formati nazionali o specifici del settore la implementano come CIUS (Core Invoice User Specification) in modo tipico per paese. La base della fatturazione strutturata non è quindi un singolo formato di file, ma un modello di contenuto comune.

Su questa base si innestano diversi formati: swissDIGIN XML è considerato lo standard raccomandato in Svizzera per la fatturazione elettronica, specialmente nel contesto B2G (Business-to-Government). Accanto a questo vi sono ZUGFeRD (PDF ibrido con XML incorporato), XRechnung (solo XML) e Peppol BIS. La Svizzera non prescrive un formato unico; questo lascia alle aziende flessibilità.

XRechnung è nato nel 2017 come formato per lo scambio di dati di fatturazione con la pubblica amministrazione. Si è affermato negli scambi B2G ed è adatto anche per le fatture B2B; la sua specifica è aperta.

XRechnung e ZUGFeRD si sono stabiliti come formati in Germania. Entrambi rispondono all'obbligo di fatturazione elettronica nel B2B e sono adatti anche per il B2G. I formati accettati sono XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS 3.0 e altre strutture XML conformi.

ZUGFeRD conosce diversi profili; bisogna prestare attenzione al profilo utilizzato. Nel settore pubblico, la fatturazione elettronica in Svizzera è regolata principalmente dall'Amministrazione federale delle finanze (AFF) e integrata da standard promossi da eCH, swissDIGIN e dall'autorità svizzera Peppol.

Secondo il considerando 8 della Direttiva 2014/55/UE del Parlamento europeo e del Consiglio del 16 aprile 2014, il requisito della piena interoperabilità si ripercuote su tre livelli: sul contenuto della fattura (semantica), sul formato o linguaggio utilizzato (sintassi) e sul metodo di trasmissione dei dati. Un formato è quindi idoneo solo se contenuto, sintassi e canale di trasmissione sono coerenti tra loro. Un qualsiasi formato di dati elettronico come il PDF non soddisfa questi requisiti.

I criteri di selezione per i formati B2B e B2G svizzeri sono il supporto del destinatario, la conformità alla EN 16931, il profilo e il canale di trasmissione. Nel contesto B2G si aggiunge swissDIGIN XML come standard raccomandato. Nel contesto B2B la Svizzera rimane flessibile, poiché non è prescritto un formato unico. Chi emette fatture B2B concorda formato, versione e profilo con la controparte. Come canali di trasmissione servono e-mail, Peppol, EDI, portali e interfacce ERP.

Obbligo o volontarietà: la situazione attuale in Svizzera

La Svizzera non conosce un obbligo generale di fattura elettronica per le imprese. È obbligatoria la fattura elettronica nei confronti dell'Amministrazione federale per i fornitori, purché il valore contrattuale superi i 5'000 franchi.

Questo obbligo vale dal 1° gennaio 2016; le fatture cartacee o i semplici file PDF non sono validi in questi casi. L'autorità competente è l'Amministrazione federale delle finanze (AFF); ulteriori informazioni sono disponibili su e-rechnung.admin.ch. L'AFF gestisce una hotline al numero +41 58 462 93 00 ed è raggiungibile via e-mail all'indirizzo [email protected].

Le fatture strutturate vengono trasmesse tramite canali elettronici approvati, definiti dall'autorità federale ricevente. Non esiste un'unica piattaforma di clearing a livello nazionale.

La Svizzera non è membro dell'Unione europea e non applica direttamente le normative UE. Ha sviluppato un quadro proprio per promuovere l'efficienza e la trasparenza nel sistema fiscale, in particolare nei confronti dei fornitori statali.

I Cantoni gestiscono la questione in modo diverso: a seconda del Cantone, esiste un obbligo di fattura elettronica in misura diversa o per nulla. Chi serve committenti pubblici chiarisce i requisiti per ogni committente.

Nel traffico commerciale tra imprese (B2B) la fattura elettronica rimane volontaria, ma sta guadagnando molta importanza. Non esiste un mandato svizzero annunciato per le fatture elettroniche B2B strutturate.

Per le fatture ai clienti privati (B2C) la fattura QR rimane lo standard di riferimento; questo vale anche per la maggior parte delle relazioni commerciali delle PMI in Svizzera. La necessità di agire deriva principalmente dal ruolo di fornitore dell'Amministrazione federale, dalle prescrizioni cantonali e dai requisiti dei partner commerciali.

Perché l'evoluzione UE riguarda direttamente le imprese svizzere

La fattura elettronica nell'UE risale all'iniziativa «VAT in the Digital Age» (VIDA) della Commissione UE dell'8 dicembre 2022. Mira ad adeguare le condizioni quadro del sistema IVA alla realtà digitale e a ridurre soprattutto la vulnerabilità alla frode fiscale nel commercio transfrontaliero all'interno dell'UE.

VIDA si basa su tre pilastri: Digital Reporting Requirements, norme IVA aggiornate per l'economia delle piattaforme e Single VAT Registration. La fattura elettronica appartiene al primo pilastro ed è considerata la soluzione auspicata per lo scambio di dati con le autorità fiscali. La raccolta centrale dei dati diventerà concreta però solo tra il 2028 e il 2032.

Secondo la valutazione d'impatto della Commissione UE del 2022, la fattura elettronica si è rivelata la soluzione più vantaggiosa rispetto ad altre misure come SAF-T o Real Time Reporting. È previsto che i dati rilevanti per l'IVA vengano registrati in futuro in un sistema di dichiarazione elettronico.

In molti Stati UE la fattura elettronica nelle relazioni B2G è obbligatoria da anni. Nelle relazioni B2B è in parte volontaria, in parte l'introduzione è ancora in discussione.

Per le imprese svizzere questo significa: chi emette fatture a clienti UE o le riceve da fornitori UE deve poter verificare la correttezza formale delle fatture elettroniche, archiviarle in modo sicuro ed elaborarle ulteriormente. I requisiti non derivano da un obbligo svizzero, ma dalla relazione commerciale.

La pressione è aumentata dalla normativa tedesca: dal 1° gennaio 2025 tutte le imprese B2B soggette a imposta sul fatturato in Germania devono essere in grado di ricevere fatture strutturate e leggibili da macchina. L'obbligo di emissione segue a scaglioni: per le grandi imprese dal 2027, completamente per tutte le imprese dal 2028. La ricezione è quindi una pratica consolidata per le imprese svizzere con clienti tedeschi, l'emissione si avvicina.

In Germania l'obbligo di fattura elettronica si basa sulla Legge sulle opportunità di crescita 2023/2024 e sull'§ 14 UStG, che definisce la fattura elettronica. Una circolare del Ministero federale delle finanze (BMF) sulla fattura elettronica e le norme GoBD sulla conservazione elettronica integrano il quadro. Per le imprese svizzere con relazioni commerciali tedesche, queste basi sono determinanti.

Ricezione, convalida e integrazione nel flusso di lavoro delle fatture

La ricezione di una fattura elettronica segue un processo tecnico: innanzitutto il file di dati strutturato deve essere accettato senza modifiche – ad esempio XML, un PDF ibrido ZUGFeRD o un file secondo Peppol BIS. Successivamente avviene la convalida tecnica: il file deve corrispondere alla norma EN 16931 e ai requisiti nazionali applicabili. Solo allora la fattura viene importata nel flusso di lavoro interno.

Per le imprese svizzere, la ricezione, la convalida, l'integrazione nel workflow e l'archiviazione a lungo termine fanno parte del processo di fatturazione. Le destinazioni di importazione sono tipicamente sistemi ERP, di automazione AP o di contabilità. Lì i dati strutturati vengono ulteriormente elaborati. Prima della registrazione contabile, la sintassi e i dati fiscali devono essere convalidati; la convalida si orienta alla EN 16931 e ai requisiti nazionali applicabili.

Strumenti di convalida come KOSIT e Mustang controllano automaticamente i dati XML in entrata rispetto alla EN 16931 e alle specifiche X-Rechnung applicabili. Le fatture elettroniche non valide possono essere rifiutate all'inizio del processo, prima che raggiungano i sistemi ERP o di contabilità.

Come canali di trasmissione sono possibili e-mail, Peppol, EDI, portali e interfacce ERP. Quale canale sia sensato dipende dalle dimensioni e dal grado di digitalizzazione della controparte; nella pratica diversi canali operano in parallelo.

Una checklist per la ricezione è: accettare il file di dati strutturato senza modifiche, convalidarlo tecnicamente secondo EN 16931 e i requisiti nazionali, controllare sintassi e dati fiscali, importarlo nel sistema ERP, dei creditori o di elaborazione fatture e archiviare l'originale. Questa sequenza impedisce che l'inserimento manuale annulli il vantaggio della fattura elettronica.

Prima della prima ricezione di una fattura elettronica vanno chiariti i punti aperti: quali sistemi sono in grado di leggere dati strutturati? Chi è responsabile della convalida tecnica, chi del controllo contenutistico?

Da regolamentare sono anche i casi di errore, se un file non supera la convalida, e la riconciliazione dei dati anagrafici come riferimenti fornitori e ordini tramite interfacce. Chi definisce preventivamente questi ruoli e interfacce evita l'elaborazione manuale successiva della prima fattura elettronica.

Per l'emissione vale la stessa struttura in direzione inversa: la fattura viene generata in un formato conforme alla EN 16931 e inviata tramite il canale concordato. Come canali sono possibili e-mail, Peppol, EDI, portali e interfacce ERP. L'originale va archiviato.

Per gli emittenti svizzeri il processo di spedizione inizia con la scelta del formato: swissDIGIN XML è lo standard raccomandato nel contesto B2G, nell'area B2B decide la controparte insieme all'emittente. Seguono poi generazione, spedizione e archiviazione dell'originale.

Una checklist per l'emissione è: chiarire formato, versione e profilo, generare la fattura strutturata, inviarla tramite il canale concordato e archiviare l'originale senza modifiche. Nel contesto B2G sono determinanti le prescrizioni dell'AFF; nel contesto B2B i requisiti dei partner commerciali.

Conservazione in Svizzera: principi e forza probatoria

Gli obblighi di conservazione in Svizzera sono regolati principalmente dal Codice delle obbligazioni (CO) e dal diritto fiscale. L'art. 958f CO stabilisce quali documenti devono essere conservati e per quanto tempo. Complementare è l'Ordinanza sulla tenuta dei libri contabili (OLC), che fissa i requisiti per i libri contabili, le giustificazioni contabili e la corrispondenza commerciale tenuti, registrati e conservati elettronicamente.

I termini di conservazione fondamentali in Svizzera sono di 10 anni per libri contabili e giustificazioni contabili, rapporti di gestione, conti annuali, bilanci, libri cassa, inventari, liste salariali nonché corrispondenza e contratti. Il termine inizia rispettivamente con la fine dell'esercizio sociale in cui il documento è stato creato.

Tra i documenti da conservare vi sono tutte le fatture in entrata e in uscita, le ricevute e altri giustificativi di pagamento. Le fatture in forma elettronica hanno fondamentalmente la stessa forza probatoria delle fatture cartacee, purché siano rispettati i principi di una contabilità corretta. Determinante è la prassi dell'AFC; essa riconosce espressamente le fatture elettroniche come fatture e sottolinea che si applicano le stesse regole.

Il CO permette negli articoli 957 e 962 di tenere e conservare i libri, le giustificazioni contabili e la corrispondenza commerciale in forma scritta, elettronica o comparabile, purché sia garantita la corrispondenza con le operazioni sottostanti. Il diritto contabile è integrato dall'OLC.

I requisiti fiscali relativi all'IVA per la fattura elettronica sono definiti dalla Legge sull'imposta sul valore aggiunto (LIVA), dall'Ordinanza sull'imposta sul valore aggiunto (OIVA) e dall'Ordinanza del Dipartimento federale delle finanze sui dati e le informazioni elettronici (ODIE). L'ODIE regola i presupposti tecnici, organizzativi e procedurali affinché i dati di fatturazione elettronici siano accettati dall'AFC come mezzo di prova inequivocabile.

Secondo l'art. 122 cpv. 1 OIVA, a una fattura elettronica viene riconosciuta la stessa forza probatoria di una fattura cartacea solo se i requisiti sono soddisfatti.

Nella pratica questo significa: va assicurato il file originale strutturato – invariato e tracciabile. Una versione PDF derivata o una stampa facilitano la leggibilità, ma non sostituiscono l'originale; così facendo si perdono i dati leggibili da macchina.

I documenti possono essere conservati fisicamente o elettronicamente. Importante è che i documenti rimangano leggibili, completi e invariati. I sistemi di archiviazione elettronica devono proteggere i dati da perdita, distruzione e accesso non autorizzato.

La conservazione deve essere garantita per l'intera durata del termine vigente. Organizzativamente va regolato il trattamento dei cambi di formato: se un formato viene abbandonato, deve rimanere garantita la leggibilità delle fatture archiviate. Chiare responsabilità per l'archiviazione e la resa leggibile appartengono alla soluzione tanto quanto il sistema di elaborazione.

Secondo le norme GoBD, in Germania l'XML originale rispettivamente il PDF-XML deve essere archiviato per dieci anni. Questo termine vale per le imprese svizzere se sono soggette agli obblighi IVA tedeschi.

Ingresso graduale: cosa dovrebbero chiarire prima le imprese

Un ingresso pragmatico non inizia con la scelta del software, ma con un'analisi dello stato attuale. Innanzitutto vanno identificate le relazioni commerciali e i paesi coinvolti: chi mi fornisce fatture, a chi emetto fatture e quali di queste sono già strutturate?

In un secondo passo, formato e canale di trasmissione vengono concordati con i partner più importanti. Poiché la Svizzera non prescrive un formato unico, questa coordinazione non può essere delegata; essa decide se i file ricevuti potranno effettivamente essere elaborati automaticamente in seguito.

Segue poi un test del processo di ricezione e convalida con partner selezionati, prima che il processo venga diffuso ampiamente. Parallelamente va regolata l'archiviazione, incluse le responsabilità e le procedure per la resa leggibile. Un'espansione graduale è più realistica di una conversione一次性 di tutto il traffico di fatturazione.

Una checklist di introduzione è: registrare relazioni commerciali e paesi, concordare formati e canali con i partner, testare ricezione e convalida, regolare archiviazione e resa leggibile nonché definire ruoli e interfacce. Così la convalida tecnica, il controllo contenutistico e l'importazione nel sistema di fatturazione vengono chiariti in anticipo.

Per le fatture all'Amministrazione federale sono determinanti le prescrizioni dell'AFF: per un valore contrattuale superiore a 5'000 franchi la presentazione elettronica è obbligatoria dal 1° gennaio 2016. Informazioni, hotline ed e-mail sono disponibili su e-rechnung.admin.ch. Per i committenti cantonali i requisiti vanno chiariti per ogni Cantone.

Chi ha clienti o fornitori tedeschi adatta la ricezione alla normativa tedesca: dal 1° gennaio 2025 tutte le imprese B2B soggette a imposta sul fatturato devono essere in grado di ricevere fatture strutturate e leggibili da macchina. L'obbligo di emissione segue a scaglioni dal 2027 e completamente dal 2028.

Per l'emissione, un ulteriore passo integra la checklist di introduzione: definire formati e canali anche per le proprie fatture, testare generazione e spedizione nonché assicurare l'archiviazione. Nel traffico B2G valgono le prescrizioni dell'AFF; swissDIGIN XML è lo standard raccomandato. Nel traffico B2B rimane decisiva la coordinazione con i partner.

Un progetto pilota dovrebbe verificare entrambe le direzioni: la ricezione e l'emissione di fatture elettroniche. Così la convalida tecnica, la spedizione e l'importazione vengono chiarite prima del rollout ampio.

Nel pilota va verificato separatamente se la soluzione scelta legge i formati strutturati utilizzati e mantiene i file originali invariati e leggibili.