Elaborazione digitale delle fatture in entrata: flusso di lavoro, approvazioni e archiviazione

Cosa comprende un flusso di lavoro digitale per le fatture in entrata

Un flusso di lavoro digitale per le fatture copre l'intero percorso di una fattura in entrata: ricezione, estrazione dei dati, verifica, approvazione e archiviazione conforme alla legge. Le fasi operative rimangono le stesse; la differenza risiede nel fatto che l'intero processo avviene all'interno di una soluzione specifica, quindi in modo completamente basato su software.

Su carta, gli stessi passaggi sono frammentati: la fattura arriva per posta o come allegato e-mail, viene stampata o inoltrata, giace fisicamente su una scrivania, viene firmata a mano e infine archiviata in un faldone. Per sapere dove si trova una fattura e chi deve intervenire successivamente, è necessario chiedere informazioni. Carta, archivi fisici, spedizioni e tempi di ricerca generano costi continui.

L'ampiezza di questo cambiamento è dimostrata da un dato citato da TA Triumph-Adler con riferimento al Digital Office Index dell'associazione di settore Bitkom. In Germania, la quota di aziende intervistate che adottano processi digitalizzati nei dipartimenti finanziari e di contabilità è aumentata dal 45 al 60 percento tra il 2020 e il 2022. Stefan Halupka, Business Unit Director ECM & ICT DACH presso TA Triumph-Adler, sottolinea: «Nessuna azienda può più prescindere dai processi di fatturazione digitalizzati».

Le responsabilità nel flusso di lavoro sono chiaramente distribuite: la contabilità controlla la pre-contabilizzazione, le persone competenti approvano la fattura e l'archiviazione avviene automaticamente dopo l'approvazione.

L'organizzazione della contabilità in Svizzera non è delegabile. Secondo l'art. 716a del Codice delle obbligazioni (CO), essa costituisce un compito inalienabile del consiglio di amministrazione.

Basato su carta vs processo di fatturazione digitale

Riconoscere, estrarre, pre-contabilizzare

Il primo passo verso l'automazione riguarda l'acquisizione. Allix descrive il processo come segue: il sistema riconosce il PDF come fattura, estrae le informazioni, crea una pre-contabilizzazione e invia la fattura per la verifica alla persona corretta o a più persone. In questo modo, la contabilità non deve più inserire manualmente i dati della fattura, ma controlla una proposta.

Vengono estratti i dati necessari per la registrazione contabile e il pagamento: fornitore, numero e data della fattura, importo e valuta, imposta sul valore aggiunto, riferimento all'ordine o al contratto nonché il termine di pagamento. Il controllo si concentra su pochi punti: il fornitore corrisponde ai dati master? Si tratta di un duplicato? L'importo corrisponde all'ordine o al contratto? L'IVA è indicata correttamente?

La pre-contabilizzazione si basa su regole memorizzate: dati master dei fornitori, conti mastri, centri di costo e progetti. Se nessuna regola si applica, una voce rimane disponibile per l'integrazione manuale. Easy Software descrive l'automazione come una catena che va dall'acquisizione strutturata, passando per l'inoltro a processi di verifica definiti con trasferimento dei dati al sistema ERP, fino all'archiviazione; gli interventi manuali sono limitati a pochi punti del processo.

Verificare e approvare: la persona giusta al momento giusto

Dopo l'acquisizione, la fattura viene assegnata secondo regole precise: limiti di importo, centro di costo, progetto, società o funzione. Chi è autorizzato ad approvare è definito tramite ruoli e limiti di competenza. Meccanismi di controllo come il principio delle quattro occhi sono saldamente ancorati nel flusso di lavoro, invece di essere controlli successivi esterni al sistema.

È decisivo che l'approvazione non sia legata a un luogo specifico. Easy Software segnala che l'approvazione digitale, anche mobile, minimizza gli interventi manuali e riduce drasticamente i tempi di attraversamento delle fatture. Una fattura non rimane più bloccata in attesa del ritorno di qualcuno in ufficio, ma viene approvata ovunque si trovi la persona competente.

La configurazione include sostituzioni ed escalations: chi subentra in caso di assenza? Dopo quanti giorni viene segnalata una fattura giacente? Chi può revocare un'approvazione? Richieste di chiarimenti, commenti e giustificativi rimangono come allegati al documento, invece di disperdersi nelle catene di e-mail.

Tenere sotto controllo lo stato e gestire i pagamenti

Poiché ogni passaggio avviene nel sistema, lo stato di elaborazione può essere letto centralmente: Easy Software fa riferimento a dashboard centrali che offrono approfondimenti in tempo reale sui dati finanziari e consentono un tracciamento completo dello stato di ogni singola fattura. Nella pratica, questo significa una lista di fatture aperte con stato, anzianità e prossimo passo, filtrabile per società, creditore o scadenza.

Dalle condizioni di pagamento derivano poi automaticamente le scadenze di pagamento. Easy Software sottolinea che una migliore gestione del flusso di cassa garantisce il rispetto dei termini per gli sconti cassa grazie alle scadenze di pagamento automatizzate. Le fatture che devono essere saldate prima della scadenza di un termine possono essere indirizzate specificamente attraverso il flusso di lavoro, invece di scomparire nella pila.

Il vantaggio risiede nella pianificabilità: sapere quali importi scadono quando permette di raggruppare i flussi di pagamento, sfruttare gli sconti cassa ed evitare che le fatture rimangano giacenti, causando solleciti o interessi di mora. Le scadenze sono il risultato del processo di approvazione, non una lista separata aggiornata manualmente.

Archiviare e ritrovare invece di accumulare carta

L'archiviazione è il punto finale del flusso di lavoro e non un'operazione separata: dopo l'approvazione, il documento finisce strutturato nell'archivio digitale, con i dati acquisiti e verificati durante il processo. Easy Software sottolinea che un'archiviazione a prova di revisione garantisce il rispetto delle direttive legali e che l'eliminazione della carta e degli archivi fisici riduce i costi.

Concretamente, vengono eliminati gli sforzi e i costi per carta, faldoni, spazi di archiviazione e il trasporto di giustificativi tra le sedi e la contabilità. Invece di trovarsi in un faldone, la fattura con tutti gli allegati e la cronologia delle approvazioni si trova in un unico luogo, ricercabile dalle persone autorizzate.

Il vero guadagno si manifesta nel ritrovamento: la fattura è ricercabile per creditore, numero di fattura, importo o periodo, insieme all'informazione su chi ha approvato e quando. Questo rende ricostruibile una pratica in caso di audit, reclamo o richiesta da parte della revisione. Nella scelta del sistema, occorre verificare se l'archivio rispetta i termini di conservazione vigenti nel rispettivo ordinamento giuridico e se i formati scelti rimangono leggibili a lungo termine.

Sono soggetti all'obbligo di tenuta della contabilità le ditte individuali, le società di persone, le persone giuridiche, le associazioni e le fondazioni (art. 957 CO). Secondo l'art. 958f CO, i libri commerciali, i documenti contabili, il rapporto di gestione e il rapporto di revisione devono essere conservati per dieci anni. Il termine inizia con la fine dell'esercizio commerciale. Il rapporto di gestione e il rapporto di revisione devono essere conservati in forma scritta e firmata.

La conservazione può avvenire su carta, elettronicamente o in modo comparabile, purché sia garantita la corrispondenza con le operazioni commerciali sottostanti e i dati possano essere resi nuovamente leggibili in qualsiasi momento. Il Consiglio federale regola i dettagli nell'Ordinanza sui libri commerciali (OLC).

Oltre al CO, la Legge sull'imposta sul valore aggiunto, l'Ordinanza sull'imposta sul valore aggiunto, la Legge doganale, le leggi fiscali, la Legge sulla protezione dei dati, l'Ordinanza del registro di commercio e le disposizioni sulla previdenza sociale contengono ulteriori obblighi di conservazione. Per i dati elettronici, bisogna inoltre considerare l'OIDV e la ZertES.

Per le società liquidate, i libri commerciali devono essere conservati per dieci anni in un luogo sicuro. Il luogo è designato dai liquidatori o, in caso di disaccordo, dall'Ufficio del registro di commercio (art. 747 CO).

Tra i formati, ZUGFeRD e XRechnung sono comuni. XRechnung viene utilizzato in Germania per le fatture rivolte agli appaltatori pubblici. Per l'archiviazione a lungo termine, è necessario garantire che i dati possano essere resi nuovamente leggibili in qualsiasi momento.

Termini di conservazione legali in Svizzera

Introdurre senza fermare l'attività

L'introduzione non deve coinvolgere tutta l'azienda. Stefan Halupka di TA Triumph-Adler raccomanda: «Per il progetto pilota, si dovrebbe identificare l'area e il processo con il maggior valore aggiunto e iniziare da lì». Di solito si tratta di aree con molti processi ricorrenti. Una contabilità elabora regolarmente grandi quantità di fatture con struttura simile.

Per il pilota, è necessario definire un ambito chiaro: quale società, quale gruppo di fornitori, quale catena di approvazione e quale indicatore viene misurato – ad esempio il tempo di attraversamento dall'ingresso all'approvazione o la quota di fatture riconosciute senza correzione manuale. TA Triumph-Adler sottolinea che i sistemi ECM sono modulari, rendendo possibile e sensato digitalizzare la gestione documentale gradualmente, iniziando con un progetto pilota.

L'espansione include il collegamento con la soluzione finanziaria o ERP esistente. Nel processo descritto, i dati acquisiti vengono trasferiti al sistema ERP, evitando la doppia registrazione della contabilità.

Easy Software cita come ulteriore effetto della digitalizzazione la preparazione all'obbligo della fattura elettronica e la creazione della base tecnologica per l'uso dell'IA. SEEBURGER AG sottolinea che, dopo l'entrata in vigore della Direttiva 2014/55/UE, la fattura elettronica è diventata obbligatoria anche per le amministrazioni pubbliche dal 27 novembre 2018.

Questo obbligo di fattura elettronica riguarda l'UE. In Germania, i documenti di fattura verso le autorità statali e le istituzioni pubbliche devono essere inviati esclusivamente in formato digitale come XRechnung dalla fine del 2020. Per le aziende svizzere, sono determinanti le disposizioni del CO e dell'OLC.