Démarches administratives numériques pour les PME : portails cantonaux et obligations

Les démarches administratives numériques deviennent la norme pour les PME

La Confédération, les cantons et les communes regroupent de plus en plus leurs prestations pour les entreprises au sein d’offres en ligne communes. Le cadre est défini par la « Stratégie Administration numérique Suisse 2024–2027 ». EasyGov.swiss en fait partie : la Confédération, les cantons et les communes visent ainsi à réduire la charge administrative des entreprises.

Selon le canton de Zurich, la voie numérique apporte des avantages concrets : une communication sans rupture de support permet de gagner du temps, les notifications électroniques avec accusé de réception offrent une sécurité juridique, les processus s’accélèrent grâce à la réduction des étapes manuelles, et les documents sont accessibles de manière centralisée et indépendante du lieu. Des procédures d’identification fiables et des signatures contraignantes doivent garantir un haut niveau de sécurité juridique.

Deux obligations sont concrètement applicables. Dans le canton de Zurich, seuls les représentants professionnels doivent effectuer leurs démarches en ligne à partir du 1er janvier 2027. Les autorisations de travail pour le travail de nuit, dominical ou férié régulier ou récurrent sont demandées exclusivement via le SECO ou EasyGov.

Le canton de Zurich exploite un portail cantonal concret : il sert à s’orienter avant de remplir le formulaire. Les transactions elles-mêmes sont regroupées sur EasyGov.swiss, qui propose environ 60 prestations administratives fédérales et cantonales ; à partir du 1er janvier 2027, les prestations en ligne du canton de Zurich seront également disponibles sur zh.ch.

EasyGov.swiss : une seule connexion pour les procédures principales

EasyGov.swiss a été lancé en 2017 par le Secrétariat d’État à l’économie (SECO). Cette plateforme guichet unique regroupe les procédures d’autorisation, de demande et de déclaration en un seul lieu – avec un seul compte et une seule connexion. Les transactions sont possibles 24 heures sur 24 et 365 jours par an. Environ 60 prestations administratives de diverses autorités fédérales et cantonales sont actuellement disponibles.

L’offre s’adresse aux entreprises existantes ainsi qu’aux startups et aux fondateurs. Ces derniers inscrivent directement leur entreprise au registre du commerce, à l’AVS, à la TVA ou à l’assurance-accidents. Les entreprises existantes se connectent à EasyGov en saisissant leur numéro IDE et gèrent ensuite leurs démarches administratives via cette plateforme.

Le groupe cible principal est celui des PME. Certaines prestations, comme les autorisations de travail pour le travail de nuit, dominical ou férié régulier ou récurrent, s’adressent également aux grandes entreprises ; elles ne peuvent être demandées que via le SECO ou EasyGov.

Les données déjà saisies peuvent être réutilisées, ce qui réduit l’effort lié au traitement d’une démarche. Des prestataires de services privés tels que les fiduciaires ou les notaires peuvent exécuter des mandats pour le compte d’une entreprise. La connaissance des compétences et des processus de l’administration concernée n’est pas nécessaire, car le portail guide numériquement l’utilisateur tout au long du processus.

Toutes les prestations administratives et le Service Desk EasyGov avec sa hotline téléphonique sont disponibles en allemand, français, italien et anglais.

Les prestations administratives les plus demandées par l’économie sont regroupées derrière un guichet virtuel uniforme. Ce guichet unique soulage non seulement les entreprises, mais réduit également les efforts et les coûts pour les autorités.

Données clés sur EasyGov.swiss et le mandat cantonal de numérisation

Le portail des entreprises zurichoises : s’orienter avant le formulaire

Le canton de Zurich a mis en place un nouveau portail des entreprises. Il sert à s’orienter, et non de plateforme de transaction. Les intéressés y trouvent des réponses à des questions concrètes sur les relations avec les autorités cantonales dans la vie quotidienne de l’entreprise – de la création à la gestion, jusqu’à la dissolution.

Le portail est structuré en « Créer une entreprise », « Gérer une entreprise » et « Dissoudre une entreprise ». Chaque rubrique contient de nombreux sous-menus avec des informations, des prestations administratives, les interlocuteurs compétents et les offres cantonales existantes ; les instances externes à l’administration pertinentes sont également prises en compte.

Sur le plan du contenu, il est question par exemple de la forme juridique appropriée, du site d’implantation ou du financement (rubrique création), de l’emploi de collaborateurs, de la réglementation fiscale et financière ou de l’expansion de l’entreprise (rubrique gestion), ainsi que de la succession ou de la liquidation (rubrique dissolution).

La conseillère d’État et directrice de l’économie Carmen Walker Späh est citée dans le communiqué de l’administration cantonale comme suit : « Avec le nouveau portail des entreprises, le canton de Zurich contribue à une plus grande transparence, à une meilleure trouvabilité des informations et à un accompagnement moderne des préoccupations entrepreneuriales. »

Le portail a été lancé en juin 2026. Il reste une offre d’orientation : les transactions proprement dites passent par EasyGov.swiss et, dès 2027, par les prestations en ligne sur zh.ch.

Dès 2027 aussi en numérique : AGOV, Zürikonto et signature électronique

À partir du 1er janvier 2027, le canton de Zurich proposera également nombre de ses prestations sous forme numérique ; les offres numériques existantes restent en vigueur. Les entreprises et les organisations pourront utiliser les prestations par la poste, au guichet ou en ligne, et le canton répondra via le canal de communication choisi. Une exception s’applique aux représentants professionnels : ils doivent effectuer leurs démarches en ligne.

Toutes les prestations en ligne seront disponibles dès le 1er janvier 2027 sur www.zh.ch, accessibles via la fonction de recherche ou la navigation par thèmes – une demande de soutien à la culture, par exemple, sous « Sport & Culture – Soutien à la culture ».

Les utilisateurs sont guidés étape par étape tout au long de la procédure. Il est d’abord indiqué ce qui est nécessaire pour l’utilisation, comme certaines indications ou documents ; les coûts éventuels et la durée approximative de traitement sont également mentionnés. Ceux qui optent pour la voie numérique accèdent ensuite soit à la connexion, soit reçoivent des informations sur les systèmes de messagerie électronique.

Pour la connexion avec identité vérifiée, le canton de Zurich utilise la connexion administrative suisse AGOV. Selon le canton, elle offre une protection élevée des données ainsi qu’une connexion simple et uniforme pour de nombreuses prestations aux niveaux fédéral, cantonal et communal – gratuitement et sans mot de passe.

Dès que la connexion AGOV est créée pour une prestation en ligne, l’utilisateur dispose également d’un Zürikonto. Le canton cite également les systèmes de messagerie sécurisés et les signatures électroniques comme base de confiance ; des procédures d’identification fiables et des signatures contraignantes doivent garantir un haut niveau de sécurité juridique.

L’obligation numérique est circonscrite : elle concerne les représentants professionnels, pas les entreprises en tant que telles. Tous les autres continuent de déposer leurs demandes par la poste, au guichet ou en ligne ; le canton répond via le canal choisi.

De la première demande à l’utilisation courante

Qui souhaite connecter une entreprise existante à EasyGov doit avoir son numéro IDE à disposition ; c’est par ce biais que se fait la liaison. Avant de lancer une démarche, il vaut la peine de décider si elle doit se faire numériquement ou par voie traditionnelle ; les deux voies restent ouvertes, et la réponse arrive via le canal choisi.

Dans les formulaires guidés, le portail indique d’abord quelles indications et quels documents sont nécessaires, quels coûts sont engagés et combien de temps durera approximativement le traitement. Ces documents peuvent être préparés avant le remplissage.

Pour les connaissances pratiques dans la vie quotidienne de l’entreprise, le portail PME de la Confédération est disponible. Pour les questions relatives à la plateforme elle-même, le Service Desk EasyGov avec sa hotline téléphonique apporte son aide, joignable en allemand, français, italien et anglais. Les démarches ne doivent pas nécessairement être effectuées soi-même : les fiduciaires et les notaires peuvent exécuter des mandats pour le compte d’une entreprise, sans qu’une connaissance des compétences administratives soit nécessaire.

Pour la voie numérique dans le canton de Zurich, une connexion AGOV fait partie de la préparation dès 2027 ; la première connexion crée le Zürikonto. Les représentations professionnelles n’ont pas le choix et doivent emprunter cette voie.

Lors d’une création, les inscriptions au registre du commerce, à l’AVS, à la TVA et à l’assurance-accidents sont à effectuer ; elles peuvent être saisies via EasyGov. Une autorisation de travail pour le travail de nuit, dominical ou férié passe en revanche obligatoirement par le SECO ou EasyGov.