Digitalizzare la collaborazione aziendale: strumenti, ruoli e formazione

Perché conviene digitalizzare la collaborazione

«Digitalizzare la collaborazione» significa innanzitutto rendere reperibili in un unico luogo le informazioni che oggi circolano via e-mail, tramite avvisi cartacei, a voce nei corridoi o non circolano affatto – per tutti i collaboratori, non solo per chi ha una postazione fissa al computer.

La comunicazione interna è la premessa affinché ordini, turni di lavoro, direttive e novità arrivino dove servono.

Quanto sia reale questa pressione lo ha dimostrato un’analisi mondiale condotta da Beekeeper AG nelle prime tre settimane di marzo durante la crisi del Coronavirus. Nel settore logistico il numero di utenti è aumentato del 51 percento.

Nelle strutture sanitarie – ospedali, servizi di ambulanza, case di cura e assistenza domiciliare (Spitex) – l’utilizzo è cresciuto del 48 percento.

Nella produzione industriale, così come nella politica e nell’amministrazione, la crescita è stata di quasi il 32 percento, mentre in altri settori ha superato il 20 percento.

Trasversalmente ai vari settori, dall’inizio di marzo il fornitore ha registrato in media ogni settimana un aumento degli utenti del 18 percento.

Il secondo motore è di natura strutturale: molte aziende impiegano collaboratori senza una postazione fissa – nella produzione, nella logistica, nelle vendite, nell’assistenza o nel servizio esterno – oppure distribuiscono i team su più sedi.

Spesso queste persone hanno un accesso limitato alle informazioni interne.

Una piattaforma digitale aperta a tutti può favorire il senso di appartenenza, migliorare la comunicazione interna e l’identificazione con l’azienda, aumentando così l’engagement.

Analisi dello stato attuale: dove si trova l’azienda oggi

Prima di valutare uno strumento, è indispensabile un’onesta analisi della situazione iniziale. Altrimenti si rischia di sostituire una comunicazione poco chiara con una costosa comunicazione altrettanto poco chiara.

Domande guida: attraverso quali canali avviene effettivamente oggi la comunicazione interna – ufficialmente e ufficiosamente? Dove vanno persi inequivocabilmente le informazioni e come ce ne si accorge?

Quali reparti, funzioni e sedi sono collegati male? Chi non ha alcun accesso ai canali attuali?

Un approccio semplice funziona meglio di un ampio documento concettuale. In primo luogo, un breve sondaggio anonimo tra i collaboratori basato su tre domande: quanto si sentono informati, quali informazioni mancano loro e attraverso quale canale preferiscono riceverle?

In secondo luogo, colloqui con le figure chiave delle risorse umane (HR), dell’IT, delle operazioni e della comunicazione. In terzo luogo, un elenco dei sistemi esistenti che devono rimanere, con le relative interfacce.

Ne risulta una lista prioritaria dei bisogni invece di una lista dei desideri. Classificate ogni esigenza in base alla frequenza, alla portata e all’urgenza: quanto spesso serve questa informazione, quanti collaboratori riguarda, quanto è urgente?

I temi che riguardano raramente solo piccoli gruppi non appartengono alla prima fase di implementazione.

Alla fine si ottiene un quadro sintetico delle esigenze di sviluppo nella comunicazione interna e degli obiettivi da raggiungere nei prossimi mesi.

Importanza dei canali di comunicazione per i collaboratori senza postazione fissa

Panoramica degli strumenti: dall’app per collaboratori alla piattaforma di conoscenza

Le app per collaboratori sono orientate alla comunicazione interna e all’engagement della forza lavoro e funzionano sullo smartphone privato o aziendale.

Le funzioni tipiche includono notizie, chat, documenti, moduli e sondaggi.

Un confronto sul blog del fornitore StaffApp individua il punto di forza di tali soluzioni nell’intuitività, nella rapida introduzione e nell’elevata accettazione da parte degli utenti. Questo vale soprattutto nelle PMI, dove i collaboratori non hanno una postazione fissa o sono distribuiti su più sedi.

Per le grandi aziende con molti collaboratori «frontline», ovvero team senza la classica postazione PC, Beekeeper si posiziona con soluzioni per la comunicazione, la distribuzione della conoscenza, la pianificazione dei turni, l’automazione dei flussi di lavoro, funzioni di self-service HR e un supporto multilingue molto elevato.

Le piattaforme intranet e di conoscenza vanno oltre il puro canale di notizie e integrano sapere, processi e collaborazione.

Il fornitore ahead descrive la sua piattaforma come una casa digitale per tutti i collaboratori, con banca dati della conoscenza, moduli di onboarding e apprendimento, community e integrazioni in sistemi esistenti come Microsoft 365. Secondo il fornitore, l’accento è posto sulla semplicità, sulla facilità d’uso e sull’integrabilità.

Phonemos, a sua volta, si definisce una moderna piattaforma wiki per intra- o extranet, sistema di gestione della qualità, banca dati della conoscenza o documentazione di progetto – con gestione dei contenuti multilingue integrata e traduzione automatica.

Le piattaforme HR raggruppano i processi vicini al personale e alleggeriscono l’amministrazione.

Secondo il fornitore, HRFlow di Mediasoft centralizza dati dei collaboratori, documenti, assenze, orari di lavoro, flussi di lavoro, reclutamento, valutazioni, formazione, obiettivi e indicatori HR in un’unica piattaforma.

A ciò si aggiungono un portale di self-service per i team, moduli per la pianificazione e gli orari di lavoro, i salari e Swissdec, nonché connessioni a soluzioni salariali esistenti.

Il fornitore indica un prezzo di CHF 10 per utente e mese.

Non è possibile stabilire in generale quale categoria corrisponda a quale bisogno. In linea di massima vale quanto segue: chi desidera informare rapidamente e capillarmente e raggiungere la forza lavoro senza postazione fissa, fa molta strada con un’app per collaboratori.

Chi vuole rendere il sapere reperibile nel tempo, strutturare l’onboarding e controllare centralmente i processi, ha bisogno di una piattaforma intranet o di conoscenza. Chi desidera standardizzare i processi amministrativi HR, dalle assenze ai flussi di lavoro fino alla formazione, opta per una piattaforma HR.

L’assegnazione è un orientamento, non una classifica; la compresenza di più esigenze è la norma.

Cosa dovrebbero considerare le aziende svizzere nella scelta

Chi confronta diverse offerte ha bisogno di una griglia definita prima della presentazione del prodotto. I seguenti punti di controllo possono essere derivati dalle descrizioni dei fornitori e richiesti allo stesso modo a tutti i candidati.

Hosting e conservazione dei dati: per molte aziende svizzere è decisivo dove risiedono i dati. Per ahead l’hosting in Svizzera è indicato come possibile, HRFlow dichiara l’hosting in Svizzera.

Queste indicazioni devono figurare per iscritto nell’offerta, così come la sede esatta e i partner contrattuali.

Multilinguismo: nelle aziende con una forza lavoro mista dal punto di vista linguistico, i contenuti devono essere disponibili in più lingue.

Phonemos menziona una gestione dei contenuti multilingue integrata con traduzione automatica, Beekeeper un supporto multilingue molto elevato.

È necessario chiarire se le traduzioni avvengono automaticamente o editorialmente e chi le approva.

Modularità e scalabilità: chi inizia in piccolo e vuole espandersi in seguito dovrebbe poter attivare i singoli moduli separatamente.

Involve viene descritta come una soluzione svizzera modulare con blocchi opzionali, ad esempio carte di apprezzamento o un planner.

Semplicità e facilità d’uso: un’interfaccia comprensibile senza necessità di introduzione riduce l’onere formativo.

ahead cita semplicità e facilità d’uso come focus particolare, StaffApp l’intuitività e l’elevata accettazione da parte degli utenti.

Nel processo di selezione, una breve fase di test con collaboratori reali aiuta più di una demo.

Onere di introduzione: bisogna chiedersi quali lavori preliminari deve svolgere l’azienda stessa – acquisizione dei contenuti, preparazione dei dati utente, definizione dei ruoli – e quale assistenza garantisce il fornitore.

Integrabilità: i sistemi esistenti devono continuare a funzionare. ahead menziona integrazioni in sistemi esistenti come Microsoft 365, HRFlow connessioni a soluzioni salariali come Abacus, Sage o SAP.

Chi conosce il proprio panorama sistemistico verifica questi punti in modo concreto invece che generico.

Supporto e raggiungibilità: importanti sono la lingua, il canale e il tempo di reazione.

StaffApp menziona uffici di supporto a Zurigo con assistenza telefonica ed e-mail, Involve un team di supporto presso la sede principale nella Svizzera centrale, ahead sedi a Zurigo e Berna con raggiungibilità via e-mail, modulo di contatto o telefono.

Presso Beekeeper, i clienti si rivolgono ai loro Customer Success Manager o utilizzano l’area di supporto nell’app; secondo il fornitore, viene garantita una risposta entro 24 ore.

Ruoli: chi porta avanti la collaborazione digitale

Senza responsabilità nominate, anche una buona piattaforma rimane abbandonata. Quattro ruoli si sono dimostrati efficaci.

La direzione aziendale è committente ed esempio: decide su budget e priorità e utilizza visibilmente i nuovi canali.

Una funzione editoriale o responsabile della comunicazione si occupa dei contenuti, dell’attualità e del tono. Notizie vecchie di tre mesi minano la fiducia nella piattaforma più velocemente di qualsiasi guasto tecnico.

HR e IT si dividono il lato processi e sistemi: HR è responsabile dei processi, dei contenuti relativi all’impiego e allo sviluppo nonché dell’utilizzo da parte dei collaboratori, l’IT degli accessi, dei ruoli, della manutenzione dei dati e delle interfacce.

A ciò si aggiunge l’assistenza da parte del fornitore, il cui ambito dovrebbe essere fissato contrattualmente – dall’introduzione al supporto fino agli aggiornamenti.

Che questi ruoli siano portanti soprattutto nelle situazioni eccezionali lo sottolinea Cristian Grossmann, CEO di Beekeeper: «Una strategia di comunicazione ben ponderata è indispensabile. Solo così le aziende possono concentrarsi, in caso di emergenza, sul proseguimento delle attività.»

La comunicazione interna non è quindi solo una questione quotidiana, ma anche di prevenzione delle crisi: chi si è esercitato nel normale svolgimento delle attività su quali canali far circolare quali informazioni, non dovrà costruire queste strutture solo in caso di emergenza.

Introduzione e formazione: per coinvolgere tutti

L’introduzione determina il successo più dell’elenco delle funzioni. Un rollout graduale – prima un reparto o una sede, poi i successivi – permette di risolvere i problemi iniziali prima che tutti siano coinvolti.

Si sono dimostrate efficaci brevi formazioni vicine alla vita quotidiana, basate su compiti concreti della propria azienda, invece di lunghi manuali. Un’interfaccia facilmente comprensibile riduce ulteriormente il bisogno di formazione.

Particolare attenzione meritano i collaboratori senza postazione fissa. Hanno bisogno di un accompagnamento specifico: una breve introduzione direttamente sul luogo di lavoro, una persona di riferimento nel team, un accesso semplice via smartphone.

L’utilità deve essere immediatamente percepibile per loro – ad esempio nella consultazione del piano turni o nella segnalazione di un’assenza.

Molte piattaforme includono già moduli di apprendimento e formazione. ahead menziona moduli di onboarding e apprendimento, HRFlow un modulo per la formazione.

Queste funzioni sono utili non solo per l’introduzione della piattaforma stessa, ma anche per le formazioni aziendali ricorrenti.

È necessario chiarire presto chi rimarrà il punto di contatto dopo l’avvio. Un first-level interno in azienda, che raccoglie e inoltra le domande, alleggerisce l’IT e dà sicurezza ai collaboratori.

Presso Beekeeper, ad esempio, l’assistenza avviene tramite Customer Success Manager o l’area di supporto nell’app; questi percorsi dovrebbero essere noti in tutta l’azienda, non solo nel team di progetto.

Verificare l’impatto ed espandere

Dopo il rollout inizia il vero lavoro. Osservate l’utilizzo: si legge, si risponde, si compilano i moduli?

Quali funzioni vengono appena sfiorate – e perché: a causa della funzione stessa, della formazione o della mancanza di un’occasione?

A tali domande rispondono le valutazioni fornite da molte piattaforme, integrate da brevi feedback dei collaboratori.

Dai feedback segue la messa a punto. Spesso bastano piccoli interventi: meno notizie, ma più affidabili; responsabilità più chiare per i contenuti; una seconda sessione formativa per chi è rimasto indietro.

Le funzioni poco utilizzate dovrebbero essere messe in discussione, invece di essere ravvivate con ulteriore sforzo.

Ulteriori moduli vengono aggiunti solo quando le basi sono solide. Chi inizia con un’app per collaboratori e la utilizza in modo affidabile, può in seguito integrare la banca dati della conoscenza, l’onboarding o il self-service HR.

Chi viceversa inizia con un progetto ampio e sovraccarica la base, rischia che la forza lavoro non apra più la piattaforma dopo pochi mesi.

Un prossimo passo concreto: prendetevi un’ora di tempo e annotate per iscritto attraverso quali canali circolano oggi quali informazioni, chi è responsabile dei contenuti e quali tre miglioramenti intendete affrontare per primi.

Chi sa nominare questi tre punti è pronto per la selezione di uno strumento.