Prescrizioni cantonali per i processi aziendali digitali: obblighi, prove e termini

Perché le prescrizioni cantonali plasmano i processi aziendali digitali

La panoramica ordina le prescrizioni cantonali per i processi aziendali digitali secondo tre domande: obblighi, prove e termini. Gli obblighi riguardano il traffico digitale con le autorità. Le prove riguardano la spedizione, la notifica e la ricezione. I termini riguardano i periodi transitori, la conservazione e i termini di protezione.

Le imprese e gli uffici amministrativi che interagiscono digitalmente con le autorità operano in un quadro definito congiuntamente dalla Confederazione e dai Cantoni. Gli obblighi, le prove e i termini cantonali concreti derivano dalla rispettiva legislazione cantonale sull’amministrazione digitale (LAD/OAD); essi variano da Cantone a Cantone. Di conseguenza, sono determinanti due livelli: il diritto federale e il diritto cantonale sull’amministrazione digitale.

Per il Canton Berna si applicano la LAD e l’OAD. Altri Cantoni regolano obblighi, prove e termini nella loro rispettiva LAD/OAD; le relative prescrizioni concrete vanno verificate caso per caso.

Il Gran Consiglio del Canton Berna ha approvato la Legge sull’amministrazione digitale (LAD) l’8 marzo 2022 all’unanimità. Il testo di legge è datato 7 marzo 2022 (LAD, BSG 109.1); l’Ordinanza dell’11 gennaio 2023 (OAD, BSG 109.111) e la LAD sono entrate in vigore il 1° marzo 2023.

I documenti relativi al processo legislativo sono accessibili al pubblico: il testo di legge della LAD, il messaggio con le spiegazioni del Consiglio di Stato, le deliberazioni del Gran Consiglio nonché il testo dell’ordinanza dell’OAD. Essi sono messi a disposizione sulla pagina «Amministrazione digitale» di KAIO (Canton Berna).

L’entrata in vigore è stata accompagnata da eventi informativi online nel febbraio e marzo 2023 rivolti ai quadri, agli specialisti ICT e ai giuristi della pubblica amministrazione. Si aggiungono un comunicato stampa del 23 gennaio 2023 e un’informazione ai Comuni del 27 gennaio 2023 (BSIG 1/109/1.1).

Nel Canton Berna vale il principio del primato digitale: il Cantone e i Comuni agiscono e comunicano fondamentalmente in formato digitale. Le autorità, le imprese e gli utenti professionali sono obbligati al traffico digitale con lo Stato. Le altre persone possono continuare a comunicare su supporto cartaceo, ma ricevono incentivi all’utilizzo del traffico digitale.

Le amministrazioni bernesi possono trattare con priorità le domande presentate digitalmente. Per le prestazioni a pagamento possono addebitare tariffe più elevate per le prestazioni non erogate digitalmente. L’OAD prevede termini transitori per l’attuazione dei principi della LAD.

La LAD bernese contiene parametri guida per le prestazioni digitali: inclusione digitale, bilinguismo nonché l’ammissibilità delle offerte statali di software open source e open data. Il Cantone può sostenere i Comuni nei progetti di digitalizzazione e consentire loro l’uso condiviso dei sistemi informatici cantonali.

Prove cantonali: dove il Cantone prescrive il traffico digitale, devono essere documentati la spedizione, la notifica e la ricezione. Nel Canton Berna, le imprese e gli utenti professionali gestiscono il traffico tramite applicazioni ufficiali o moduli web.

Il Consiglio federale e i governi cantonali hanno creato al 1° gennaio 2022 l’Organizzazione di collaborazione Amministrazione digitale Svizzera (ADS), per accelerare la digitalizzazione dell’amministrazione. La convenzione quadro di diritto pubblico sull’Amministrazione digitale Svizzera è entrata in vigore il 1° gennaio 2022 (FF 2021 3030) e regola la collaborazione tra Confederazione e Cantoni nel settore della trasformazione digitale delle loro amministrazioni.

Termini cantonali: l’OAD contiene termini transitori. Nel Canton Berna tutti i Comuni devono introdurre un software GEVER (gestione elettronica dei verbali e dei documenti) entro il 1° marzo 2027 e gestire in esso le loro pratiche e i loro documenti.

L’ADS dirige e coordina strategicamente le attività di digitalizzazione di Confederazione, Cantoni e Comuni; ha sede presso il Dipartimento federale delle finanze (DFF). L’incaricato della Confederazione e dei Cantoni per l’Amministrazione digitale Svizzera è Peppino Giarritta. Egli dirige l’organo direttivo operativo, l’Assemblea dei delegati nonché la segreteria generale, che dal punto di vista amministrativo fa capo alla Segreteria generale del DFF.

La strategia comune «Amministrazione digitale Svizzera 2024–2027» di Confederazione, Cantoni, città e Comuni è entrata in vigore il 1° gennaio 2024. Essa è coordinata dall’ADS; viene attuata da Confederazione, Cantoni, città e Comuni nell’ambito delle organizzazioni esistenti e delle competenze vigenti.

L’ADS adempie i suoi compiti nell’ambito di un ciclo strategico quadriennale. Per l’attività operativa serve un piano di attuazione rotante, aggiornato annualmente.

La collaborazione tra Confederazione, Cantoni e Comuni risale al 2008. Fino alla fine del 2021, l’organizzazione tripartita E-Government Svizzera coordinava l’attuazione della allora strategia comune di e-government.

La strategia dell’ADS va distinta dalla strategia «Amministrazione federale digitale», con cui il Consiglio federale definisce gli obiettivi della trasformazione digitale nell’amministrazione federale, e dalla strategia Svizzera digitale, che funge da orientamento per tutti gli attori pubblici e privati. Tutte e tre le strategie sono coordinate tra loro e si completano a vicenda.

Tra i nuovi requisiti per l’attività amministrativa rientra il principio Once-Only nella gestione dei dati. Per i responsabili dei processi ciò significa chiarire l’ambito di applicazione di queste prescrizioni per il proprio ruolo.

Prove di notifica: cosa deve attestare una spedizione digitale

Il Consiglio federale ha deciso di ampliare il mandato di servizio universale della Posta: d’ora in poi la Posta trasporta le lettere anche digitalmente e mette a disposizione un’infrastruttura sicura, attraverso la quale le clienti e i clienti possono inviare e ricevere lettere digitalmente. Le clienti private utilizzano a tal fine l’app della Posta; i clienti aziendali possono inviare e ricevere lettere direttamente tramite il loro software aziendale.

Le imprese e le autorità redigono le loro corrispondenze digitalmente, le caricano sulla piattaforma di comunicazione ePost e spediscono la spedizione digitalmente. A seconda delle desideri della destinataria o del destinatario, la Posta consegna la lettera direttamente in formato digitale oppure si occupa della stampa, dell’imbustamento e della spedizione postale.

Gli obblighi di prova cantonali si collegano al traffico digitale. Nel Canton Berna, le autorità, le imprese e gli utenti professionali dovrebbero gestire il contatto tramite le applicazioni o i moduli web offerti dalle autorità.

Per un processo aziendale digitale solido sono centrali diversi elementi probatori. Le prove di notifica attestano la spedizione, la notifica e la ricezione di corrispondenze digitali.

Nella Lettera digitale, mittente e destinatario sono verificati – ossia quelle persone all’indirizzo postale indicato –, il che rende impossibili tentativi anonimi di frode come il «phishing». Un sigillo elettronico regolamentato garantisce che la Lettera digitale sia arrivata autentica e immutata; la marca temporale qualificata attesta il momento dell’accettazione.

Tramite la piattaforma di comunicazione ePost, tutti i dati vengono cifrati durante la trasmissione e l’archiviazione e conservati in data center svizzeri certificati. Un’elaborazione temporanea in chiaro avviene solo per scopi specifici – ad esempio per la stampa – in zone di elaborazione controllate e isolate, senza archiviazione persistente in chiaro. Rigorosi controlli degli accessi e la certificazione ISO 27001 completano queste misure.

La Lettera digitale non è espressamente un’e-mail: presenta caratteristiche di sicurezza che la distinguono da un’e-mail. Una normale e-mail non offre né mittenti e destinatari verificati, né un sigillo elettronico regolamentato per l’autenticità e l’immutabilità, né una marca temporale qualificata per il momento dell’accettazione. Laddove un processo deve provare l’accesso, il contenuto e il momento di una notifica, la spedizione via e-mail regolarmente non è sufficiente.

Ai fini della costituzione della prova sono quindi decisivi quattro elementi: il mittente verificato, il destinatario verificato, il sigillo elettronico per l’immutabilità e la marca temporale qualificata per il momento dell’accettazione. Queste prove devono essere conservate per tutta la durata di conservazione.

Nel Canton Berna, le autorità, le imprese e gli utenti professionali dovrebbero gestire il traffico digitale tramite le applicazioni o i moduli web offerti dalle autorità. Chi ha a che fare con le autorità per motivi professionali o come membro di un’associazione dovrebbe gestire il contatto digitalmente in futuro.

Per i processi aziendali digitali cantonali devono essere provati la spedizione, la notifica e la ricezione. Le prove devono essere conservate per tutta la durata di conservazione.

Per l’accesso alle procedure online cantonali, il Canton Berna mette a disposizione il servizio di identificazione BE-Login. I Comuni possono utilizzare BE-Login, così come la rete cantonale BE-Net e la postazione di lavoro virtuale del Cantone.

Lettere digitali vs. e-mail – differenze nello standard di prova

Termini di conservazione: dieci anni dalla chiusura dell’esercizio

Secondo l’art. 958f CO, i libri contabili e i giustificativi di registrazione, nonché il rapporto di gestione e il rapporto di revisione, devono essere conservati per dieci anni. Il termine inizia con la scadenza dell’esercizio. Il rapporto di gestione e il rapporto di revisione devono inoltre essere conservati in forma scritta e firmata.

I termini cantonali si affiancano al termine decennale di diritto federale. Nel Canton Berna tutti i Comuni devono introdurre un software GEVER entro il 1° marzo 2027 e gestire in esso le loro pratiche e i loro documenti.

L’obbligo di tenuta della contabilità riguarda le ditte individuali, le società di persone e le persone giuridiche, nonché le associazioni e le fondazioni (art. 957 CO). Secondo l’art. 716a cpv. 1 n. 3 CO, l’organizzazione e la configurazione della contabilità sono un compito inderogabile del consiglio di amministrazione; questa responsabilità non può essere delegata.

Il termine decennale non rappresenta la fine della conservazione in tutte le configurazioni. Se al termine ordinario si aggiunge il termine assoluto di prescrizione di dieci anni, ne risulta una durata di conservazione di 30 anni.

Oltre al Codice delle obbligazioni esistono numerose altre disposizioni, tra cui nel diritto penale, nella Legge sull’imposta sul valore aggiunto, nell’Ordinanza sull’imposta sul valore aggiunto, nella Legge doganale, nelle leggi fiscali, nella Legge federale sulla protezione dei dati e nella relativa ordinanza, nell’Ordinanza sul registro di commercio, nell’Ordinanza sui rapporti di lavoro (OLav) e presso le assicurazioni sociali.

Si aggiungono le prescrizioni nell’Ordinanza del DFF sui dati e le informazioni elettronici (ODIE) e nella Legge federale sulla firma elettronica (CertES), nonché prescrizioni speciali per singoli settori, ad esempio per le assicurazioni, le banche e le casse pensioni.

Anche nelle società liquidate, i libri contabili della società cancellata devono essere conservati per dieci anni in un luogo sicuro. Questo luogo viene designato dai liquidatori o, se non riescono a mettersi d’accordo, dall’ufficio del registro di commercio (art. 747 CO).

Per i Comuni del Canton Berna, l’OAD fissa un termine concreto: entro il 1° marzo 2027 devono introdurre un software per la gestione elettronica delle pratiche (software GEVER) e gestire in esso le loro pratiche e i loro documenti. Questo obbligo riguarda la gestione elettronica delle pratiche; il termine generale di conservazione secondo l’art. 958f CO rimane impregiudicato.

L’obbligo di conservazione riguarda tutte le imprese, le organizzazioni e le persone private soggette all’obbligo di tenuta della contabilità. Vale indipendentemente dal fatto che i documenti siano tenuti su carta o elettronicamente.

Termini di conservazione e termini di protezione in Svizzera

Archiviazione elettronica, ma sempre leggibile

I libri contabili e i giustificativi di registrazione possono essere conservati su carta, elettronicamente o in modo comparabile – a due condizioni: deve essere garantita la corrispondenza con le operazioni commerciali e i fatti sottostanti, e i documenti devono poter essere resi nuovamente leggibili in qualsiasi momento. L’archiviazione elettronica non sostituisce necessariamente la carta, ma deve riprodurre e mantenere accessibile il contenuto per tutta la durata di conservazione.

Obbligo di archiviazione cantonale: nel Canton Berna tutti i Comuni devono introdurre un software GEVER entro il 1° marzo 2027 e gestire in esso le loro pratiche e i loro documenti. Il Canton Berna può offrire ai Comuni servizi di base, come la rete cantonale BE-Net, il servizio di identificazione BE-Login e la postazione di lavoro virtuale del Cantone.

Con l’Ordinanza sui libri contabili (OLC), il Consiglio federale ha emanato prescrizioni sui libri contabili da tenere, sui principi della loro tenuta e conservazione, nonché sui supporti informativi utilizzabili. Chi introduce o sostituisce un sistema di archiviazione chiarisce innanzitutto come i libri contabili sono tenuti e conservati e quali supporti informativi sono ammessi.

Esistono inoltre prescrizioni aggiuntive specifiche per settore, ad esempio per assicurazioni, banche e casse pensioni. Esse vanno verificate prima della scelta di un sistema di archiviazione; vanno oltre le regole generali del Codice delle obbligazioni e possono definire più precisamente formato, prova o luogo di conservazione.

Interpretare correttamente firma e prescrizioni formali

Laddove un processo aziendale digitale richiede una determinata forma, sono determinanti le basi di diritto federale. Da considerare sono, tra l’altro, la Legge federale sulla firma elettronica (CertES) e l’Ordinanza del DFF sui dati e le informazioni elettronici (ODIE) – oltre a numerose altre disposizioni.

Nel Canton Berna, la LAD obbliga le autorità, le imprese e gli utenti professionali al traffico digitale. Per le prescrizioni in materia di firma e forma restano determinanti la CertES e l’ODIE.

Le firme digitali e i meccanismi di verifica fanno parte della costituzione della prova. Laddove un processo deve provare l’autenticità, l’immutabilità e il momento di una notifica, la questione della forma va chiarita prima dell’introduzione del processo; restano determinanti le prescrizioni di diritto federale. Se un affare richiede una determinata forma, le conseguenti prescrizioni in materia di firma e prova vanno verificate preventivamente.

Protezione dei dati come parte del design del processo

I dati personali memorizzati in formato digitale richiedono una protezione speciale. Da considerare sono in particolare i principi della parsimonia dei dati, della finalità e della minimizzazione dei dati.

Prescrizione cantonale: nel Canton Berna la protezione dei dati e la sicurezza dell’informazione hanno un alto valore nella LAD. L’obiettivo è la fiducia della popolazione nelle prestazioni digitali dello Stato.

Questi principi sono prescrizioni di progettazione per il processo: quali dati vengono raccolti, per quale scopo utilizzati e per quanto tempo reperibili? In aggiunta, vanno prese precauzioni per impedire un’elaborazione o trasmissione non autorizzata dei dati.

I sistemi digitali di archiviazione e conservazione dovrebbero pertanto disporre di appropriate funzioni di sicurezza e protezione dei dati e di una gestione intelligente dei diritti di accesso.

Livello cantonale e comunale: compiti, archivi, termini di protezione

Gli enti attivi nel Cantone sono vincolati alla legislazione cantonale sull’amministrazione digitale (LAD/OAD). Tutti coloro che svolgono compiti statali nel Cantone devono rispettare queste prescrizioni; alcune regole valgono solo per singoli gruppi di destinatari. Gli obblighi non sono quindi identici per tutti i partecipanti, ma si orientano al rispettivo ruolo. Obblighi, prove e termini concreti derivano dal rispettivo diritto cantonale e variano da Cantone a Cantone.

Obblighi, prove e termini cantonali: nel Canton Berna le autorità, le imprese e gli utenti professionali sono obbligati al traffico digitale. La spedizione, la notifica e la ricezione di corrispondenze digitali devono essere provate. Tutti i Comuni devono introdurre un software GEVER entro il 1° marzo 2027.

Il Canton Berna ha emanato la Legge sull’amministrazione digitale (LAD, BSG 109.1) e l’Ordinanza sull’amministrazione digitale (OAD, BSG 109.111). Entrambe sono entrate in vigore il 1° marzo 2023. L’OAD contiene termini transitori per l’attuazione dei principi della LAD.

Le prescrizioni bernesi si orientano ai gruppi di destinatari: le autorità devono lavorare e comunicare digitalmente, a meno che non possano adempiere efficacemente il loro compito in questo modo. Le autorità, le imprese e gli utenti professionali sono obbligati al traffico digitale con lo Stato. Per le persone private l’uso di mezzi digitali resta volontario.

Il Canton Berna può offrire a tutte le autorità del Cantone servizi di base. Tra questi figurano la rete cantonale BE-Net, il servizio di identificazione BE-Login e la postazione di lavoro virtuale del Cantone. I Comuni possono utilizzare questi servizi di base.

Per domande sulla LAD e sull’OAD, nel Canton Berna è a disposizione il responsabile di progetto Thomas Fischer (+41 31 633 40 94 / [email protected]). Come Records Manager cantonale (Canton Berna) presso l’Archivio di Stato del Canton Berna è nominato Fabio Collalti.

Tutti i Comuni del Canton Berna devono introdurre un software GEVER entro il 1° marzo 2027 e gestire in esso le loro pratiche e i loro documenti. Questo termine è una prescrizione cantonale concreta per i processi aziendali digitali.

Per l’introduzione del GEVER, bwd Bern offre il corso di mezza giornata «Introduzione del GEVER – Più di una pura questione tecnica!». Si terrà venerdì 16 ottobre 2026, al mattino; il termine di iscrizione è il 13 settembre 2026. I costi ammontano a CHF 160, il numero di partecipanti è limitato a 24. Informazioni fornisce il team Formazione continua (031 330 20 19 / [email protected]).

Il corso è rivolto al personale dei Comuni che non hanno ancora introdotto un software GEVER. I contenuti includono il ciclo di vita dei documenti, il ruolo del sistema di ordinamento (piano di classificazione), l’influenza sui processi aziendali consolidati e le tappe fondamentali dell’introduzione. Tra i docenti figura Fabio Collalti, Records Manager cantonale (Canton Berna) presso l’Archivio di Stato del Canton Berna.

A livello comunale, i documenti importanti e degni di archivio, da conservare permanentemente, confluiscono nell’archivio comunale. I documenti digitali vengono imballati in «pacchetti di archivio digitali», registrati in un sistema e depositati su un’infrastruttura di memorizzazione speciale; da lì possono essere recuperati se necessario. L’unica differenza rispetto all’archiviazione analogica: un archivio digitale a lungo termine può trovarsi in qualsiasi luogo invece che in loco nel Comune.

Per i documenti digitali si distingue se sono «born digital» – nati digitalmente ed esistenti solo in formato digitale – o digitalizzazioni di documenti fisici esistenti. Nelle digitalizzazioni esistono una versione analogica e una digitale dello stesso documento; la digitalizzazione può servire a un uso più semplice, alla sicurezza o a una digitalizzazione sostitutiva, alla fine della quale viene conservata solo la copia digitale.

L’archiviazione degli oggetti digitali avviene in entrambi i casi allo stesso modo. Diversamente dagli archivi cartacei, con grandi volumi di dati spesso non viene più effettuata alcuna selezione.

Un’ulteriore differenza riguarda la consultazione: per i fascicoli pratici vale spesso un termine di protezione generale di 15, 25, 30 o persino 50 anni; durante questo periodo questi fascicoli sono consultabili solo su richiesta. Questa pratica è illustrata da Florian Fischer dell’Archivio cittadino di Lucerna e Nicole Meystre-Schaeren dell’Archivio di Montreux, co-presidenza del gruppo di lavoro Archivi cittadini e comunali dell’Associazione degli archivisti svizzeri.

Traffico digitale con le autorità: obblighi e margini di manovra

Nel Canton Berna vale per le autorità il principio del primato digitale. Esse devono lavorare e comunicare digitalmente, a meno che non possano adempiere efficacemente il loro compito in questo modo. Le autorità, le imprese e gli utenti professionali sono obbligati al traffico digitale con lo Stato. Chi ha a che fare con le autorità per motivi professionali o come membro di un’associazione dovrebbe gestire il contatto tramite le applicazioni o i moduli web offerti dalle autorità.

Obblighi cantonali: nel Canton Berna vale il primato digitale; le autorità, le imprese e gli utenti professionali sono obbligati al traffico digitale. Le amministrazioni possono trattare con priorità le domande presentate digitalmente e addebitare tariffe più elevate per le prestazioni non erogate digitalmente.

Il Consiglio di Stato del Canton Berna ha approvato l’entrata in vigore della LAD e dell’OAD. Dal 1° marzo 2023 vale per l’amministrazione pubblica del Cantone il principio «Digital First».

I responsabili dei processi dovrebbero verificare attraverso quali canali sono ammesse le istanze, come vengono documentati i termini, quali prescrizioni di forma e firma si applicano e come le proprie prove di notifica e ricezione vengono salvaguardate per tutta la durata di conservazione. Per le prescrizioni di forma e firma vanno considerate, tra l’altro, la Legge federale sulla firma elettronica (CertES) e l’Ordinanza del DFF sui dati e le informazioni elettronici (ODIE).

Prove cantonali: le proprie prove di notifica e ricezione vanno salvaguardate per tutta la durata di conservazione. Per le prescrizioni di forma e firma vanno considerate la CertES e l’ODIE.

Punti di controllo per l’attuazione nella propria azienda

La panoramica separa obblighi, prove e termini. Obblighi: traffico digitale, GEVER. Prove: spedizione, notifica, ricezione, firma, marca temporale. Termini: 1° marzo 2027, dieci anni, 30 anni, termini di protezione 15/25/30/50 anni.

Gli obblighi, le prove e i termini cantonali vanno chiariti per ogni Cantone dalla LAD/OAD. Per il Canton Berna si applicano la LAD e l’OAD.

I punti di controllo non sono esaustivi.

Per il livello cantonale è determinante la legislazione sull’amministrazione digitale (LAD/OAD) del rispettivo Cantone. A livello federale, per la conservazione valgono l’art. 957 CO, l’art. 958f CO e l’art. 716a cpv. 1 n. 3 CO; per le società liquidate, l’art. 747 CO menziona la conservazione per dieci anni e la competenza dell’ufficio del registro di commercio per il luogo di conservazione.

Canton Berna: È chiarito se il proprio ruolo rientra nell’obbligo al traffico digitale secondo la LAD/OAD? Vale per la propria organizzazione l’introduzione del GEVER entro il 1° marzo 2027?

Competenza nel Canton Berna: Sono noti il responsabile di progetto Thomas Fischer per la LAD/OAD e il Records Manager cantonale presso l’Archivio di Stato del Canton Berna come punti di contatto?

Punti di contatto cantonali: È noto che il Canton Berna mette a disposizione i documenti sulla LAD e sull’OAD tramite la pagina «Amministrazione digitale» di KAIO, offre BE-Login come servizio di identificazione e gestisce con BE-Net e la postazione di lavoro virtuale del Cantone servizi di base per i Comuni?

Formazione per l’introduzione del GEVER: È prevista per i Comuni interessati la partecipazione al corso di mezza giornata «Introduzione del GEVER – Più di una pura questione tecnica!» (bwd Bern, 16 ottobre 2026, termine di iscrizione 13 settembre 2026, CHF 160)?

Tariffe nel Canton Berna: È noto che le amministrazioni possono trattare con priorità le domande presentate digitalmente e addebitare tariffe più elevate per le prestazioni non erogate digitalmente?

Diritto cantonale: È chiarito se la legislazione cantonale sull’amministrazione digitale (LAD/OAD) è applicabile al proprio ruolo e quali regole valgono solo per singoli gruppi di destinatari?

Once-Only: È chiarito quali dati, secondo il principio Once-Only, vengono raccolti e gestiti una sola volta?

Termini: Per ogni tipo di documento è registrato per quanto tempo e a partire da quando deve essere conservato – inclusa la distinzione tra il termine ordinario decennale e termini più lunghi in caso di prescrizione?

Archiviazione e consultazione: È chiarito se per i fascicoli pratici vale un termine di protezione generale di 15, 25, 30 o 50 anni, durante il quale i fascicoli sono consultabili solo su richiesta?

Procedure: Sono registrati i canali di input ammessi presso le autorità e i tribunali, la documentazione dei termini nonché le prescrizioni di forma e firma vigenti per ogni procedura?

Leggibilità: È garantito che i documenti conservati corrispondano per tutta la durata alle operazioni commerciali sottostanti e possano essere resi nuovamente leggibili in qualsiasi momento?

Prove: Sono provate la spedizione, la notifica e la ricezione di corrispondenze digitali e le relative prove sono archiviate?

Firme e marche temporali: Le firme elettroniche qualificate e le marche temporali qualificate sono apposte laddove le prescrizioni di forma lo richiedono?

Accesso e cancellazione: I diritti di accesso sono regolati secondo il principio del minimo privilegio ed esiste un concetto di cancellazione che attua la finalità, la parsimonia dei dati e la minimizzazione dei dati?

Competenza e luogo: È stabilito chi è responsabile dell’archiviazione e in quale luogo i documenti sono conservati – anche in caso di liquidazione?

Punti di controllo per l’attuazione nella propria azienda