Digitale Behördengänge für KMU: kantonale Portale und Pflichten

Digitale Behördengänge werden für KMU zum Normalfall

Bund, Kantone und Gemeinden bündeln ihre Leistungen für Unternehmen zunehmend in gemeinsamen Online-Angeboten. Rahmen ist die «Strategie Digitale Verwaltung Schweiz 2024–2027». EasyGov.swiss gehört dazu: Bund, Kantone und Gemeinden wollen damit die administrative Belastung der Unternehmen reduzieren.

Nach Angaben des Kantons Zürich bringt der digitale Weg konkrete Vorteile: medienbruchfreie Kommunikation spart Zeit, elektronische Zustellungen mit Quittung sind rechtssicher, Abläufe beschleunigen sich mit weniger manuellen Schritten, Dokumente sind zentral und ortsunabhängig zugänglich. Verlässliche Identifikationsverfahren und verbindliche Signaturen sollen ein hohes Mass an Rechtssicherheit gewährleisten.

Konkret fassbar sind zwei Pflichten. Im Kanton Zürich müssen ab 1. Januar 2027 einzig berufliche Vertreterinnen und Vertreter digital verfahren. Arbeitszeitbewilligungen für regelmässige oder wiederkehrende Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit werden ausschliesslich über das SECO bzw. EasyGov beantragt.

Ein konkretes kantonales Portal betreibt der Kanton Zürich: Es dient der Orientierung vor dem Formular. Die Transaktionen selbst bündelt EasyGov.swiss mit rund 60 Behördendienstleistungen von Bundes- und Kantonsbehörden; ab 1. Januar 2027 kommen die Online-Dienstleistungen des Kantons Zürich auf zh.ch hinzu.

EasyGov.swiss: ein Login für die wichtigsten Verfahren

EasyGov.swiss wurde 2017 vom Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) lanciert. Der One-Stop-Shop bündelt Bewilligungs-, Antrags- und Meldeverfahren an einem Ort – mit einem einzigen Account und einem einzigen Login. Transaktionen sind 24 Stunden am Tag und 365 Tage im Jahr möglich. Aktuell stehen rund 60 Behördendienstleistungen verschiedener Bundes- und Kantonsbehörden zur Verfügung.

Das Angebot richtet sich an bestehende Unternehmen sowie an Startups und Gründerinnen und Gründer. Letztere melden ihre Firma direkt für Handelsregister, AHV, Mehrwertsteuer oder Unfallversicherung an. Bestehende Unternehmen verbinden sich durch Eingabe der UID-Nummer mit EasyGov und wickeln ihre Behördenleistungen danach darüber ab.

Zielgruppe sind primär KMU. Einzelne Leistungen wie Arbeitszeitbewilligungen für regelmässige oder wiederkehrende Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit richten sich auch an Grossunternehmen; beantragt werden können sie ausschliesslich über das SECO bzw. EasyGov.

Bereits eingegebene Daten lassen sich wiederverwenden; das verringert den Aufwand bei der Abwicklung eines Vorgangs. Private Dienstleister wie Treuhänder oder Notare können Aufträge im Mandat eines Unternehmens erledigen. Kenntnisse der Zuständigkeiten und Abläufe der jeweiligen Verwaltung sind dafür nicht nötig, weil das Portal die Nutzer digital durch den Prozess führt.

Alle Behördenleistungen und der EasyGov Service Desk mit telefonischer Hotline sind auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch verfügbar.

Gebündelt werden die am meisten nachgefragten Behördenleistungen für die Wirtschaft in einem einheitlichen virtuellen Schalter. Der One-Stop-Shop entlastet nicht nur die Unternehmen, sondern senkt auch bei den Behörden Aufwand und Kosten.

Zentrale Daten zu EasyGov.swiss und kantonalem Digitalisierungsauftrag

Das Zürcher Unternehmensportal: Orientierung vor dem Formular

Der Kanton Zürich hat ein neues Unternehmensportal eingerichtet. Es dient der Orientierung, nicht als Transaktionsplattform. Interessierte finden Antworten auf konkrete Fragen zum Umgang mit kantonalen Behörden im Unternehmensalltag – von der Gründung über die Führung bis zur Auflösung.

Das Portal gliedert sich in «Unternehmen gründen», «Unternehmen führen» und «Unternehmen auflösen». Jede Rubrik enthält zahlreiche Untermenüs mit Informationen, Behördenleistungen, zuständigen Ansprechstellen und bestehenden kantonalen Angeboten; auch relevante verwaltungsexterne Stellen sind berücksichtigt.

Inhaltlich geht es etwa um die geeignete Rechtsform, den Standort oder die Finanzierung (Rubrik gründen), um die Beschäftigung von Mitarbeitenden, die Regelung von Steuern und Finanzen oder die Unternehmensexpansion (Rubrik führen) sowie um die Nachfolgeregelung oder die Liquidation (Rubrik auflösen).

Regierungspräsidentin und Volkswirtschaftsdirektorin Carmen Walker Späh wird in der Mitteilung der Kantonsverwaltung so zitiert: «Mit dem neuen Unternehmensportal leistet der Kanton Zürich einen Beitrag zu mehr Transparenz, besserer Auffindbarkeit von Informationen und einer zeitgemässen Begleitung unternehmerischer Anliegen.»

Lanciert wurde das Portal im Juni 2026. Es bleibt ein Orientierungsangebot: Die eigentlichen Transaktionen laufen über EasyGov.swiss und ab 2027 über die Online-Dienstleistungen auf zh.ch.

Ab 2027 auch digital: AGOV, Zürikonto und elektronische Unterschrift

Ab 1. Januar 2027 bietet der Kanton Zürich viele seiner Dienstleistungen auch digital an; die bisherigen digitalen Angebote bleiben bestehen. Unternehmen und Organisationen können die Dienstleistungen künftig per Post, am Schalter oder digital nutzen, und der Kanton antwortet über den gewählten Kommunikationsweg. Eine Ausnahme gilt für berufliche Vertreterinnen und Vertreter: Sie müssen digital verfahren.

Alle Online-Dienstleistungen stehen ab dem 1. Januar 2027 auf www.zh.ch bereit, auffindbar über die Suchfunktion oder über die Themen-Navigation – ein Gesuch für Kulturförderung etwa unter «Sport & Kultur – Kulturförderung».

Nutzerinnen und Nutzer werden Schritt für Schritt durch den Ablauf geführt. Zuerst wird mitgeteilt, was für die Nutzung nötig ist, etwa bestimmte Angaben oder Dokumente; ebenso werden allfällige Kosten und die ungefähre Bearbeitungsdauer angegeben. Wer sich für den digitalen Weg entscheidet, gelangt anschliessend entweder zum Login oder erhält Informationen zu den elektronischen Mailsystemen.

Für den Login mit verifizierter Identität verwendet der Kanton Zürich das schweizweite Behörden-Login AGOV. Nach Angaben des Kantons bietet es hohen Datenschutz sowie eine einfache und einheitliche Anmeldung für viele Dienstleistungen auf Bundes-, Kantons- und Gemeindeebene – kostenlos und ohne Passwort.

Sobald das AGOV-Login für eine Online-Dienstleistung angelegt ist, verfügt man zusätzlich über ein Zürikonto. Ergänzend nennt der Kanton sichere Mail-Systeme und elektronische Signaturen als Vertrauensgrundlage; verlässliche Identifikationsverfahren und verbindliche Signaturen sollen ein hohes Mass an Rechtssicherheit gewährleisten.

Die Digitalpflicht ist eng gefasst: Sie trifft berufliche Vertreterinnen und Vertreter, nicht die Unternehmen als solche. Alle übrigen reichen weiterhin per Post, am Schalter oder digital ein; der Kanton antwortet auf dem gewählten Weg.

Vom ersten Gesuch zur laufenden Nutzung

Wer ein bestehendes Unternehmen mit EasyGov verbinden will, hält die UID-Nummer bereit; darüber erfolgt die Verknüpfung. Vor dem Start eines Vorgangs lohnt sich die Entscheidung, ob er digital oder analog laufen soll; beide Wege bleiben offen, und die Antwort erfolgt über den gewählten Kanal.

Bei den geführten Formularen zeigt das Portal zuerst, welche Angaben und Dokumente nötig sind, welche Kosten anfallen und wie lange die Bearbeitung ungefähr dauert. Diese Unterlagen lassen sich vor dem Ausfüllen bereitlegen.

Für Praxiswissen im Unternehmensalltag steht das KMU Portal des Bundes zur Verfügung. Bei Fragen zur Plattform selbst hilft der EasyGov Service Desk mit telefonischer Hotline, erreichbar auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. Vorgänge müssen nicht selbst abgewickelt werden: Treuhänder und Notare können Aufträge im Mandat eines Unternehmens erledigen, ohne dass Kenntnisse der behördlichen Zuständigkeiten nötig sind.

Für den digitalen Weg im Kanton Zürich gehört ab 2027 ein AGOV-Login zur Vorbereitung; mit dem ersten Login entsteht das Zürikonto. Berufliche Vertretungen haben keine Wahl und müssen diesen Weg nehmen.

Bei einer Gründung stehen die Anmeldungen für Handelsregister, AHV, Mehrwertsteuer und Unfallversicherung an; sie lassen sich über EasyGov erfassen. Eine Arbeitszeitbewilligung für Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit läuft dagegen zwingend über das SECO bzw. EasyGov.