Pratiche amministrative digitali per le PMI: portali cantonali e obblighi

Le pratiche amministrative digitali diventano la norma per le PMI

Confederazione, Cantoni e Comuni concentrano sempre più le loro prestazioni per le imprese in offerte online comuni. Il quadro di riferimento è la «Strategia Amministrazione digitale Svizzera 2024–2027». A questo si aggiunge EasyGov.swiss: Confederazione, Cantoni e Comuni intendono così ridurre l'onere amministrativo a carico delle imprese.

Secondo le indicazioni del Cantone di Zurigo, la via digitale offre vantaggi concreti: una comunicazione senza interruzioni nei supporti fa risparmiare tempo, le notifiche elettroniche con ricevuta di ritorno sono giuridicamente sicure, i processi accelerano grazie a meno passaggi manuali e i documenti sono accessibili centralmente e indipendentemente dal luogo. Procedure di identificazione affidabili e firme vincolanti dovrebbero garantire un elevato livello di sicurezza giuridica.

Due obblighi sono concretamente tangibili. Nel Cantone di Zurigo, a partire dal 1° gennaio 2027, solo i rappresentanti professionali dovranno agire digitalmente. Le autorizzazioni all'orario di lavoro per il lavoro notturno, domenicale o festivo regolare o ricorrente vengono richieste esclusivamente tramite la SECO oppure EasyGov.

Il Cantone di Zurigo gestisce un portale cantonale concreto: serve come orientamento prima della compilazione dei moduli. Le transazioni vere e proprie sono raggruppate su EasyGov.swiss, che offre circa 60 servizi amministrativi di autorità federali e cantonali; dal 1° gennaio 2027 si aggiungeranno i servizi online del Cantone di Zurigo su zh.ch.

EasyGov.swiss: un unico login per le procedure più importanti

EasyGov.swiss è stato lanciato nel 2017 dalla Segreteria di Stato dell'economia (SECO). Questo sportello unico raggruppa procedure di autorizzazione, domanda e notifica in un unico luogo – con un solo account e un solo login. Le transazioni sono possibili 24 ore su 24 e 365 giorni all'anno. Attualmente sono disponibili circa 60 servizi amministrativi di diverse autorità federali e cantonali.

L'offerta si rivolge alle imprese esistenti nonché alle startup e ai fondatori. Questi ultimi registrano la propria azienda direttamente per il registro di commercio, l'AVS, l'imposta sul valore aggiunto o l'assicurazione contro gli infortuni. Le imprese esistenti si collegano a EasyGov inserendo il numero UID e sbrigano in seguito le loro pratiche amministrative attraverso questa piattaforma.

Il gruppo target principale sono le PMI. Singoli servizi, come le autorizzazioni all'orario di lavoro per il lavoro notturno, domenicale o festivo regolare o ricorrente, si rivolgono anche alle grandi imprese; possono essere richiesti esclusivamente tramite la SECO oppure EasyGov.

I dati già inseriti possono essere riutilizzati; ciò riduce l'onere per lo sbrigamento di una pratica. I prestatori di servizi privati, come fiduciari o notai, possono eseguire incarichi per conto di un'impresa. Non sono necessarie conoscenze delle competenze e delle procedure della rispettiva amministrazione, poiché il portale guida gli utenti digitalmente attraverso il processo.

Tutti i servizi amministrativi e l'EasyGov Service Desk con hotline telefonica sono disponibili in tedesco, francese, italiano e inglese.

I servizi amministrativi più richiesti dall'economia vengono raggruppati in uno sportello virtuale uniforme. Lo sportello unico non solo alleggerisce il carico delle imprese, ma riduce anche l'onere e i costi presso le autorità.

Dati centrali su EasyGov.swiss e mandato cantonale di digitalizzazione

Il portale aziendale zurighese: orientamento prima del modulo

Il Cantone di Zurigo ha istituito un nuovo portale aziendale. Serve come orientamento, non come piattaforma di transazione. Gli interessati trovano risposte a domande concrete sul rapporto con le autorità cantonali nella quotidianità aziendale – dalla fondazione alla gestione fino allo scioglimento.

Il portale si articola in «Fondare un'impresa», «Gestire un'impresa» e «Sciogliere un'impresa». Ogni sezione contiene numerosi sottomenu con informazioni, servizi amministrativi, interlocutori competenti e offerte cantonali esistenti; sono considerate anche le istituzioni rilevanti esterne all'amministrazione.

Dal punto di vista contenutistico, si tratta ad esempio della forma giuridica adeguata, della sede o del finanziamento (sezione fondazione), dell'impiego di collaboratori, della regolamentazione fiscale e finanziaria o dell'espansione aziendale (sezione gestione), nonché della successione o della liquidazione (sezione scioglimento).

La presidente del Governo e direttrice del Dipartimento dell'economia Carmen Walker Späh viene citata nel comunicato dell'amministrazione cantonale come segue: «Con il nuovo portale aziendale, il Cantone di Zurigo contribuisce a maggiore trasparenza, migliore reperibilità delle informazioni e un accompagnamento moderno delle questioni imprenditoriali».

Il portale è stato lanciato nel giugno 2026. Rimane un'offerta di orientamento: le transazioni vere e proprie avvengono tramite EasyGov.swiss e, dal 2027, tramite i servizi online su zh.ch.

Dal 2027 anche in digitale: AGOV, Zürikonto e firma elettronica

A partire dal 1° gennaio 2027, il Cantone di Zurigo offrirà molti dei suoi servizi anche in digitale; le offerte digitali esistenti rimangono in vigore. Imprese e organizzazioni potranno utilizzare i servizi in futuro per posta, allo sportello o digitalmente, e il Cantone risponderà tramite il canale di comunicazione scelto. Fa eccezione la categoria dei rappresentanti professionali: essi devono agire digitalmente.

Tutti i servizi online saranno disponibili dal 1° gennaio 2027 su www.zh.ch, reperibili tramite la funzione di ricerca o la navigazione per temi – ad esempio una domanda per la promozione culturale sotto «Sport e cultura – Promozione culturale».

Gli utenti vengono guidati passo dopo passo attraverso la procedura. Innanzitutto viene comunicato cosa è necessario per l'utilizzo, ad esempio determinati dati o documenti; vengono inoltre indicati eventuali costi e la durata approssimativa dell'elaborazione. Chi opta per la via digitale arriva successivamente al login o riceve informazioni sui sistemi di posta elettronica.

Per il login con identità verificata, il Cantone di Zurigo utilizza il login amministrativo svizzero AGOV. Secondo le indicazioni del Cantone, esso offre un'elevata protezione dei dati nonché un accesso semplice e uniforme per molti servizi a livello federale, cantonale e comunale – gratuito e senza password.

Una volta creato il login AGOV per un servizio online, si dispone inoltre di un Zürikonto. Il Cantone cita inoltre sistemi di posta sicuri e firme elettroniche come base di fiducia; procedure di identificazione affidabili e firme vincolanti dovrebbero garantire un elevato livello di sicurezza giuridica.

L'obbligo digitale è circoscritto: riguarda i rappresentanti professionali, non le imprese in quanto tali. Tutti gli altri continuano a presentare le pratiche per posta, allo sportello o digitalmente; il Cantone risponde tramite il canale scelto.

Dalla prima domanda all'utilizzo continuativo

Chi desidera collegare un'impresa esistente a EasyGov deve avere a portata di mano il numero UID; tramite questo avviene il collegamento. Prima di avviare una procedura, vale la pena decidere se essa debba svolgersi digitalmente o analogamente; entrambe le vie restano aperte e la risposta avviene tramite il canale scelto.

Nei moduli guidati, il portale mostra innanzitutto quali dati e documenti sono necessari, quali costi sorgono e quanto dura approssimativamente l'elaborazione. Questi documenti possono essere preparati prima della compilazione.

Per le conoscenze pratiche nella quotidianità aziendale è disponibile il portale PMI della Confederazione. Per domande sulla piattaforma stessa, l'EasyGov Service Desk con hotline telefonica offre aiuto, raggiungibile in tedesco, francese, italiano e inglese. Le pratiche non devono essere sbrigate personalmente: fiduciari e notai possono eseguire incarichi per conto di un'impresa, senza che siano necessarie conoscenze delle competenze amministrative.

Per la via digitale nel Cantone di Zurigo, dal 2027 fa parte della preparazione un login AGOV; con il primo login viene creato lo Zürikonto. Le rappresentanze professionali non hanno scelta e devono percorrere questa via.

In caso di fondazione, sono previste le registrazioni per il registro di commercio, l'AVS, l'imposta sul valore aggiunto e l'assicurazione contro gli infortuni; possono essere inserite tramite EasyGov. Un'autorizzazione all'orario di lavoro per il lavoro notturno, domenicale o festivo, invece, passa obbligatoriamente tramite la SECO oppure EasyGov.