Digitale Roadmap für Schweizer KMU: Zielbild, Projektportfolio und Etappen planen

Viele Ideen, aber keine Reihenfolge: die Ausgangslage im Schweizer KMU

Rund 95 % der Schweizer Unternehmen sind KMU. Die internationale Wettbewerbsfähigkeit der Schweizer Wirtschaft hängt stark davon ab, wie diese Betriebe digitalisieren. Eine verbindliche digitale Strategie fehlt jedoch vielen: In einer FHNW-Befragung unter über 1'800 Unternehmen gab nur die Hälfte der KMU an, eine solche definiert zu haben.

Marc K. Peter, Autor des Handbuchs «Digitaler Masterplan für KMU», hält im Interview auf kmu.admin.ch fest: Nur knapp die Hälfte der Schweizer KMU verfügt über eine Digitalstrategie oder einen digitalen Masterplan. Nur 50 % führen mindestens einmal im Jahr eine Marktanalyse durch, die auch neue Technologien identifiziert.

34 % der befragten KMU sehen sich durch digitale Konkurrenz bedroht, 44 % sind mit dem eigenen Digitalisierungsfortschritt unzufrieden. Eine frühere Auswertung der Fachhochschule Nordwestschweiz zeigte: rund 73 % der klein- und mittelständischen Unternehmen hielten die digitale Transformation für relevant, 63 % hatten eine entsprechende Strategie erarbeitet und neue Technologien eingeführt. Mit dem bisherigen Veränderungsprozess zufrieden waren nur 30 %.

Je nach Erhebung liegt der Anteil der KMU mit digitaler Strategie zwischen rund 50 und 63 Prozent. Wer plant, orientiert sich am tieferen, jüngeren Wert.

Bei über 85 % der KMU wirkt sich die digitale Transformation auf Geschäftsmodell, interne Prozesse und Kommunikation aus. Eine FHNW-Studie mit 2'590 KMU zeigt den Nachholbedarf: 53 % nutzen Cloud-Technologien, 41 % setzen auf IoT-Dienste. 72 % der Kundinnen und Kunden nutzen mehrere digitale Kanäle für ihre Kaufentscheidungen.

Die digitale Transformation gehört nach Einschätzung von Werner von Allmen zum Pflichtprogramm der Unternehmensführung. Viele Betriebe bewegen sich seit längerem, mehr oder weniger erfolgreich, auf dem digitalen Transformationspfad. Vielen fehlt nicht die Einsicht, sondern die übergreifende digitale Roadmap.

Die Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) hat den Beratungsbedarf von KMU mit rund 30 bis 500 Mitarbeitenden aus der ganzen Schweiz untersucht. Meist fehlt nicht die nächste Technologie, sondern die klare Reihenfolge der richtigen Schritte. Viele Unternehmen haben zahlreiche Ideen, parallele Projekte und punktuelle Initiativen, aber zu wenig Priorisierung, Transparenz und Entscheidungslogik.

Drei Begriffe, die oft durcheinandergehen

Werner von Allmen unterscheidet in einem Fachbeitrag des KMU-Magazins drei Begriffe. «Digitisation» meint die Umwandlung analoger Dokumente und Grundlagen in eine digitale Form, «Digitalisation» die Optimierung von Leistungsprozessen durch digitale Technologien. Die eigentliche «digitale Transformation» steht für zukunftsorientierte, kunden- und datengetriebene Geschäftsmodelle.

Marc K. Peter formuliert es so: Digitalisierung optimiert und automatisiert Geschäftsprozesse und ist Teil der ganzheitlichen digitalen Transformation. Die digitale Transformation selbst ist ein umfassender Veränderungsprozess, der ein KMU für das digitale Zeitalter fit macht. Danach gilt es, neue Modelle, Produkte und Dienstleistungen mit IT-Tools und digitalem Marketing im Markt zu platzieren.

Die Roadmap ist kein Technologieplan, sondern ein Planungs- und Führungsinstrument. Eine saubere digitale Roadmap schafft Orientierung, verbindet Business und IT und setzt knappe Ressourcen dort ein, wo der grösste Nutzen entsteht.

Die Guidelines für den digitalen Transformationsprozess nennen fünf Stationen: digitale Grundlage und Befähigung, Priorisierung der Erfolgsfaktoren, Geschäftsmodelle und Strategien, digitale Roadmap und Implementierung. Die Roadmap steht an vierter Stelle – nach der Strategie und vor der Umsetzung.

Wer die drei Ebenen auseinanderhält, vermeidet den häufigsten Fehler: die Planung auf eine Liste anzuschaffender Werkzeuge zu verkürzen. Ziele, Budget und Meilensteine lassen sich nur sinnvoll festlegen, wenn klar ist, ob es um effizientere Abläufe, neue Kundenzugänge oder ein verändertes Geschäftsmodell geht.

Drei Begriffe der digitalen Transformation im Vergleich

Vom Geschäftsziel zum digitalen Zielbild

Ein digitales Zielbild entsteht nicht aus einer Werkzeugliste, sondern aus der Geschäftsstrategie. Am Anfang steht eine nüchterne Bestandsaufnahme: Wo will das Unternehmen in den nächsten Jahren wachsen, wo verliert es Zeit oder Marge, wo wandern Kunden ab? Danach folgt die Frage, welche digitalen Vorhaben diese Geschäftsziele unterstützen.

Als Orientierungsraster dienen die etablierten Handlungsfelder der digitalen Transformation. Marc K. Peter nennt sieben Felder, darunter die konstante Kundenorientierung sowie die Nutzung von Daten und neuen Technologien. Der Leitfaden des Berner Technologieparks nennt sieben zentrale Handlungsfelder und führt als erstes die Kundenorientierung über digitale Kanäle aus: Kunden erwarten nahtlose und personalisierte Erlebnisse.

Der Leitfaden des Berner Technologieparks führt die sieben strategischen Handlungsfelder aus; das Praxishandbuch von Marc K. Peter erklärt sie mit Beispielen und zwei KMU-Fallstudien. Für das eigene Zielbild genügt die Auswahl der Felder, die auf die Geschäftsstrategie einzahlen.

Drei Handlungsfelder sind besonders greifbar: die Kundenorientierung über digitale Kanäle, die konstante Kundenorientierung sowie die Nutzung von Daten und neuen Technologien. Für das erste Feld werden CRM-Systeme und Social-Media-Analysen als konkrete Instrumente genannt – Werkzeuge, die einem Ziel zugeordnet werden, nicht umgekehrt.

Aus diesen Feldern wählt ein Betrieb eine begrenzte Zahl von Zielen aus, die auf die eigene Strategie einzahlen. Das Praxishandbuch «Digitaler Masterplan für KMU» von Marc K. Peter bietet dazu eine Methode in fünf Schritten, einen Workshop-Canvas, Checklisten und Workshop-Vorlagen sowie zwei KMU-Fallstudien.

Ein Beispiel für ein prüfbares Ziel: «Wir analysieren unsere Prozesse bis Ende des nächsten Geschäftsjahres systematisch, um digitale Potenziale zu identifizieren.» Heute tun dies erst 32 % der KMU.

Ewa Ming, Initiantin der Business Innovation Week KMU, verortet den grössten Nachholbedarf bei digitalen, neuen Geschäftsmodellen und bei der Nutzung digitaler Technologien und Services zur Steigerung der Wertschöpfung. Beides gehört ins Zielbild – nicht auf die Werkzeugliste.

Formuliert werden die Ziele so, dass sie später Entscheidungen tragen: Jedes Ziel nennt den angestrebten Nutzen, eine überprüfbare Grösse und einen groben Zeithorizont. Ein Ziel, das weder priorisierbar noch budgetierbar ist, gehört nicht ins Zielbild, sondern auf die Ideenliste.

Schritte zur Erstellung einer digitalen Roadmap

Weniger Projekte, aber in der richtigen Reihenfolge

Steht das Zielbild, folgt der unangenehme, aber wirksame Teil: das eigene Projektportfolio kritisch prüfen. Eine belastbare Roadmap entsteht nicht aus dem Bauchgefühl.

Zu klären ist, welche Vorhaben auf die Unternehmensziele einzahlen, wo Projekte Ressourcen binden, ohne genügend Wirkung zu entfalten, und welche Initiativen verschoben, angepasst oder gestoppt werden. Das ist besonders bei Digitalisierungs-, ERP- sowie Data- und KI-Vorhaben wichtig, damit Investitionen nicht in Einzelthemen versanden, sondern auf ein gemeinsames Zielbild einzahlen.

Bei Data- und KI-Vorhaben kommt eine zweite Frage dazu: wie die Daten strategisch für den künftigen Einsatz künstlicher Intelligenz genutzt werden sollen. Wer sie vor der Werkzeugauswahl klärt, verhindert, dass Daten in getrennten Systemen liegen bleiben.

Für die Portfolioplanung hilft die Unterscheidung der Werkzeugkategorien: CRM-Systeme und Social-Media-Analysen für die Kundenorientierung, Workflow-Systeme zur Verknüpfung von Prozessen sowie cloudbasierte Datenspeicherung und automatisierte Rechnungsverarbeitung als Einstieg. ERP- sowie Data- und KI-Vorhaben sind die grösseren Positionen und gehören zuerst auf den Prüfstand.

Für die Beurteilung genügt ein einfaches Nutzen-Aufwand-Raster: Auf der einen Achse steht der erwartete Beitrag zum Unternehmensziel, auf der anderen der geschätzte Aufwand in Geld, Personalzeit und Risiko. Vorhaben mit hohem Nutzen und überschaubarem Aufwand kommen zuerst; Vorhaben mit hohem Aufwand und unklarem Nutzen werden zurückgestellt oder gestrichen.

Wichtiger als eine lange Ideenliste sind Transparenz und eine nachvollziehbare Entscheidungslogik. Wer festhält, warum ein Projekt vorgezogen und ein anderes gestoppt wurde, kann diese Entscheide später überprüfen und gegenüber Mitarbeitenden, Kunden oder Finanzierungspartnern begründen.

Die Reihenfolge hat auch eine technische Seite: Wer zuerst Datenordnung und Prozessgrundlagen klärt, kann darauf aufbauend weitere Werkzeuge einführen. Umgekehrt entstehen bei jedem überstürzten Einzelschritt neue Insellösungen.

Die Reihenfolge folgt auch einer Logik der Reife: Einfache Prozesse 1:1 von analog auf digital zu übersetzen, ist ein guter Anfang. Fortgeschrittene Betriebe verknüpfen diese mit Workflow-Systemen und legen sich gleich neue Tools zu.

Prüfliste: Was gehört in die digitale Roadmap?

Was die Roadmap kosten darf – und woher die Mittel kommen

Ein Digitalbudget besteht selten nur aus dem Kaufpreis einer Software. Zu unterscheiden sind einmalige Investitionen – Einführung, Anpassung bestehender Systeme, Datenübernahme, Schulung – und laufende Kosten für Lizenzen, Betrieb, Support und Wartung. Dazu kommt die intern gebundene Arbeitszeit: Jede Stunde, die Mitarbeitende in ein Projekt investieren, fehlt im Tagesgeschäft.

Konkrete Anhaltspunkte gibt es für den Marketingposten: KMU investieren typisch 3 bis 10 Prozent vom Jahresumsatz in Marketing. Digitale Werbung lohnt sich ab einem durchschnittlichen Kundenwert von rund CHF 500; Google Ads rechnen sich ab einem Monatsbudget von etwa CHF 1'000.

Die Klickpreise streuen stark: Handwerk und Gastronomie liegen bei CHF 1 bis 3 pro Klick, Rechtsberatung und Versicherungen bei CHF 8 bis 15. Wer digitale Werbung budgetiert, rechnet mit solchen Bandbreiten statt mit einem Einheitspreis.

Ein Rechenbeispiel: Ein Malerbetrieb in Zürich mit einem Kundenwert von CHF 4'000 zahlt bei einer Konversionsrate von 4 Prozent rund CHF 63 pro Anfrage und CHF 250 pro Neukunde, also 6.25 Prozent des Auftragswerts. Umsatz ist nicht Gewinn: Ein Handwerksbetrieb mit 30 Prozent Marge kann sich Leadkosten von CHF 60 leisten, wenn der Auftragswert bei CHF 3'000 liegt.

Jedes Digitalbudget steht im Spannungsfeld von Budget, Komplexität und Innovationsdruck. Eine Roadmap wirkt als Leitplanke: Sie hält den finanziellen Rahmen ein und macht sichtbar, was in der laufenden Etappe finanzierbar ist.

Woher die Mittel kommen, entscheidet sich im eigenen Betrieb. Drei Quellen stehen zur Verfügung: das ordentliche Budget, Mittel aus gestoppten oder verschobenen Vorhaben und die intern gebundene Arbeitszeit der Mitarbeitenden.

Zur Weiterbildung gehört ein eigener Budgetposten. Die im Beitrag von zeitag.ch zitierte Expertin Ewa Ming empfiehlt KMU, spezialisierte Kongresse, Events und Schulungen zu besuchen und in spezialisierte Mitarbeitende sowie in Weiterbildung zu investieren. Fehlendes Know-how bei Führungskräften und Mitarbeitenden zählt zu den am häufigsten genannten Barrieren der digitalen Transformation.

Vor allem kleinere Firmen haben selten eigene IT-Fachleute und sind auf externe Unterstützung angewiesen: 8 von 10 KMU vertrauen ihre IT-Infrastruktur externen Dienstleistern an. In etwa einem Drittel der KMU gelten unzureichende Mitarbeiterkenntnisse als Hürde bei Digitalisierungsvorhaben. Der Entscheid lautet nicht «intern oder extern», sondern: Welche Kernkompetenz bauen wir selbst auf, und wo kaufen wir Fachwissen gezielt ein?

Schätzungen zufolge beliefen sich die weltweiten Ausgaben für die digitale Transformation im letzten Jahr auf 1300 Milliarden US-Dollar. Die Summe zeigt die Grössenordnung des Wettbewerbs, in dem auch Schweizer KMU stehen; sie ersetzt aber keinen eigenen Budgetrahmen.

Als pragmatische Faustregel gilt die Etappierung: Das Vorhaben wird in Etappen mit eigenem Kostenrahmen und eigener Freigabe aufgeteilt. So bleibt das finanzielle Risiko überschaubar, jede Etappe kann nach ihrem Nutzen beurteilt werden, und es muss nicht im Voraus über mehrere Jahre budgetiert werden. Ein Reserveposten für Unvorhergesehenes sowie eine klare Regel, wer Ausgaben freigibt, gehören ebenfalls dazu.

Auf der Nutzenseite stehen effizientere Abläufe, tiefere Kosten und zufriedenere Kundinnen und Kunden. Diese Wirkung rechtfertigt jeden Budgetposten.

Meilensteine setzen, die den Betrieb nicht überfordern

Eine Roadmap wird greifbar, wenn sie in Etappen gegliedert ist. Innerhalb jeder Etappe folgen die Vorhaben der Reihenfolge aus der Priorisierung. Bewährt ist zuerst ein schnelles, sichtbares Ergebnis – ein Vorhaben, das in wenigen Monaten spürbare Entlastung bringt und den Rückhalt im Team stärkt.

Kleinere Betriebe haben hier einen Vorteil: KMU können Cloud-basierte Technologien viel schneller als Grossunternehmen testen. Kurze Etappen mit klarem Kostenrahmen passen zu dieser Geschwindigkeit.

Ein Zeitmuster für die erste Etappe: ein sichtbares Ergebnis in wenigen Monaten, als Horizont für die systematische Prozessanalyse das Ende des nächsten Geschäftsjahres.

Jeder Meilenstein braucht drei Angaben: ein überprüfbares Ergebnis, einen Termin und eine verantwortliche Person. Verantwortung heisst nicht zwingend IT-Verantwortung; häufig ist eine Person aus dem Fachbereich die richtige Wahl, weil sie den Nutzen beurteilen kann. Ohne Namen und Termin bleiben Meilensteine Absichtserklärungen.

Zu jeder Etappe gehört der Betrag, der in ihr ausgegeben werden darf, und die Person, die ihn freigibt. So bleiben Planung, Budget und Verantwortung verknüpft.

Die Umsetzung erfolgt schrittweise und im engen Dialog mit den Mitarbeitenden. Führung und Organisation spielen eine zentrale Rolle: Werden beide einbezogen, integrieren sich neue Prozesse und Technologien leichter in den Betrieb.

Feste Zwischenhalte gehören ebenso dazu wie die Etappen selbst. Dort wird geprüft, ob das Ergebnis erreicht wurde, ob der Nutzen noch stimmt und ob sich Ressourcen, Markt oder Prioritäten verändert haben. Für den Fortschritt genügt eine schlanke Messung: wenige Kennzahlen je Ziel, mit vertretbarem Aufwand erhoben.

Als fester Zwischenhalt bietet sich ein jährlicher Termin mit Marktanalyse an. Nur 50 % der KMU führen mindestens einmal im Jahr eine Marktanalyse durch, die auch neue Technologien identifiziert – dieser Termin deckt beides ab.

Die Roadmap ist kein Vertrag mit sich selbst. Verschieben sich Prioritäten oder Ressourcen, wird sie nachgeführt – der Plan folgt dem Nutzen, nicht umgekehrt. Änderungen erfolgen bewusst und nachvollziehbar, nicht stillschweigend.

Typische Stolpersteine und wie man sie umgeht

Fehlende übergreifende Roadmap: Ohne sie fehlt die Grundlage für die systematische Priorisierung von Digitalisierungsprojekten, und viele Vorhaben bleiben Einzelentscheide. Gegenansatz: Zielbild, Projektportfolio und Entscheidungslogik in einem Dokument von wenigen Seiten festhalten.

Hoher Zeitaufwand und fehlendes Know-how: Diese beiden Barrieren werden in der Schweizer KMU-Forschung am häufigsten genannt – sie stehen Führungskräften und Mitarbeitenden gleichermassen im Weg. Gegenansatz: den Aufwand pro Etappe begrenzen, Arbeit sichtbar auf mehrere Schultern verteilen und Weiterbildung als festen Budgetposten statt als Restposten führen.

Verstreute Daten in getrennten Systemen: Daten liegen oft verteilt in Insellösungen für Produktion und Vertrieb, und durchgängige Vernetzung wird zögerlich angegangen. Gegenansatz: vor der Einführung weiterer Werkzeuge klären, welche Daten wo entstehen und wie sie zwischen den Systemen fliessen sollen. Nur 32 % der befragten KMU haben ihre Prozesse systematisch analysiert, um digitale Potenziale zu identifizieren.

Unsicherheit bei Datenschutz und Sicherheit: Datenschutz, aber auch Themen wie Fachkräftemangel, Arbeitsplatzverlust und Arbeitsethik lösen in KMU Ängste und Risikobedenken aus. Gegenansatz: Datenschutz- und Sicherheitsfragen früh und konkret klären, statt sie am Projektende zu behandeln, und die Mitarbeitenden einbeziehen, damit Veränderung nicht als Bedrohung erlebt wird.

Unterschätzte Cybersicherheit: Trotz wachsender Bedrohungslage hat sie in Schweizer KMU eine geringe Priorität. Gegenansatz: Sicherheits- und Datenschutzanforderungen zu Beginn jeder Etappe klären und im Budget als eigenen Posten führen.

Kulturelle Widerstände: In der Schweiz berichten 68 % der KMU, dass sich ihre Unternehmenskultur durch digitale Veränderungen stark gewandelt hat. Solche Veränderungen brauchen Führung und Begleitung. Gegenansatz: Führung und Organisation aktiv einbinden, die Mitarbeitenden früh informieren und Erfolge sichtbar machen, damit neue Abläufe und Werkzeuge tatsächlich angenommen werden.

Ausufernde Ideensammlung: Viele Betriebe probieren zu viel aus und priorisieren zu wenig. Gegenansatz: eine begrenzte Zahl von Zielen, ein gepflegtes Portfolio und eine klare Entscheidungslogik – samt der ausdrücklichen Erlaubnis, Vorhaben zu stoppen.

Der nächste konkrete Schritt

Belastbar wird eine digitale Roadmap nicht durch technische Raffinesse, sondern durch Reihenfolge und Nachvollziehbarkeit. Dazu gehören ein Zielbild aus der Geschäftsstrategie, ein priorisiertes Portfolio und ein tragbarer Budgetrahmen. Ebenso nötig sind terminierte Meilensteine und eine verantwortliche Person.

Die fünf nächsten Schritte für den eigenen Betrieb: Zielbild auf wenige digitale Ziele herunterbrechen und schriftlich festhalten. Das Projektportfolio prüfen und entscheiden, was verschoben, angepasst oder gestoppt wird. Einen Budgetrahmen mit einmaligen und laufenden Kosten sowie Weiterbildung definieren. Die ersten Meilensteine mit Ergebnis, Termin und Verantwortung versehen und einen Zwischenhalt festlegen, an dem die Roadmap überprüft und nachgeführt wird.

Wer Unterstützung sucht, findet benannte Instrumente. Dazu gehören das Praxishandbuch «Digitaler Masterplan für KMU» mit Methode, Workshop-Canvas und Vorlagen sowie die Leitfäden des Berner Technologieparks. Die «Guidelines für den digitalen Transformationsprozess» von Werner von Allmen erschienen am 24. März 2021 im KMU-Magazin.

Wer diese fünf Punkte in einem Dokument von wenigen Seiten festhält, hat bereits mehr als knapp die Hälfte der Schweizer KMU. Gemeint ist eine digitale Strategie, an der sich Entscheidungen messen lassen.

Fünf Schritte zur digitalen Roadmap für Schweizer KMU