Prescriptions cantonales pour les processus métier numériques : obligations, preuves et délais

Pourquoi les prescriptions cantonales façonnent les processus métier numériques

Cette vue d’ensemble classe les prescriptions cantonales relatives aux processus métier numériques selon trois axes : les obligations, les preuves et les délais. Les obligations concernent les échanges numériques avec les autorités. Les preuves portent sur l’envoi, la remise et la réception. Les délais concernent les périodes transitoires, la conservation et les délais de protection.

Les entreprises et les administrations qui échangent numériquement avec les autorités évoluent dans un cadre défini conjointement par la Confédération et les cantons. Les obligations, preuves et délais concrets découlent de la législation cantonale respective sur l’administration numérique (LAdm/RAdm) ; elles varient d’un canton à l’autre. Deux niveaux sont donc déterminants : le droit fédéral et le droit cantonal relatif à l’administration numérique.

Pour le canton de Berne, la LAdm et la RAdm s’appliquent. D’autres cantons réglementent les obligations, les preuves et les délais dans leur propre LAdm/RAdm ; il convient d’y examiner les prescriptions concrètes.

Le Grand Conseil du canton de Berne a adopté la loi sur l’administration numérique (LAdm) le 8 mars 2022 à l’unanimité. Le texte de loi est daté du 7 mars 2022 (LAdm, BSG 109.1) ; l’ordonnance du 11 janvier 2023 (RAdm, BSG 109.111) et la LAdm sont entrées en vigueur le 1er mars 2023.

Les documents relatifs au processus législatif sont accessibles au public : le texte de loi de la LAdm, le rapport accompagnant les explications du Conseil-exécutif, les débats au Grand Conseil ainsi que le texte de l’ordonnance de la RAdm. Ils sont mis à disposition sur la page « Administration numérique » de KAIO (canton de Berne).

La mise en vigueur a été accompagnée d’événements d’information en ligne en février et mars 2023 destinés aux cadres, aux spécialistes TIC ainsi qu’aux juristes de l’administration publique. S’y ajoutent un communiqué de presse du 23 janvier 2023 et une information adressée aux communes le 27 janvier 2023 (BSIG 1/109/1.1).

Dans le canton de Berne, le principe de la primauté du numérique s’applique : le canton et les communes agissent et communiquent fondamentalement par voie numérique. Les autorités, les entreprises et les utilisateurs professionnels sont tenus d’effectuer leurs échanges avec l’État par voie numérique. Les autres personnes peuvent continuer à communiquer sur support papier, mais des incitations à l’utilisation des échanges numériques leur sont offertes.

Les administrations bernoises peuvent traiter en priorité les demandes déposées par voie numérique. Pour les prestations payantes, elles peuvent facturer des émoluments plus élevés pour les prestations non fournies numériquement. La RAdm prévoit des délais transitoires pour la mise en œuvre des principes de la LAdm.

La LAdm bernoise fixe des garde-fous pour les prestations numériques : inclusion numérique, bilinguisme ainsi que l’admissibilité des offres de logiciels open source et d’open data de l’État. Le canton peut soutenir les communes dans leurs projets de numérisation et leur permettre d’utiliser les systèmes informatiques cantonaux.

Preuves cantonales : lorsque le canton impose les échanges numériques, l’envoi, la remise et la réception doivent être attestés. Dans le canton de Berne, les entreprises et les utilisateurs professionnels effectuent leurs échanges via des applications officielles ou des formulaires web.

Le Conseil fédéral et les gouvernements cantonaux ont créé, au 1er janvier 2022, l’organisation de collaboration Administration numérique Suisse (ANS), afin d’accélérer la numérisation de l’administration. La convention-cadre de droit public relative à l’Administration numérique Suisse est entrée en vigueur le 1er janvier 2022 (FF 2021 3030) et régit la collaboration entre la Confédération et les cantons dans le domaine de la transformation numérique de leurs administrations.

Délais cantonaux : la RAdm contient des délais transitoires. Dans le canton de Berne, toutes les communes doivent introduire un logiciel GEVER (gestion électronique des dossiers) d’ici au 1er mars 2027 et y gérer leurs affaires et documents.

L’ANS pilote et coordonne stratégiquement les activités de numérisation de la Confédération, des cantons et des communes ; elle est rattachée au Département fédéral des finances (DFF). Le mandataire de la Confédération et des cantons pour l’Administration numérique Suisse est Peppino Giarritta. Il dirige l’organe de direction opérationnel, l’Assemblée des délégués ainsi que le secrétariat, administrativement rattaché au Secrétariat général du DFF.

La stratégie commune « Administration numérique Suisse 2024–2027 » de la Confédération, des cantons, des villes et des communes est entrée en vigueur le 1er janvier 2024. Elle est coordonnée par l’ANS ; sa mise en œuvre incombe à la Confédération, aux cantons, aux villes et aux communes dans le cadre des organisations existantes et des compétences en vigueur.

L’ANS s’acquitte de ses tâches dans le cadre d’un cycle stratégique quadriennal. Un plan de mise en œuvre glissant, actualisé annuellement, sert de base aux activités opérationnelles.

La collaboration entre la Confédération, les cantons et les communes remonte à 2008. Jusqu’à fin 2021, l’organisation tripartite e-Government Suisse coordonnait la mise en œuvre de la stratégie e-Government commune de l’époque.

Il convient de distinguer la stratégie de l’ANS de la stratégie « Administration fédérale numérique », par laquelle le Conseil fédéral définit les objectifs de la transformation numérique au sein de l’administration fédérale, et de la stratégie Suisse numérique, qui sert d’orientation à tous les acteurs publics et privés. Ces trois stratégies sont alignées et se complètent mutuellement.

Parmi les nouvelles exigences liées à l’activité administrative figure le principe Once-Only (une seule fois) dans la gestion des données. Pour les responsables de processus, cela signifie clarifier le champ d’application de ces prescriptions pour leur propre rôle.

Preuves de remise : ce qu’un envoi numérique doit attester

Le Conseil fédéral a décidé d’étendre le mandat de service universel de La Poste : désormais, La Poste transporte également les lettres par voie numérique et met à disposition une infrastructure sécurisée permettant aux clientes et clients de déposer et de recevoir des lettres numériquement. Les clientes et clients privés utilisent pour cela l’application Post ; les clients professionnels peuvent envoyer et recevoir des lettres directement via leur logiciel de gestion.

Les entreprises et les autorités créent leurs courriers numériquement, les chargent sur la plateforme de communication ePost et déposent l’envoi numériquement. Selon le souhait du destinataire, La Poste remet la lettre directement par voie numérique ou se charge de l’impression, de l’emballage et de l’envoi postal.

Les obligations cantonales en matière de preuve sont liées aux échanges numériques. Dans le canton de Berne, les autorités, les entreprises et les utilisateurs professionnels devraient effectuer leurs contacts via les applications ou formulaires web proposés par les autorités.

Plusieurs éléments probants sont centraux pour un processus métier numérique fiable. Les preuves de remise attestent l’envoi, la remise et la réception des courriers numériques.

Avec la Lettre numérique, l’expéditeur et le destinataire sont vérifiés – c’est-à-dire les personnes situées à l’adresse postale indiquée –, ce qui rend impossibles les tentatives de fraude anonymes telles que le « phishing ». Un sceau électronique réglementé garantit que la Lettre numérique est authentique et parvenue intacte ; l’horodatage qualifié atteste du moment de la réception.

Via la plateforme de communication ePost, toutes les données sont chiffrées lors du transfert et du stockage et conservées dans des centres de données suisses certifiés. Un traitement temporaire en clair n’a lieu que pour des finalités spécifiques – par exemple pour l’impression – dans des zones de traitement contrôlées et isolées, sans stockage persistant en clair. Des contrôles d’accès stricts et la certification ISO 27001 complètent ces mesures.

La Lettre numérique n’est expressément pas un e-mail : elle présente des caractéristiques de sécurité qui la distinguent d’un e-mail. Un e-mail ordinaire n’offre ni expéditeurs et destinataires vérifiés, ni sceau électronique réglementé pour l’authenticité et l’intégrité, ni horodatage qualifié pour le moment de la réception. Lorsqu’un processus doit prouver l’accès, le contenu et le moment d’une remise, l’envoi par e-mail ne suffit généralement pas.

Quatre éléments sont donc déterminants pour l’administration des preuves : l’expéditeur vérifié, le destinataire vérifié, le sceau électronique pour l’intégrité et l’horodatage qualifié pour le moment de la réception. Ces preuves doivent être conservées pendant toute la durée de conservation.

Dans le canton de Berne, les autorités, les entreprises et les utilisateurs professionnels devraient effectuer leurs échanges numériques via les applications ou formulaires web proposés par les autorités. Quiconque traite avec les autorités dans le cadre professionnel ou en tant que membre d’une association devrait à l’avenir effectuer ses contacts par voie numérique.

Pour les processus métier numériques cantonaux, l’envoi, la remise et la réception doivent être attestés. Les preuves doivent être conservées pendant toute la durée de conservation.

Pour l’accès aux procédures en ligne cantonales, le canton de Berne met à disposition le service d’identification BE-Login. Les communes peuvent utiliser BE-Login, tout comme le réseau cantonal BE-Net et le poste de travail virtuel du canton.

Lettres numériques vs e-mail – différences en matière de normes de preuve

Délais de conservation : dix ans à compter de la clôture de l’exercice

Selon l’art. 958f CO, les livres commerciaux et les pièces comptables, ainsi que le rapport annuel et le rapport de révision, doivent être conservés pendant dix ans. Le délai commence à l’expiration de l’exercice commercial. Le rapport annuel et le rapport de révision doivent en outre être conservés sous forme écrite et signée.

Les délais cantonaux s’ajoutent au délai décennal du droit fédéral. Dans le canton de Berne, toutes les communes doivent introduire un logiciel GEVER d’ici au 1er mars 2027 et y gérer leurs affaires et documents.

L’obligation de tenir une comptabilité concerne les entreprises individuelles, les sociétés de personnes et les personnes morales, ainsi que les associations et les fondations (art. 957 CO). Selon l’art. 716a al. 1 ch. 3 CO, l’organisation et la conception de la comptabilité constituent une tâche inaliénable du conseil d’administration ; cette responsabilité ne peut pas être déléguée.

Le délai de dix ans ne marque pas la fin de la conservation dans toutes les configurations. Si le délai absolu de prescription de dix ans s’ajoute au délai ordinaire, la durée de conservation s’élève à 30 ans.

Outre le Code des obligations, de nombreuses autres dispositions existent, notamment en droit pénal, dans la loi sur la taxe sur la valeur ajoutée, dans l’ordonnance sur la taxe sur la valeur ajoutée, dans la loi sur les douanes, dans les lois fiscales, dans la loi fédérale sur la protection des données et son ordonnance, dans l’ordonnance sur le registre du commerce, dans l’ordonnance sur les employeurs (OEmp) et dans le domaine des assurances sociales.

S’y ajoutent les prescriptions de l’ordonnance du DFF sur les données et informations électroniques (ODIE) et de la loi fédérale sur la signature électronique (LCert) ainsi que des prescriptions spéciales pour certaines branches, par exemple pour les assurances, les banques et les caisses de pension.

Même pour les sociétés liquidées, les livres commerciaux de la société radiée doivent être conservés pendant dix ans dans un lieu sûr. Ce lieu est désigné par les liquidateurs ou, s’ils ne parviennent pas à s’entendre, par l’office du registre du commerce (art. 747 CO).

Pour les communes du canton de Berne, la RAdm fixe un délai concret : d’ici au 1er mars 2027, elles doivent introduire un logiciel de gestion électronique des dossiers (logiciel GEVER) et y gérer leurs affaires et documents. Cette obligation concerne la gestion électronique des dossiers ; le délai général de conservation selon l’art. 958f CO reste inchangé.

L’obligation de conservation concerne toutes les entreprises, organisations et personnes privées soumises à l’obligation de tenir une comptabilité. Elle s’applique indépendamment du fait que les documents soient tenus sur papier ou électroniquement.

Délais de conservation et délais de protection en Suisse

Archiver électroniquement, mais rendre lisible à tout moment

Les livres commerciaux et les pièces comptables peuvent être conservés sur papier, électroniquement ou d’une manière comparable – sous deux conditions : la concordance avec les opérations commerciales et les faits sous-jacents doit être garantie, et les documents doivent pouvoir être rendus lisibles à tout moment. L’archivage électronique ne remplace pas nécessairement le papier, mais doit refléter le contenu et le maintenir accessible pendant toute la durée de conservation.

Obligation cantonale d’archivage : dans le canton de Berne, toutes les communes doivent introduire un logiciel GEVER d’ici au 1er mars 2027 et y gérer leurs affaires et documents. Le canton de Berne peut proposer aux communes des services de base, tels que le réseau cantonal BE-Net, le service d’identification BE-Login et le poste de travail virtuel du canton.

Le Conseil fédéral a édicté, avec l’ordonnance sur les livres commerciaux (OLC), des prescriptions concernant les livres commerciaux à tenir, les principes régissant leur tenue et leur conservation, ainsi que les supports d’information utilisables. Quiconque introduit ou remplace un système d’archivage clarifie d’abord la manière dont les livres commerciaux sont tenus et conservés et quels supports d’information sont admis.

Il existe en outre des prescriptions supplémentaires spécifiques à certaines branches, par exemple pour les assurances, les banques et les caisses de pension. Elles doivent être examinées avant le choix d’un système d’archivage ; elles vont au-delà des règles générales du Code des obligations et peuvent préciser davantage le format, la preuve ou le lieu de conservation.

Interpréter correctement la signature et les exigences de forme

Lorsqu’un processus métier numérique exige une forme spécifique, les bases légales fédérales sont déterminantes. Il convient de respecter, entre autres, la loi fédérale sur la signature électronique (LCert) et l’ordonnance du DFF sur les données et informations électroniques (ODIE) – outre de nombreuses autres dispositions.

Dans le canton de Berne, la LAdm oblige les autorités, les entreprises et les utilisateurs professionnels à effectuer leurs échanges par voie numérique. Pour les exigences en matière de signature et de forme, la LCert et l’ODIE restent déterminantes.

Les signatures numériques et les mécanismes de contrôle font partie de l’administration des preuves. Lorsqu’un processus doit attester l’authenticité, l’intégrité et le moment d’une remise, la question de la forme doit être clarifiée avant l’introduction du processus ; les prescriptions fédérales restent déterminantes. Si une affaire exige une forme spécifique, les exigences de signature et de preuve qui en découlent doivent être examinées au préalable.

La protection des données comme élément de la conception des processus

Les données à caractère personnel stockées sous forme numérique requièrent une protection particulière. Il convient de respecter notamment les principes de la minimisation des données, de la finalité et de la réduction des données.

Prescription cantonale : dans le canton de Berne, la protection des données et la sécurité de l’information occupent une place importante dans la LAdm. L’objectif est la confiance de la population dans les prestations numériques de l’État.

Ces principes constituent des directives de conception pour le processus : quelles données sont collectées, à quelle fin utilisées et pendant combien de temps consultables ? Des mesures complémentaires doivent être prises pour empêcher tout traitement ou transmission non autorisé des données.

Les systèmes numériques d’archivage et de dépôt devraient donc disposer de fonctions de sécurité et de protection des données appropriées ainsi que d’une gestion intelligente des droits d’accès.

Niveau cantonal et communal : tâches, archives, délais de protection

Les offices actifs dans le canton sont liés par la législation cantonale sur l’administration numérique (LAdm/RAdm). Tous ceux qui exercent des tâches étatiques dans le canton doivent respecter ces prescriptions ; certaines règles ne s’appliquent qu’à certains groupes de destinataires. Les obligations ne sont donc pas identiques pour tous les participants, mais dépendent du rôle respectif. Les obligations, preuves et délais concrets découlent du droit cantonal respectif et varient d’un canton à l’autre.

Obligations, preuves et délais cantonaux : dans le canton de Berne, les autorités, les entreprises et les utilisateurs professionnels sont tenus d’effectuer leurs échanges par voie numérique. L’envoi, la remise et la réception des courriers numériques doivent être attestés. Toutes les communes doivent introduire un logiciel GEVER d’ici au 1er mars 2027.

Le canton de Berne a édicté la loi sur l’administration numérique (LAdm, BSG 109.1) et l’ordonnance sur l’administration numérique (RAdm, BSG 109.111). Les deux sont entrées en vigueur le 1er mars 2023. La RAdm contient des délais transitoires pour la mise en œuvre des principes de la LAdm.

Les prescriptions bernoises s’orientent selon les groupes de destinataires : les autorités doivent travailler et communiquer numériquement, sauf si elles ne peuvent pas s’acquitter efficacement de leur tâche de cette manière. Les autorités, les entreprises et les utilisateurs professionnels sont tenus d’effectuer leurs échanges avec l’État par voie numérique. Pour les personnes privées, l’utilisation des moyens numériques reste volontaire.

Le canton de Berne peut proposer à toutes les autorités du canton des services de base. Ceux-ci incluent le réseau cantonal BE-Net, le service d’identification BE-Login et le poste de travail virtuel du canton. Les communes peuvent utiliser ces services de base.

Pour les questions relatives à la LAdm et à la RAdm, le chef de projet Thomas Fischer est disponible dans le canton de Berne (+41 31 633 40 94 / [email protected]). Fabio Collalti est nommé Records Manager cantonal (canton de Berne) aux Archives de l’État du canton de Berne.

Toutes les communes du canton de Berne doivent introduire un logiciel GEVER d’ici au 1er mars 2027 et y gérer leurs affaires et documents. Ce délai constitue une prescription cantonale concrète pour les processus métier numériques.

Pour l’introduction de GEVER, bwd Bern propose le cours d’une demi-journée « Introduction de GEVER – Plus qu’une simple question technique ! ». Il aura lieu le vendredi 16 octobre 2026, dans la matinée ; la date limite d’inscription est le 13 septembre 2026. Les coûts s’élèvent à CHF 160, le nombre de participants est limité à 24. Le service Formation continue fournit les renseignements (031 330 20 19 / [email protected]).

Le cours s’adresse au personnel des communes qui n’ont pas encore introduit de logiciel GEVER. Les contenus portent sur le cycle de vie des documents, le rôle du système de classement (plan de classement), l’influence sur les processus métier établis et les jalons de l’introduction. Parmi les enseignants figure Fabio Collalti, Records Manager cantonal (canton de Berne) aux Archives de l’État du canton de Berne.

Au niveau communal, les documents importants et dignes d’archive, à conserver durablement, arrivent aux archives communales. Les documents numériques sont emballés dans des « paquets d’archives numériques », enregistrés dans un système et déposés sur une infrastructure de stockage spéciale ; de là, ils peuvent être extraits en cas de besoin. La seule différence avec l’archivage analogique : une archive numérique à long terme peut se trouver n’importe où, plutôt que sur place dans la commune.

Pour les documents numériques, on distingue s’ils sont « born digital » – créés numériquement et existant uniquement sous forme numérique – ou s’il s’agit de numérisations de documents physiques existants. Dans le cas des numérisations, il existe une version analogique et une version numérique du même document ; la numérisation peut servir à faciliter l’utilisation, à assurer la sécurité ou à constituer une numérisation de substitution, où seule la copie numérique est conservée à la fin.

L’archivage des objets numériques se déroule de la même manière dans les deux cas. Contrairement aux archives papier, aucune sélection n’est souvent opérée face à de grands volumes de données.

Une autre différence concerne l’accès : pour les dossiers matériels, un délai de protection général de 15, 25, 30 ou même 50 ans s’applique souvent ; pendant cette période, ces dossiers ne sont consultables que sur demande. Cette pratique est expliquée par Florian Fischer des archives de la ville de Lucerne et Nicole Meystre-Schaeren des archives de Montreux, coprésidence du groupe de travail Archives des villes et communes de l’Association des archivistes suisses.

Échanges numériques avec les autorités : obligations et marges de manœuvre

Dans le canton de Berne, le principe de la primauté du numérique s’applique aux autorités. Elles doivent travailler et communiquer numériquement, sauf si elles ne peuvent pas s’acquitter efficacement de leur tâche de cette manière. Les autorités, les entreprises et les utilisateurs professionnels sont tenus d’effectuer leurs échanges avec l’État par voie numérique. Quiconque traite avec les autorités dans le cadre professionnel ou en tant que membre d’une association devrait effectuer ses contacts via les applications ou formulaires web proposés par les autorités.

Obligations cantonales : dans le canton de Berne, la primauté du numérique s’applique ; les autorités, les entreprises et les utilisateurs professionnels sont tenus d’effectuer leurs échanges par voie numérique. Les administrations peuvent traiter en priorité les demandes déposées numériquement et facturer des émoluments plus élevés pour les prestations non fournies numériquement.

Le Conseil-exécutif du canton de Berne a approuvé la mise en vigueur de la LAdm et de la RAdm. À partir du 1er mars 2023, le principe « Digital First » s’applique à l’administration publique du canton.

Les responsables de processus devraient examiner par quels canaux les submissions sont admises, comment les délais sont documentés, quelles exigences de forme et de signature s’appliquent et comment leurs propres preuves de remise et de réception sont sécurisées pendant la durée de conservation. Pour les exigences de forme et de signature, il convient de respecter, entre autres, la loi fédérale sur la signature électronique (LCert) et l’ordonnance du DFF sur les données et informations électroniques (ODIE).

Preuves cantonales : les propres preuves de remise et de réception doivent être sécurisées pendant la durée de conservation. Pour les exigences de forme et de signature, la LCert et l’ODIE doivent être respectées.

Points de contrôle pour la mise en œuvre dans sa propre entreprise

Cette vue d’ensemble sépare les obligations, les preuves et les délais. Obligations : échanges numériques, GEVER. Preuves : envoi, remise, réception, signature, horodatage. Délais : 1er mars 2027, dix ans, 30 ans, délais de protection 15/25/30/50 ans.

Les obligations, preuves et délais cantonaux doivent être clarifiés canton par canton à partir de la LAdm/RAdm. Pour le canton de Berne, la LAdm et la RAdm s’appliquent.

Les points de contrôle ne sont pas exhaustifs.

Pour le niveau cantonal, la législation sur l’administration numérique (LAdm/RAdm) du canton respectif est déterminante. Au niveau fédéral, l’art. 957 CO, l’art. 958f CO et l’art. 716a al. 1 ch. 3 CO s’appliquent pour la conservation ; pour les sociétés liquidées, l’art. 747 CO mentionne la conservation pendant dix ans et la compétence de l’office du registre du commerce pour le lieu de conservation.

Canton de Berne : Est-il clarifié si votre propre rôle relève de l’obligation d’échanges numériques selon la LAdm/RAdm ? L’introduction de GEVER s’applique-t-elle à votre organisation d’ici au 1er mars 2027 ?

Compétences dans le canton de Berne : Le chef de projet Thomas Fischer pour la LAdm/RAdm et le Records Manager cantonal aux Archives de l’État du canton de Berne sont-ils connus comme interlocuteurs ?

Points de contact cantonaux : Est-il connu que le canton de Berne met à disposition les documents relatifs à la LAdm et à la RAdm via la page « Administration numérique » de KAIO, propose BE-Login comme service d’identification et gère avec BE-Net ainsi que le poste de travail virtuel du canton des services de base pour les communes ?

Formation à l’introduction de GEVER : La participation au cours d’une demi-journée « Introduction de GEVER – Plus qu’une simple question technique ! » (bwd Bern, 16 octobre 2026, date limite d’inscription 13 septembre 2026, CHF 160) est-elle prévue pour les communes concernées ?

Émoluments dans le canton de Berne : Est-il connu que les administrations peuvent traiter en priorité les demandes déposées numériquement et facturer des émoluments plus élevés pour les prestations non fournies numériquement ?

Droit cantonal : Est-il clarifié si la législation cantonale sur l’administration numérique (LAdm/RAdm) est applicable à votre propre rôle et quelles règles ne s’appliquent qu’à certains groupes de destinataires ?

Once-Only : Est-il clarifié quelles données, selon le principe Once-Only, ne sont collectées et gérées qu’une seule fois ?

Délais : Pour chaque type de document, la durée de conservation et le point de départ sont-ils enregistrés – y compris la distinction entre le délai décennal ordinaire et les délais plus longs en cas de prescription ?

Archivage et accès : Est-il clarifié si un délai de protection général de 15, 25, 30 ou 50 ans s’applique aux dossiers matériels, pendant lequel les dossiers ne sont consultables que sur demande ?

Procédures : Les canaux de submission admis auprès des autorités et des tribunaux, la documentation des délais ainsi que les exigences de forme et de signature en vigueur sont-ils consignés pour chaque procédure ?

Lisibilité : Est-il garanti que les documents conservés correspondent aux opérations commerciales sous-jacentes pendant toute la durée et peuvent être rendus lisibles à tout moment ?

Preuves : L’envoi, la remise et la réception des courriers numériques sont-ils attestés et les preuves correspondantes archivées ?

Signatures et horodatages : Des signatures électroniques qualifiées et des horodatages qualifiés sont-ils apposés là où les exigences de forme l’exigent ?

Accès et suppression : Les droits d’accès sont-ils réglés selon le principe du moindre privilège et existe-t-il un concept de suppression mettant en œuvre la finalité, la minimisation des données et la réduction des données ?

Compétence et lieu : Est-il déterminé qui est responsable de l’archivage et où les documents sont conservés – également en cas de liquidation ?

Points de contrôle pour la mise en œuvre dans sa propre entreprise