Introduire la facture électronique en Suisse : formats, processus et conservation

Facture électronique, facture PDF et « facture numérique » : clarifier les différences

Une facture PDF envoyée par e-mail est souvent considérée dans la pratique courante comme une facture électronique. D’un point de vue technique, cela ne suffit pas : une véritable facture électronique est un format de données structuré et lisible par machine, tel que le XML, que les systèmes financiers peuvent lire, valider et traiter automatiquement. Un PDF contenant des images intégrées ne répond pas à cette exigence ; la facture QR n’est pas non plus considérée comme une facture électronique.

L’Administration fédérale des contributions (AFC) définit les factures électroniques dans sa pratique actuelle comme des documents générés électroniquement, présentant le même contenu et les mêmes effets juridiques que les factures papier. Elle reconnaît explicitement les factures électroniques en tant que factures ; les mêmes règles s’appliquent.

La loi sur la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA) considère la facture comme le document servant à facturer la contrepartie d’une prestation. La dénomination importe peu ; les contrats, les reçus et les tickets de caisse sont également considérés comme des factures au sens de la LTVA. La loi reste muette quant au support – papier ou électronique.

Le projet révisé de l’information TVA 16 « Tenue des livres et facturation » du 3 mai 2023 introduit, outre la facture papier et la facture électronique, une troisième catégorie : la « facture numérique ». Il s’agit d’un projet et non d’une pratique en vigueur ; toutefois, ceux qui décident des formats, des processus et de l’archivage doivent distinguer ces trois catégories.

Pour le classement, le principe de « prééminence du fond sur la forme » s’applique : ce qui compte, c’est le contenu et l’effet juridique, et non la dénomination.

La norme EN 16931 comme dénominateur commun – et ses implications pour le choix du format

La norme européenne EN 16931 décrit un modèle de données sémantique : tous les éléments de contenu pouvant figurer dans une facture. Les formats nationaux ou sectoriels la mettent en œuvre de manière spécifique au pays sous forme de CIUS (Core Invoice User Specification). La base de la facturation structurée n’est donc pas un format de fichier unique, mais un modèle de contenu commun.

Plusieurs formats s’appuient sur cette base : swissDIGIN XML est considéré en Suisse comme la norme recommandée pour la facturation électronique, en particulier dans le contexte B2G (Business-to-Government). S’y ajoutent ZUGFeRD (PDF hybride avec XML intégré), XRechnung (XML pur) et Peppol BIS. La Suisse n’impose pas de format unique, ce qui laisse aux entreprises une certaine flexibilité.

La XRechnung a été créée en 2017 en tant que format pour l’échange de données de facturation avec l’administration publique. Elle a fait ses preuves dans les échanges B2G et convient également aux factures B2B ; sa spécification est ouverte.

Les formats XRechnung et ZUGFeRD se sont imposés en Allemagne. Tous deux satisfont à l’obligation de facture électronique dans le secteur B2B et conviennent également au B2G. Les formats acceptés sont XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS 3.0 et d’autres structures XML conformes.

ZUGFeRD connaît différents profils ; il convient de prêter attention au profil utilisé. Dans le secteur public, la facturation électronique en Suisse est principalement réglementée par l’Administration fédérale des finances (AFF) et complétée par des normes soutenues par eCH, swissDIGIN et l’autorité suisse Peppol.

Selon le considérant 8 de la directive 2014/55/UE du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014, l’exigence d’interopérabilité complète a des répercussions sur trois niveaux : le contenu de la facture (sémantique), le format ou la langue utilisé(e) (syntaxe) et la méthode de transmission des données. Un format n’est donc adapté que si le contenu, la syntaxe et le canal de transmission correspondent. Un format de données électronique arbitraire tel que le PDF ne satisfait pas à ces exigences.

Les critères de sélection pour les formats B2B et B2G en Suisse sont le soutien par le destinataire, la conformité à la norme EN 16931, le profil et le canal de transmission. Dans le contexte B2G, swissDIGIN XML s’ajoute en tant que norme recommandée. Dans le contexte B2B, la Suisse reste flexible car aucun format unique n’est imposé. Ceux qui émettent des factures B2B coordonnent le format, la version et le profil avec leur partenaire commercial. Les canaux de transmission incluent l’e-mail, Peppol, l’EDI, les portails et les interfaces ERP.

Obligation ou volontariat : la situation actuelle en Suisse

La Suisse ne connaît pas d’obligation générale de facture électronique pour les entreprises. La facture électronique est obligatoire vis-à-vis de l’administration fédérale pour les fournisseurs, lorsque la valeur du contrat dépasse 5'000 francs.

Cette obligation est en vigueur depuis le 1er janvier 2016 ; les factures papier ou les simples fichiers PDF ne sont pas valides dans ces cas. L’Administration fédérale des finances (AFF) est compétente ; de plus amples informations sont disponibles sur e-rechnung.admin.ch. L’AFF dispose d’une hotline au +41 58 462 93 00 et peut être contactée par e-mail à [email protected].

Les factures structurées sont transmises via des canaux électroniques approuvés, définis par l’autorité fédérale destinataire. Il n’existe pas de plateforme de compensation unique à l’échelle nationale.

La Suisse n’est pas membre de l’Union européenne et n’applique pas directement les règlements de l’UE. Elle a développé son propre cadre afin de promouvoir l’efficacité et la transparence dans le système fiscal, en particulier vis-à-vis des fournisseurs étatiques.

Les cantons appliquent des règles différentes : selon le canton, une obligation de facture électronique existe dans une mesure variable, voire pas du tout. Ceux qui servent des donneurs d’ordre publics clarifient les exigences pour chaque donneur d’ordre.

Dans les transactions entre entreprises (B2B), la facture électronique reste volontaire, mais gagne fortement en importance. Il n’existe pas de mandat suisse annoncé pour des factures électroniques B2B structurées.

Pour les factures adressées aux clients privés (B2C), la facture QR reste la norme prépondérante ; cela vaut également pour la plupart des relations commerciales des PME en Suisse. Le besoin d’action découle principalement du rôle de fournisseur de l’administration fédérale, des prescriptions cantonales et des exigences des partenaires commerciaux.

Pourquoi l’évolution de l’UE concerne directement les entreprises suisses

La facture électronique dans l’UE repose sur l’initiative « TVA à l’ère numérique » (VIDA) de la Commission européenne du 8 décembre 2022. Elle vise à adapter le cadre du système de taxe sur la valeur ajoutée à la réalité numérique et à réduire notamment la vulnérabilité à la fraude fiscale dans le commerce transfrontalier au sein de l’UE.

VIDA repose sur trois piliers : les obligations de déclaration numérique, des règles actualisées de TVA pour l’économie des plateformes ainsi que l’enregistrement unique à la TVA. La facture électronique appartient au premier pilier et est considérée comme la solution souhaitée pour l’échange de données avec les autorités fiscales. La collecte centralisée des données ne deviendra concrète qu’entre 2028 et 2032.

Selon l’analyse d’impact de la Commission européenne de 2022, la facture électronique s’est révélée plus avantageuse que d’autres mesures telles que SAF-T ou le reporting en temps réel. Il est prévu de saisir à l’avenir les données pertinentes pour la TVA dans un système de déclaration électronique.

Dans de nombreux États de l’UE, la facture électronique est obligatoire dans les relations B2G depuis des années. Dans les relations B2B, elle est parfois volontaire, parfois son introduction est encore en discussion.

Pour les entreprises suisses, cela signifie : celles qui émettent des factures à des clients de l’UE ou en reçoivent de fournisseurs de l’UE doivent pouvoir vérifier la correction formelle des factures électroniques, les archiver de manière sûre et les traiter. Les exigences ne découlent pas d’une obligation suisse, mais de la relation commerciale.

La pression est accrue par la réglementation allemande : depuis le 1er janvier 2025, toutes les entreprises B2B assujetties à la TVA en Allemagne doivent être en mesure de recevoir des factures structurées et lisibles par machine. L’obligation d’émission suit un calendrier échelonné : pour les grandes entreprises à partir de 2027, et pour toutes les entreprises à partir de 2028. La réception devient ainsi une pratique courante pour les entreprises suisses ayant des clients allemands, tandis que l’émission se rapproche.

En Allemagne, l’obligation de facture électronique s’appuie sur la loi sur les opportunités de croissance 2023/2024 et sur l’article 14 de la loi sur la TVA (UStG), qui définit la facture électronique. Une lettre du ministère fédéral des Finances (BMF) sur la facture électronique et les principes GoBD relatifs à la conservation électronique complètent le cadre. Ces bases sont déterminantes pour les entreprises suisses ayant des relations commerciales avec l’Allemagne.

Réception, validation et intégration dans le flux de travail de facturation

La réception d’une facture électronique suit un processus technique : tout d’abord, le fichier de données structuré doit être accepté sans modification – par exemple XML, un PDF hybride ZUGFeRD ou un fichier selon Peppol BIS. Ensuite, une validation technique est effectuée : le fichier doit être conforme à la norme EN 16931 et aux exigences nationales applicables. Ce n’est qu’ensuite que la facture est importée dans le flux de travail interne.

Pour les entreprises suisses, la réception, la validation, l’intégration dans le flux de travail et l’archivage à long terme font partie du processus de facturation. Les cibles d’importation sont typiquement les systèmes ERP, d’automatisation des comptes fournisseurs ou de comptabilité. Les données structurées y sont traitées davantage. Avant la comptabilisation, la syntaxe et les données fiscales doivent être validées ; la validation se fonde sur la norme EN 16931 et les exigences nationales applicables.

Des outils de validation tels que KOSIT et Mustang vérifient automatiquement les données XML entrantes par rapport à la norme EN 16931 et aux spécifications X-Rechnung applicables. Les factures électroniques invalides peuvent être rejetées dès le début du processus, avant qu’elles n’atteignent les systèmes ERP ou de comptabilité.

Les canaux de transmission possibles sont l’e-mail, Peppol, l’EDI, les portails et les interfaces ERP. Le canal pertinent dépend de la taille et du degré de maturité numérique du partenaire ; en pratique, plusieurs canaux fonctionnent en parallèle.

Une liste de contrôle pour la réception est la suivante : accepter le fichier de données structuré sans modification, valider techniquement selon la norme EN 16931 et les exigences nationales, vérifier la syntaxe et les données fiscales, importer dans le système ERP, comptes fournisseurs ou de traitement des factures, et archiver l’original. Cet ordre évite que la saisie manuelle n’annule l’avantage de la facture électronique.

Avant la première réception de facture électronique, les points ouverts doivent être clarifiés : quels systèmes peuvent réellement lire des données structurées ? Qui est responsable de la validation technique, qui du contrôle du contenu ?

Il convient également de régler les cas d’erreur lorsqu’un fichier ne passe pas la validation, ainsi que la concordance des données de base telles que les références fournisseurs et commandes via des interfaces. Ceux qui définissent ces rôles et interfaces à l’avance évitent le retraitement manuel de la première facture électronique.

Pour l’émission, la même structure s’applique en sens inverse : la facture est générée dans un format conforme à la norme EN 16931 et envoyée via le canal convenu. Les canaux possibles sont l’e-mail, Peppol, l’EDI, les portails et les interfaces ERP. L’original doit être archivé.

Pour les émetteurs suisses, le processus d’envoi commence par le choix du format : swissDIGIN XML est la norme recommandée dans le contexte B2G, tandis que dans le domaine B2B, le partenaire décide conjointement. Viennent ensuite la génération, l’envoi et le classement de l’original.

Une liste de contrôle pour l’émission est la suivante : clarifier le format, la version et le profil, générer la facture structurée, l’envoyer via le canal convenu et archiver l’original sans modification. Dans le contexte B2G, les prescriptions de l’AFF sont déterminantes ; dans le contexte B2B, ce sont les exigences des partenaires commerciaux.

Conservation en Suisse : principes et force probante

Les obligations de conservation en Suisse sont principalement régies par le Code des obligations (CO) et le droit fiscal. L’art. 958f CO fixe les documents à conserver et la durée de conservation. L’Ordonnance sur les livres de commerce (OLCom) s’applique en complément, définissant les exigences relatives aux livres de commerce, pièces justificatives et correspondance commerciale tenus, enregistrés et conservés électroniquement.

Les délais de conservation fondamentaux en Suisse sont de 10 ans pour les livres de commerce et pièces justificatives, les rapports de gestion, les comptes annuels, les bilans, les livres de caisse, les inventaires, les listes de salaires ainsi que la correspondance et les contrats. Le délai commence à la fin de l’exercice au cours duquel le document a été créé.

Les documents à conserver comprennent toutes les factures reçues et émises, les reçus et autres justificatifs de paiement. Les factures sous forme électronique ont fondamentalement la même force probante que les factures papier, à condition que les principes d’une tenue régulière des livres soient respectés. La pratique de l’AFC est déterminante ; elle reconnaît explicitement les factures électroniques en tant que factures et précise que les mêmes règles s’appliquent.

Le CO permet, aux articles 957 et 962, de tenir et de conserver les livres, pièces justificatives et correspondance commerciale par écrit, électroniquement ou de manière comparable, dans la mesure où la concordance avec les opérations commerciales sous-jacentes est garantie. Le droit comptable est complété par l’OLCom.

Les exigences fiscales relatives à la facture électronique sont définies par la loi sur la taxe sur la valeur ajoutée (LTVA), l’ordonnance sur la taxe sur la valeur ajoutée (OTVA) et l’ordonnance du Département fédéral des finances sur les données et informations électroniques (ODIE). L’ODIE réglemente les conditions techniques, organisationnelles et procédurales permettant aux données de facturation électroniques d’être acceptées par l’AFC comme moyen de preuve unequivoco.

Conformément à l’art. 122 al. 1 OTVA, une facture électronique ne se voit attribuer la même force probante qu’une facture papier que si les exigences sont remplies.

En pratique, cela signifie : le fichier original structuré doit être sécurisé – inchangé et traçable. Une version PDF dérivée ou une impression facilite la lisibilité, mais ne remplace pas l’original ; les données lisibles par machine y sont perdues.

Les documents peuvent être conservés physiquement ou électroniquement. Il est important que les documents restent lisibles, complets et inchangés. Les systèmes de conservation électronique doivent protéger les données contre la perte, la destruction et l’accès non autorisé.

La conservation doit être assurée pendant toute la durée légale. Organisationnellement, la gestion des changements de format doit être réglée : si un format est abandonné, la lisibilité des factures archivées doit rester garantie. Des responsabilités claires pour l’archivage et la mise en lisibilité font partie de la solution, tout comme le système de traitement.

Conformément aux principes GoBD, l’XML original ou le PDF-XML doit être archivé pendant dix ans en Allemagne. Ce délai s’applique aux entreprises suisses si elles sont soumises à des obligations de TVA allemandes.

Démarrage progressif : ce que les entreprises devraient clarifier en premier

Une entrée en matière pragmatique ne commence pas par le choix du logiciel, mais par un état des lieux. Il faut d’abord identifier les relations commerciales et les pays concernés : qui m’envoie des factures, à qui j’envoie des factures, et lesquelles sont déjà structurées ?

Dans un deuxième temps, le format et le canal de transmission sont coordonnés avec les principaux partenaires. Comme la Suisse n’impose pas de format unique, cette coordination ne peut pas être déléguée ; elle décide si les fichiers reçus pourront effectivement être traités automatiquement par la suite.

Vient ensuite un test du processus de réception et de validation avec des partenaires sélectionnés, avant un déploiement large. Parallèlement, l’archivage doit être réglé, y compris les responsabilités et les procédures de mise en lisibilité. Une extension progressive est plus réaliste qu’une conversion unique de l’ensemble du trafic de facturation.

Une liste de contrôle pour l’introduction est la suivante : recenser les relations commerciales et les pays, coordonner les formats et canaux avec les partenaires, tester la réception et la validation, régler l’archivage et la mise en lisibilité, ainsi que définir les rôles et interfaces. Ainsi, la validation technique, le contrôle du contenu et l’importation dans le système de facturation sont clarifiés à l’avance.

Pour les factures adressées à l’administration fédérale, les prescriptions de l’AFF sont déterminantes : pour une valeur de contrat supérieure à 5'000 francs, la soumission électronique est obligatoire depuis le 1er janvier 2016. Informations, hotline et e-mail sont disponibles sur e-rechnung.admin.ch. Pour les donneurs d’ordre cantonaux, les exigences doivent être clarifiées canton par canton.

Ceux qui ont des clients ou fournisseurs allemands alignent la réception sur la réglementation allemande : depuis le 1er janvier 2025, toutes les entreprises B2B assujetties à la TVA doivent être en mesure de recevoir des factures structurées et lisibles par machine. L’obligation d’émission suit un calendrier échelonné à partir de 2027 et entièrement à partir de 2028.

Pour l’émission, une étape supplémentaire complète la liste de contrôle d’introduction : définir les formats et canaux également pour ses propres factures, tester la génération et l’envoi, ainsi que sécuriser l’archivage. Dans le trafic B2G, les prescriptions de l’AFF s’appliquent ; swissDIGIN XML est la norme recommandée. Dans le trafic B2B, la coordination avec les partenaires reste décisive.

Un projet pilote devrait examiner les deux sens : la réception et l’émission de factures électroniques. Ainsi, la validation technique, l’envoi et l’importation sont clarifiés avant le déploiement large.

Dans le projet pilote, il convient de vérifier séparément si la solution sélectionnée lit les formats structurés utilisés et conserve les fichiers originaux inchangés et lisibles.