Traitement numérique des factures fournisseurs : flux, validations et archivage

Ce que comprend un flux de travail numérique pour les factures fournisseurs

Un flux de travail numérique pour les factures couvre l'intégralité du parcours d'une facture fournisseur : réception, extraction des données, vérification, approbation et archivage conforme à la loi. Les étapes de travail restent les mêmes ; la différence réside dans le fait que l'ensemble du processus se déroule au sein d'une solution spécifique, donc de manière entièrement logicielle.

Sur papier, ces mêmes étapes sont dispersées : la facture arrive par la poste ou en pièce jointe d'un e-mail, elle est imprimée ou transmise, repose physiquement sur un bureau, est signée manuscritement et finalement classée dans un dossier. Pour savoir où se trouve une facture et qui doit intervenir ensuite, il faut poser des questions. Le papier, les archives physiques, l'envoi et le temps de recherche engendrent des coûts continus.

L'ampleur de cette transition est illustrée par un chiffre cité par TA Triumph-Adler, faisant référence à l'indice Digital Office de l'association professionnelle Bitkom. En Allemagne, la part des entreprises interrogées misant sur des processus numérisés dans leurs départements financiers et comptables est passée de 45 à 60 pour cent entre 2020 et 2022. Stefan Halupka, directeur de l'unité commerciale ECM & ICT DACH chez TA Triumph-Adler, souligne : « Aucune entreprise ne peut plus contourner les processus de facturation numérisés. »

Les responsabilités sont clairement réparties dans le flux de travail : la comptabilité contrôle la pré-imputation, les personnes responsables valident la facture, et l'archivage s'effectue automatiquement après la validation.

En Suisse, l'organisation de la comptabilité n'est pas délégable. Selon l'art. 716a CO, il s'agit d'une tâche inaliénable du conseil d'administration.

Basé sur le papier vs processus de facturation numérique

Identifier, extraire, pré-imputer

La première étape d'automatisation concerne la saisie. Allix décrit le processus ainsi : le système identifie le PDF comme une facture, extrait les informations, crée une pré-imputation et envoie la facture pour vérification à la personne appropriée ou à plusieurs personnes. La comptabilité ne saisit plus les données de la facture, mais contrôle une proposition.

Les informations nécessaires à la comptabilisation et au paiement sont extraites : fournisseur, numéro et date de facture, montant et devise, taxe sur la valeur ajoutée, référence à la commande ou au contrat ainsi que l'échéance de paiement. Le contrôle se concentre sur quelques points : le fournisseur correspond-il au fichier maître, s'agit-il d'un doublon, le montant correspond-il à la commande ou au contrat, et la taxe sur la valeur ajoutée est-elle correctement indiquée ?

La pré-imputation s'appuie sur des règles enregistrées : données maîtres des fournisseurs, comptes généraux, centres de coûts et projets. Si aucune règle ne s'applique, une position reste à compléter manuellement. Easy Software décrit l'automatisation comme une chaîne allant de la saisie structurée à la transmission vers des processus de vérification définis, en passant par le transfert des données au système ERP, jusqu'au classement dans les archives ; les interventions manuelles restent limitées à quelques points du processus.

Vérifier et valider : la bonne personne au bon moment

Après la saisie, la facture est attribuée selon des règles : par plafond de montant, centre de coûts, projet, société ou fonction. Les personnes habilitées à valider sont définies via des rôles et des limites de compétence. Des mécanismes de contrôle tels que le principe des quatre yeux sont ancrés dans le flux de travail plutôt que d'être appliqués a posteriori en dehors du système.

Il est crucial que la validation ne soit pas liée à un lieu. Easy Software note que la signature numérique, également mobile, minimise les interventions manuelles et réduit drastiquement les délais de traitement des factures. Une facture n'est plus bloquée en attendant le retour de quelqu'un au bureau, mais est validée là où la personne responsable travaille actuellement.

La configuration inclut les remplacements et les escalades : qui prend le relais en cas d'absence, après combien de jours une facture en attente est-elle signalée, et qui peut retirer une validation ? Les demandes de renseignements, commentaires et pièces justificatives restent joints au document, au lieu d'être dispersés dans des fils d'e-mails.

Garder une vue d'ensemble du statut et piloter les paiements

Chaque étape ayant lieu dans le système, l'état d'avancement peut être consulté de manière centralisée : Easy Software met en avant des tableaux de bord centraux offrant une visibilité en temps réel sur les données financières et permettant un suivi complet du statut de chaque facture. Concrètement, cela se traduit par une liste des factures ouvertes avec leur statut, leur ancienneté et la prochaine étape, filtrable par société, créancier ou échéance.

Les conditions de paiement génèrent ensuite automatiquement les dates d'échéance. Easy Software souligne qu'une meilleure gestion de la trésorerie sécurise les délais d'escompte grâce à des dates de paiement automatisées. Les factures qui doivent être réglées avant l'expiration d'un délai peuvent être acheminées de manière ciblée through le flux de travail, au lieu de se perdre dans la masse.

L'avantage réside dans la planifiabilité : savoir quels montants seront exigibles à quelle date permet de regrouper les cycles de paiement, d'utiliser les escomptes et d'éviter que des factures ne restent en souffrance, déclenchant des rappels ou des intérêts de retard. Les échéances sont ici le résultat du processus de validation, et non une liste séparée mise à jour manuellement.

Classer et retrouver plutôt que d'accumuler des piles de papier

Le classement est l'aboutissement du flux de travail et non une opération distincte : après la validation, le document atterrit de manière structurée dans les archives numériques, avec les données saisies et vérifiées lors du processus. Easy Software indique qu'un archivage conforme aux exigences d'audit garantit le respect des directives légales – et que l'abandon du papier et des archives physiques réduit les coûts.

Concrètement, les efforts et les coûts liés au papier, aux dossiers, aux locaux d'archivage et au transport des pièces justificatives entre les sites et la comptabilité sont supprimés. Au lieu de se trouver dans un dossier, la facture avec toutes ses pièces jointes et l'historique des validations se trouve à un endroit unique, searchable par les personnes autorisées.

Le véritable gain se manifeste lors de la recherche : la facture est retrouvable par créancier, numéro de facture, montant ou période, accompagnée de l'information sur qui a validé et quand. Cela rend précisément un processus reconstructible en cas d'audit, de réclamation ou de demande de la révision. Lors du choix du système, il convient de vérifier si l'archive respecte les délais de conservation applicables dans la juridiction concernée et si les formats choisis restent lisibles à long terme.

Sont soumis à l'obligation de tenir une comptabilité les entreprises individuelles, les sociétés de personnes, les personnes morales, les associations et les fondations (art. 957 CO). Selon l'art. 958f CO, les livres de commerce, les pièces comptables ainsi que le rapport de gestion et le rapport de révision doivent être conservés pendant dix ans. Le délai commence à la fin de l'exercice commercial. Le rapport de gestion et le rapport de révision doivent être conservés sous forme écrite et signée.

La conservation peut se faire sur papier, électroniquement ou d'une manière comparable, à condition que la concordance avec les opérations commerciales sous-jacentes soit garantie et que les données puissent être rendues lisibles à tout moment. Le Conseil fédéral réglemente les détails dans l'Ordonnance sur les livres de commerce (OLC).

Outre le CO, la Loi sur la taxe sur la valeur ajoutée, l'Ordonnance sur la taxe sur la valeur ajoutée, la Loi sur les douanes, les lois fiscales, la Loi sur la protection des données, l'Ordonnance sur le registre du commerce et les dispositions relatives aux assurances sociales contiennent d'autres obligations de conservation. Pour les données électroniques, il faut également tenir compte de l'OIED et de la ZertES.

Pour les sociétés liquidées, les livres de commerce doivent être conservés pendant dix ans dans un lieu sûr. Le lieu est désigné par les liquidateurs ou, s'ils ne parviennent pas à s'entendre, par l'office du registre du commerce (art. 747 CO).

Les formats ZUGFeRD et XRechnung sont courants. XRechnung est utilisé en Allemagne pour les factures adressées aux pouvoirs adjudicateurs publics. Pour l'archivage à long terme, il faut s'assurer que les données peuvent être rendues lisibles à tout moment.

Délais légaux de conservation en Suisse

Mettre en place sans arrêter l'exploitation

Le démarrage ne doit pas nécessairement concerner toute l'entreprise. Stefan Halupka de TA Triumph-Adler recommande : « Pour le projet pilote, il faut identifier le domaine et le processus offrant la plus grande valeur ajoutée et commencer par là. » Il s'agit généralement de domaines avec de nombreux processus récurrents. Une comptabilité traite régulièrement de grands volumes de factures structurées de manière similaire.

Pour le pilote, il faut définir un périmètre clair : quelle société, quel groupe de fournisseurs, quelle chaîne de validation et quel indicateur clé est mesuré – par exemple, le délai de traitement de la réception à la validation ou la proportion de factures reconnues sans correction manuelle. TA Triumph-Adler souligne que les systèmes ECM sont modulaires, ce qui rend possible et judicieux de numériser progressivement la gestion documentaire en commençant par un projet pilote.

L'extension implique la connexion avec la solution financière ou ERP existante. Dans le processus décrit, les données saisies sont transmises au système ERP, afin que l'imputation ne soit pas saisie en double.

Easy Software mentionne comme autre effet de la numérisation qu'elle prépare à l'obligation de facturation électronique et crée la base technologique pour l'utilisation de l'IA. SEEBURGER AG indique qu'après l'entrée en vigueur de la directive 2014/55/UE, la facture électronique est devenue obligatoire pour les administrations publiques dès le 27 novembre 2018.

Cette obligation de facturation électronique concerne l'UE. En Allemagne, les documents de facture destinés aux autorités étatiques et aux établissements publics doivent être envoyés exclusivement sous forme numérique au format XRechnung depuis fin 2020. Pour les entreprises suisses, les prescriptions du CO et de l'OLC font foi.