Zusammenarbeit im Betrieb digitalisieren: Werkzeuge, Rollen und Schulung

Warum sich die Digitalisierung der Zusammenarbeit lohnt

«Zusammenarbeit digitalisieren» heisst zunächst: Informationen, die heute per E-Mail, Aushang, Zuruf im Gang oder gar nicht fliessen, werden an einem Ort auffindbar – für alle Mitarbeitenden, nicht nur für solche mit festem Computerarbeitsplatz.

Interne Kommunikation ist die Voraussetzung dafür, dass Aufträge, Schichtpläne, Weisungen und Neuigkeiten dort ankommen, wo man sie braucht.

Wie real der Druck ist, zeigte eine weltweite Auswertung der Beekeeper AG in den ersten drei Märzwochen der Corona-Krise. In der Logistik stiegen die Nutzerzahlen um 51 Prozent.

In Gesundheitseinrichtungen – Krankenhäusern, Rettungsdiensten, Pflegeheimen und der Spitex – nahm die Nutzung um 48 Prozent zu.

In der industriellen Produktion sowie in Politik und Verwaltung wuchs sie um fast 32 Prozent, in weiteren Branchen um jeweils über 20 Prozent.

Branchenübergreifend verzeichnete der Anbieter seit Anfang März wöchentlich durchschnittlich 18 Prozent mehr Nutzerinnen und Nutzer.

Der zweite Treiber ist strukturell: Viele Betriebe beschäftigen Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz – in Produktion, Logistik, Verkauf, Pflege oder Aussendienst – oder verteilen Teams auf mehrere Standorte.

Diese Personen haben oft nur beschränkten Zugang zu internen Informationen.

Eine digitale Plattform, die allen offensteht, kann das Zugehörigkeitsgefühl fördern, interne Kommunikation und Identifikation verbessern und so das Engagement erhöhen.

Bestandsaufnahme: Wo der Betrieb heute steht

Vor der Evaluation eines Werkzeugs gehört eine ehrliche Standortbestimmung dazu. Sonst ersetzt man eine unklare Kommunikation durch eine teure unklare Kommunikation.

Leitfragen: Über welche Kanäle läuft die interne Kommunikation heute tatsächlich – offiziell und inoffiziell? Wo gehen Informationen nachweislich verloren, und woran merkt man das?

Welche Abteilungen, Funktionen und Standorte sind schlecht angebunden? Wer hat gar keinen Zugang zu den heutigen Kanälen?

Ein einfaches Vorgehen bewährt sich besser als ein umfangreiches Konzeptpapier. Erstens eine kurze, anonyme Befragung der Mitarbeitenden zu drei Fragen: Wie gut fühlen sie sich informiert, welche Informationen fehlen ihnen, über welchen Kanal erhalten sie diese am liebsten?

Zweitens Gespräche mit Schlüsselpersonen aus HR, IT, Betrieb und Kommunikation. Drittens eine Liste der bestehenden Systeme, die bleiben sollen, samt ihren Schnittstellen.

Daraus entsteht eine priorisierte Bedarfsliste statt einer Wunschliste. Ordnen Sie jeden Bedarf nach Häufigkeit, Reichweite und Dringlichkeit: Wie oft braucht es diese Information, wie viele Mitarbeitende betrifft sie, wie dringlich ist sie?

Themen, die selten und nur kleine Gruppen betreffen, gehören nicht in die erste Ausbaustufe.

Am Schluss steht ein knappes Bild davon, welcher Entwicklungsbedarf in der internen Kommunikation besteht und welche Ziele in den nächsten Monaten erreicht werden sollen.

Bedeutung von Kommunikationskanälen für Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz

Werkzeuge im Überblick: von der Mitarbeitenden-App bis zur Wissensplattform

Mitarbeitenden-Apps sind auf interne Kommunikation und das Engagement der Belegschaft ausgerichtet und laufen auf dem privaten oder betrieblichen Smartphone.

Typische Funktionen sind News, Chat, Dokumente, Formulare und Umfragen.

Ein Vergleich auf dem Blog des Anbieters StaffApp sieht die Stärke solcher Lösungen in der Intuitivität, der schnellen Einführung und der hohen Nutzerakzeptanz. Das gilt besonders in KMU, in denen Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz haben oder über mehrere Standorte verteilt sind.

Für grosse Unternehmen mit vielen Frontline-Mitarbeitenden, also Teams ohne klassischen PC-Arbeitsplatz, positioniert sich Beekeeper mit Kommunikation, Wissensverteilung, Schichtplanung, Workflow-Automatisierung, HR-Self-Service-Funktionen und einer sehr hohen Mehrsprachigkeit.

Intranet- und Wissensplattformen gehen über den reinen Nachrichtenkanal hinaus und binden Wissen, Prozesse und Zusammenarbeit ein.

Der Anbieter ahead beschreibt seine Plattform als digitales Zuhause für alle Mitarbeitenden, mit Wissensdatenbank, Onboarding- und Lernmodulen, Communities und Integrationen in bestehende Systeme wie Microsoft 365. Der Fokus liegt laut Anbieter auf Einfachheit, Benutzerfreundlichkeit und Integrierbarkeit.

Phonemos wiederum bezeichnet sich als moderne Wiki-Plattform für Intra- oder Extranet, Qualitätsmanagementsystem, Wissensdatenbank oder Projektdokumentation – mit integriertem mehrsprachigem Inhaltsmanagement samt automatischer Übersetzung.

HR-Plattformen bündeln personalnahe Prozesse und entlasten die Administration.

HRFlow von Mediasoft zentralisiert laut Anbieter Mitarbeiterdaten, Dokumente, Absenzen, Arbeitszeiten, Workflows, Rekrutierung, Beurteilungen, Schulungen, Ziele und HR-Kennzahlen in einer Plattform.

Dazu kommen ein Self-Service-Portal für die Teams, Module für Planung und Arbeitszeit, Löhne und Swissdec sowie Anbindungen an bestehende Lohnlösungen.

Der Anbieter nennt einen Preis von 10 pro Benutzer und Monat.

Welche Gattung zu welchem Bedarf passt, lässt sich nicht pauschal sagen. Grob gilt: Wer schnell und breit informieren und die Belegschaft ohne festen Arbeitsplatz erreichen will, kommt mit einer Mitarbeitenden-App weit.

Wer Wissen dauerhaft auffindbar machen, Onboarding strukturieren und Abläufe zentral steuern will, braucht eine Intranet- oder Wissensplattform. Wer administrative HR-Prozesse von Absenzen über Workflows bis zu Schulungen standardisieren will, fährt mit einer HR-Plattform.

Die Zuordnung ist eine Orientierung, keine Rangliste; mehrere Bedürfnisse nebeneinander sind der Normalfall.

Worauf Schweizer Betriebe bei der Auswahl achten sollten

Wer mehrere Angebote vergleicht, braucht ein Raster, das vor der Produktpräsentation feststeht. Die folgenden Prüfpunkte lassen sich aus den Anbieterbeschreibungen ableiten und bei allen Kandidaten gleich abfragen.

Hosting und Datenhaltung: Für viele Schweizer Betriebe ist entscheidend, wo die Daten liegen. Bei ahead wird das Hosting in der Schweiz als möglich bezeichnet, HRFlow gibt das Hosting in der Schweiz an.

Diese Angaben gehören schriftlich in die Offerte, ebenso der genaue Standort und die Vertragspartner.

Mehrsprachigkeit: In Betrieben mit gemischtsprachiger Belegschaft müssen Inhalte in mehreren Sprachen verfügbar sein.

Phonemos nennt ein integriertes mehrsprachiges Inhaltsmanagement mit automatischer Übersetzung, Beekeeper eine sehr hohe Mehrsprachigkeit.

Zu klären ist, ob Übersetzungen automatisch oder redaktionell erfolgen und wer sie freigibt.

Modularität und Ausbaufähigkeit: Wer klein startet und später erweitern will, sollte Bausteine einzeln dazuschalten können.

Involve wird als modular aufgebaute Schweizer Lösung mit optionalen Bausteinen beschrieben, etwa Wertschätzungs-Karten oder einem Planer.

Einfachheit und Nutzerfreundlichkeit: Eine Oberfläche, die ohne Einführung verständlich ist, senkt den Schulungsaufwand.

ahead nennt Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit als besonderen Fokus, StaffApp die Intuitivität und die hohe Nutzerakzeptanz.

Im Auswahlverfahren hilft eine kurze Testphase mit echten Mitarbeitenden mehr als eine Demo.

Einführungsaufwand: Zu fragen ist, welche Vorarbeiten der Betrieb selbst leisten muss – Inhalte erfassen, Nutzerdaten aufbereiten, Rollen definieren – und welche Unterstützung der Anbieter zusichert.

Integrierbarkeit: Bestehende Systeme sollen weiterlaufen. ahead nennt Integrationen in bestehende Systeme wie Microsoft 365, HRFlow Anbindungen an Lohnlösungen wie Abacus, Sage oder SAP.

Wer seine Systemlandschaft kennt, prüft diese Punkte konkret statt allgemein.

Support und Erreichbarkeit: Wichtig sind Sprache, Kanal und Reaktionszeit.

StaffApp nennt Support-Büros in Zürich mit telefonischer und E-Mail-Betreuung, Involve ein Support-Team am Hauptsitz in der Innerschweiz, ahead Sitze in Zürich und Bern mit Erreichbarkeit per Mail, Kontaktformular oder Telefon.

Bei Beekeeper wenden sich Kundinnen und Kunden an ihre Customer Success Manager oder nutzen den Support-Bereich in der App; laut Anbieter wird eine Antwort innerhalb von 24 Stunden zugesichert.

Rollen: Wer die Zusammenarbeit digital vorantreibt

Ohne benannte Zuständigkeit verwaist auch eine gute Plattform. Vier Rollen haben sich bewährt.

Die Geschäftsleitung ist Auftraggeberin und Vorbild: Sie entscheidet über Budget und Priorität und nutzt die neuen Kanäle selbst sichtbar.

Eine redaktionelle oder kommunikationsverantwortliche Stelle sorgt für Inhalte, Aktualität und Tonalität. News, die drei Monate alt sind, untergraben das Vertrauen in die Plattform schneller als jede technische Panne.

HR und IT teilen sich die Prozess- und Systemseite: HR verantwortet Prozesse, Inhalte zu Anstellung und Entwicklung sowie die Nutzung durch die Mitarbeitenden, die IT Zugänge, Rollen, Datenpflege und Schnittstellen.

Dazu kommt die Betreuung durch den Anbieter, deren Umfang vertraglich festgehalten werden sollte – von der Einführung über den Support bis zu Updates.

Dass diese Rollen gerade in Ausnahmesituationen tragen, betont Cristian Grossmann, CEO von Beekeeper: «Eine gut durchdachte Kommunikationsstrategie ist unverzichtbar. Nur so können Unternehmen sich im Ernstfall darauf fokussieren, das Geschäft weiterzuführen.»

Interne Kommunikation ist damit nicht nur eine Frage des Alltags, sondern auch der Krisenvorsorge: Wer im Normalbetrieb geübt hat, über welche Kanäle welche Informationen laufen, muss diese Strukturen im Ernstfall nicht erst aufbauen.

Einführung und Schulung: Damit alle mitkommen

Die Einführung entscheidet stärker über den Erfolg als die Funktionsliste. Ein schrittweiser Roll-out – zuerst eine Abteilung oder ein Standort, dann die nächsten – erlaubt es, Kinderkrankheiten zu beheben, bevor alle betroffen sind.

Bewährt haben sich kurze, alltagsnahe Schulungen an konkreten Aufgaben aus dem eigenen Betrieb statt langer Handbücher. Eine leicht verständliche Oberfläche senkt den Schulungsbedarf zusätzlich.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz. Sie brauchen eine eigene Begleitung: eine kurze Einführung direkt am Arbeitsort, eine Ansprechperson im Team, einen einfachen Einstieg über das Smartphone.

Der Nutzen muss für sie unmittelbar spürbar sein – etwa beim Abrufen des Schichtplans oder beim Melden einer Absenz.

Viele Plattformen bringen Lern- und Schulungsbausteine bereits mit. ahead nennt Onboarding- und Lernmodule, HRFlow ein Modul für Schulungen.

Diese Funktionen lohnen sich nicht nur für die Einführung der Plattform selbst, sondern auch für wiederkehrende betriebliche Schulungen.

Früh zu klären ist, wer nach dem Start Anlaufstelle bleibt. Ein First-Level im Betrieb, der Fragen aufnimmt und weiterleitet, entlastet die IT und gibt den Mitarbeitenden Sicherheit.

Bei Beekeeper etwa läuft die Betreuung über Customer Success Manager oder den Support-Bereich in der App; solche Wege sollten im Betrieb bekannt sein, nicht nur im Projektteam.

Wirkung überprüfen und ausbauen

Nach dem Roll-out beginnt die eigentliche Arbeit. Beobachten Sie die Nutzung: Wird gelesen, geantwortet, werden Formulare ausgefüllt?

Welche Funktionen werden kaum berührt – und woran liegt das: an der Funktion selbst, an der Schulung oder am fehlenden Anlass?

Solche Fragen beantworten die Auswertungen, die viele Plattformen mitbringen, ergänzt durch kurze Rückmeldungen der Mitarbeitenden.

Aus den Rückmeldungen folgt die Nachjustierung. Oft genügen kleinere Eingriffe: weniger, dafür verlässlichere News; klarere Zuständigkeiten für Inhalte; ein zweiter Schulungsanlass für Nachzügler.

Schwach genutzte Funktionen sollte man hinterfragen, statt sie mit zusätzlichem Aufwand zu beleben.

Weitere Bausteine kommen erst dazu, wenn die Grundlagen sitzen. Wer mit einer Mitarbeitenden-App beginnt und diese verlässlich nutzt, kann später Wissensdatenbank, Onboarding oder HR-Self-Service ergänzen.

Wer umgekehrt mit einem umfangreichen Vorhaben startet und die Basis überfordert, riskiert, dass die Belegschaft die Plattform nach wenigen Monaten nicht mehr öffnet.

Ein konkreter nächster Schritt: Nehmen Sie sich eine Stunde Zeit und halten Sie schriftlich fest, über welche Kanäle heute welche Informationen laufen, wer für Inhalte zuständig ist und welche drei Verbesserungen Sie als Erstes angehen wollen.

Wer diese drei Punkte benennen kann, ist bereit für die Auswahl eines Werkzeugs.